无论是在政府部门,还是在国企事业单位,出通知都是一件比较重要的事儿,它关乎一件事儿的走向和是否能顺利完成。那么,在出通知的时候应该注意些什么呢?
出通知
按时出通知不要拖沓
出通知一般是安排比较重要的活动或会议,而且活动和会议还是比较重要的。因此,我们应该尽可能的提前通知,一旦处理好通知内容,就立即发布在网页或相应的通知栏中,切忌拖沓。因为如果通知的太晚,有很多人就来不及准备也会有人因为工作繁忙而漏看消息,造成比较严重的后果。
认真核对通知的事项
对于通知中需要发布的内容,我们要根据领导和具体情况仔细一一核对,包括活动的具体时间、地点、人员、事项等都要确保准确无误,不要因为自己的疏忽而导致整个活动的前功尽弃。
要向领导请示通知的内容
一般发出的重要通知都是领导提议发起的,因此这样的召集通知应该首先向领导请示,包括活动、会议的议题、参会人员、时间、地点等,都要领导同意才行。切记不可私自决定,那就等于夺了领导的特权,后果很严重。
通知到人最好能有回执
有些比较重要的会议可能需要通知到具体的参会人员,这时候为了能够保证完成自己应尽的任务,最好在通知到具体人员的时候让对方签一个名字,确认参会与否。这样自己能交差,如果对方不来,责任也追究不到自己头上。
要十分注意自己的语态
无论是电话通知,还是通知栏通知,亦或是当面通知,我们都要注意自己说话的语态。要把握住公事公办的原则,不参杂任何个人感情,严肃认真的完成通知任务。
仔细推敲通知的用词
在我们发出通知的时候,一定要注意通知的用词。不要将自己的位置放得过低,也不要居高临下,要站在本单位的立场,以较为平和的语气进行措词。比如通知下级部门,我们就可以稍带命令的语气;如果是通知平级部门或上级领导最好是能够选用谦逊的词汇,这样更能让人容易接受。
重大事件最好当面通知
出通知的时候,有一些通知是比较重要的,牵扯的事情也是比较重大的。遇到这样的情况,我们最好是能够当面通知对方,并获得对方准确的答复,这样才能做到有备无患。
比如某个重要会议,有一个领导原本要通知参加,可以由于没有当面通知对方感觉不到重视,就推掉不参加了,那这就是自己的工作疏忽了。
有问题及时向领导反馈
有些会议或活动,自己的领导想要邀请一些比较重要的人员参加。我们在邀请通知的过程中,如果对方有什么事儿或者有问题的话,我们应该及时向自己的领导请示反馈,争得领导的处理意见,这样才最好。
步骤阅读
出通知是个技术活,需要我们谨慎用心的做好,才能收获应有的效果!
通知写作应该注意的一些事项。
一.通知的内容要具体,语言确切 制发通知的目的是为了回答和解决一些实际问题。因此,撰写通知一定要从实际出发,有的放矢。
加强内容的针对性可以从对象、问题、思想三个方面考虑。 对象的针对性是指通知的内容应从具体的受文对象出发,能真实地反映受文对象的实际,能有效地回答和解决受文对象面临的问题;问题的针对性是指通知所反映的情况和问题,是确实存在的,并且具有一定的普追性和典型性,回答和解决具有必要性和迫切性;思想的针对性是指要指出与存在问题相联系的思想认识问题,并对其实质和意义做出分析,以提高受文对象的理性认识,并实事求是、合情合理地提出切实可行的意见。
二.层次要清楚,段落分明 层次,即文书内容的表现次序。就是一份文书,写几个问题,先写什么,后写什么,有序号,有标题或观点,一目了然。
例如会议通知,应该先写会议内容、参加人员,然后再写会议时间、地点、要求,这样才符合一般人的思维逻辑。段落,又称自然段。
段落与层次有区别也有联系,段落侧重于文字表达上的需要,有时一层意思用若干自然段来表达,有的一层就是一段。因此,有人说,层次也是一个小段落,这是有道理的。
但层次与段落,并不能划等号。 段落分明要做到“五性”:一是单一性。
就是一段要突出一个中心思想,不要在一段内容里写得很杂,以免节外生枝。二是完整性。
不要把一段完整的内容,分到几个自然段去阐述,这段说几句,那段说几句,搞得七零八落,支离破碎。三是鲜明性。
每段的第一句话,要尽量加段首句或标题,必要还要加序号。当然有的也不要勉强,本来就很简单,也可不加段首句或标题。
四是连续性。段落之间要有内在联系,使每段成为一份文书的有机组成部分,做到“分之为一段,合则为一篇”。
五是协调性。即分段要注意整体的匀称,做到轻重相当,长短适度,不要有的段很长,有的段很短。
三.篇幅要简短,文字精练 通知事项,不管是做出指示,还是部署工作,或是安排活动,对做什么,怎么做,做到什么程度,有什么要求,都应当具体、明确,简明扼要,不能含含糊,模棱两可,这样受文对象才能把握要领,落到实处。通知的内容现实性、针对性强,要有效地回答和解决实际问题,就必须迅速及时地制发,如果拖延时机,等情况变化以后再写就会失去其应有意义。
无论是在政府部门,还是在国企事业单位,出通知都是一件比较重要的事儿,它关乎一件事儿的走向和是否能顺利完成。
那么,在出通知的时候应该注意些什么呢?出通知按时出通知不要拖沓出通知一般是安排比较重要的活动或会议,而且活动和会议还是比较重要的。因此,我们应该尽可能的提前通知,一旦处理好通知内容,就立即发布在网页或相应的通知栏中,切忌拖沓。
因为如果通知的太晚,有很多人就来不及准备也会有人因为工作繁忙而漏看消息,造成比较严重的后果。认真核对通知的事项 对于通知中需要发布的内容,我们要根据领导和具体情况仔细一一核对,包括活动的具体时间、地点、人员、事项等都要确保准确无误,不要因为自己的疏忽而导致整个活动的前功尽弃。
要向领导请示通知的内容 一般发出的重要通知都是领导提议发起的,因此这样的召集通知应该首先向领导请示,包括活动、会议的议题、参会人员、时间、地点等,都要领导同意才行。切记不可私自决定,那就等于夺了领导的特权,后果很严重。
通知到人最好能有回执 有些比较重要的会议可能需要通知到具体的参会人员,这时候为了能够保证完成自己应尽的任务,最好在通知到具体人员的时候让对方签一个名字,确认参会与否。这样自己能交差,如果对方不来,责任也追究不到自己头上。
要十分注意自己的语态 无论是电话通知,还是通知栏通知,亦或是当面通知,我们都要注意自己说话的语态。要把握住公事公办的原则,不参杂任何个人感情,严肃认真的完成通知任务。
仔细推敲通知的用词在我们发出通知的时候,一定要注意通知的用词。不要将自己的位置放得过低,也不要居高临下,要站在本单位的立场,以较为平和的语气进行措词。
比如通知下级部门,我们就可以稍带命令的语气;如果是通知平级部门或上级领导最好是能够选用谦逊的词汇,这样更能让人容易接受。重大事件最好当面通知 出通知的时候,有一些通知是比较重要的,牵扯的事情也是比较重大的。
遇到这样的情况,我们最好是能够当面通知对方,并获得对方准确的答复,这样才能做到有备无患。 比如某个重要会议,有一个领导原本要通知参加,可以由于没有当面通知对方感觉不到重视,就推掉不参加了,那这就是自己的工作疏忽了。
有问题及时向领导反馈 有些会议或活动,自己的领导想要邀请一些比较重要的人员参加。我们在邀请通知的过程中,如果对方有什么事儿或者有问题的话,我们应该及时向自己的领导请示反馈,争得领导的处理意见,这样才最好。
步骤阅读出通知是个技术活,需要我们谨慎用心的做好,才能收获应有的效果。
事务类通知的格式,包括标题、称呼、正文、落款。إ
①标题:写在第一行正中。可只写“通知”二字,如果事情重要或紧急,也可写“重要通知 ”或“紧急通知”,以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称,还有的写上 通知的主要内容。إ
②称呼:写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时,因通知事项简短 ,内容单一,书写时略去称呼,直起正文。)إ
③正文:另起一行,空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会,还要写清要求。布置工作的通知,要写清所通知事件的目 的、意义以及具体要求和作法。إ
④落款:分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期。إ
写通知一般采用条款式行文,可以简明扼要,使被通知者能一目了然,便于遵照执行。
1.通告的撰稿者,要有政策观念,确保其不与现行政策抵触,不搞违反法律程序的“土政策”。
2.因为通告可以用来处理带有一定专业性的公务,所以写此内容的通告,难免使用一些术语,但要注意尽量选择大多数人 熟悉的行业用语,同时也要求撰稿者有一定的专业知识。 3.内容一定要突出,给人以深刻的印象。
通告的要求一定要具体,关键之处务必准确无疑,这样才能使受文者得要领。 4.通告一般可以张贴、见报,也可以以文件形式下达。
总之,写通告要“一文一事”,中心明确,符合党和国家的政策, 不得与党纪国法相悖。“缘由”要有理有据,“事项”能阐明中心。
全文结构要严密,层次要清楚,有逻辑性,文字要明白、确 切,语气要肯定、庄重,尽量少用专门术语,以便受文者理解或遵守。例文:关于XX地段实行交通管制的通告XX地段由于道路施工,行人和车辆每天只能在早上6:00――8:00、下午17:00――21:00通行,其他时间实行交通管制,禁止 行人和任何车辆通行。
在禁行期间,可绕道XX路。望行人和驾驶员注意交通安全,遵守交通规则。
特此通告。 XX市交通局 二○○七年五月十日。
网上搜的 貌似是英文的
书面通知的常见形式有一般通知、布告、海报等。它们一舷张贴在布告栏或黑板上。
书面通知有如下特点 :
1. 句子较长 , 结构相对较复杂。
2. 无称呼 , 有标题。通知的正文上方有:Notice ( 或全部大写 NOTICE) 或 Announcement ( 或全部大写 ANNOUNCEhENT) 为题目。以海报形式出现时 , 通知常以海报内容为题 , 如 Lecture,Football Match 等。当然题目中还可以出现发通知的单位 , 如:Students Union Notice, English Department Announcement 。
3. 书面通知一定要有发通知时间及落款 ,均可写于右下角。
4. 书面通知的正义一般用第三人称来写。基本要点为时间、地点、参加者、内容、注意事项 , 应直截了当地一一予以说明。我们既可以用包容量较大的长句 , 也可以用简明的短语 , 前者正式 , 后者易懂易记。在正义中切忌添枝加叶地评论 , 力求简明扼要。
口头通知有如下特点 :
1. 口头通知一般不用写题目 , 也不必写出通知的时间。
2. 发布口头通知首先说明被通知的对象 ,在正文前面有呼语且顶左格写 , 如 :
Ladies and gentlemen ,Boy and girls 等等。
3. 为了引起听者的注意 , 需另起行不顶格写一些引人注意的话 , 如 :Be qiet, please! May I have you attention? Attention, please! 等。
4. 发通知单位可在正文中提及 , 也可不说 ; 发通知时间不必说 ; 口头通知要口头发布 , 因而可以用较随意的口语 , 如 :I'll, I've 等。口头通知多用将来时态或表示将来的时态或形式。
5. 口头通知在结束时要有结束语 , 这是因为口头通知需妾用一些语言表明通知的起止 , 如用 That's all. 表示通知到此为止宣布完毕。另外结尾处还需要一些如Thank you 等客套语。
特别提醒 :
不论是口头通知还是书面通知都是宣布即将发生的事情及其具体内容的 , 因而多用将来时态 , 其中往往有一些注意事项 , 一般用祈使句来强调。通知的语言要简洁明了 , 条理清晰 , 要求精确 , 特别是时间概念很重要 , 必须写得十分明确 , 不容丝毫含糊。
(一)颁发、转发、批转公文的通知 颁发(印发)、转发、批转公文的通知的主要作用分别是完成有关规范性公文的发布生效程序(颁发);扩大一部分公文的有效范围并使之更加具体化(转发);使一部分公文升格赋予其在更大范围产生效用的条件(批转)。
这三种通知的正文都比较简短,最简单的形式就是指出谁,经谁批准,为何原因,根据什么,制定了一个什么公文,现将公文发(转发)给谁,怎样执行(或从何时开始施行)。稍复杂一点的就是在上述简单形式的基础上,对被印发、转发的公文或其所针对的事物进行评价分析,说明意义,指出执行中需注意的事项,或者对这些公文中的规定、要求等提出补充性意见。
这三种通知的标题式样与其他公文稍有不同,一般为:(作者)+颁发或印发或转发或批转十(原文标题)+的通知。 (二)指示性通知 指示性通知用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项。
这种通知的发送对象虽不只是下级机关,但因其内容为更高层次机关的指示精神,因而仍具指示性。 指示性通知的正文一般包括:行文的依据(客观情况、上级要求等)或目的意义;上级指示的精神及其具体化,如政策规定,工作任务及安排;执行要求及有关注意事项,如步骤、方法、时间要求、政策界限、报告执行情况的方式与期限等。
后两部分内容常需以分条列项的方式表达,每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括(主题句),其后再予阐述发挥使之具体化、明确化。 (三)知照性通知 知照性通知用于转达要求各有关方面周知(只需要知晓而不要求直接执行)的事项。
这种通知的发送对象更为广泛,级别方面的限制也不严格,对下级对平级,甚至对一部分上级均可发送。 知照性通知的正文主要包括:形成该事项的过程、原因、根据;事项的具体内容(性质、状态)。
为简化正文,有时以附件(如任免名单、公章印模、组织章程等)对事项的内容作细致交代。 知照性通知所涉及的事项主要是:成立或撤销机构或组织;启用或废止公章;变更一些组织或刊物的名称;任免干部;出版发行刊物等。
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