秘书在文件复制打印时的(秘书怎样进行文件管理?)
1.秘书怎样进行文件管理?
Windows XP是一个面向对象的文件管理系统，具有完善的文件管理功能，可以对文件以及文件夹进行创建、复制、移动、删除、生命名、查找以及查看等操作。
（一）创建文件夹或文档 如何创建文件夹或文档？ 创建文件夹的最简单方法就是在想创建文件夹的地方单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“新建”—“文件夹”命令，系统便会创建一个名为“新建文件夹”的文件夹，并且文件夹的名字处于被选中状态，可以直接键入想要的名字从而自定义该文件夹名。
2.会议秘书工作需要注意哪些问题
1、接受任务、拟定方案 会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算； 2、文稿准备 主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订，制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证； 3、制发通知 会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间； 4、收集名单 单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组； 5、会场准备 会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生； 6、后勤准备 文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划（接车安排）、医疗卫生、文娱活动； 7、会前检查 检查会场、检查会议文件、检查后勤保障； 8、接会议代表 了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆； 9、会间服务 签到（文件分发）、记录录音、摄影照相、采暖降温（供水）、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动； 10、会议秘书 会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件； 11、会议收尾 食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告（会议。
1、接受任务、拟定方案 会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算； 2、文稿准备 主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订，制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证； 3、制发通知 会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间； 4、收集名单 单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组； 5、会场准备 会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生； 6、后勤准备 文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划（接车安排）、医疗卫生、文娱活动； 7、会前检查 检查会场、检查会议文件、检查后勤保障； 8、接会议代表 了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆； 9、会间服务 签到（文件分发）、记录录音、摄影照相、采暖降温（供水）、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动； 10、会议秘书 会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件； 11、会议收尾 食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告（会议纪要）、会议文件归档、会议财务结算； 12、会务工作总结。
3.从电脑复制到U盘中的文件打不开怎么办
原因及解决办法如下：
1、一种操作是，打开电脑文件夹，在文件上点右键，选“发送到-桌面快捷方式”。这样，在电脑桌面上就出现了一个文件的快捷方式。
2、桌面上新建立的快捷方式文件，是可以打开文件的，看起来如同在文件夹里点击文件来打开它一样。
3、这时，你可能认为把它复制到U盘里也没问题的了。于是把U盘插入电脑USB口后，在桌面这个快捷方式文件上点右键，再点“发送到-可移动磁盘”。
4、这时你打开可移动磁盘，看到快捷方式文件已经发送到它里面了。只要U盘插在你自己的电脑上，点击U盘里的这个快捷方式文件，也还是可以打开的。
请注意了：此快捷方式文件图标的左下角有一个黑色斜箭头，有这个黑色斜箭头就表示这是一个快捷方式类型文件。当您拨出U盘，拿到其它的电脑上，再点击可移动磁盘里的这个快捷方式文件，就会发现它是打不开的！
5、另一种操作是，在文件夹中的文件上点右键，选“复制”。
6、然后到电脑桌面上点右键，选“粘贴快捷方式”，桌面上也出现了快捷方式文件。接下来的操作如同第3步，把这个快捷方式文件发送到U盘中。出现的结果同样是在别人的电脑上打不开！或者是复制之后直接到可移动磁盘中粘贴快捷方式，同样会出现这种结果。
解决：正确复制文件到U盘的方法
1、以上分析探讨了两种初学者容易做出的错误操作，实际上还有可能有其它操作方式导致上述结果。那么应该怎样向U盘里复制文件才不会出错呢？
向U盘中复制文件的正确操作：
1）打开电脑中的文件夹，找到要复制的文件（注意一定要是实际数据的文件，而不是带有那种黑箭头的快捷方式型的文件），在文件上点右键，在出现的菜单中用左键点“复制”。
2）插入U盘，在我的电脑上打开可移动磁盘，在其空白处点右键，在出现的菜单中用左键点“粘贴”。注意切切不可点“粘贴快捷方式”哦！
复制文件就这么简单！
3）这时，可移动磁盘里出现了这个文件。看一下，它的图标左下角没有黑色斜箭头吧？这就对了。
4）有的朋友习惯把常用的文件放在桌面，这样方便找到它。那么，建议您也是把文件夹中的文件先复制，然后在桌面上点右键再点“粘贴”，把实际文件数据存放到桌面上来（实际是存放到C盘中了）。这样，既方便了您使用文件，又可以防止以后发送到可移动磁盘时出现快捷方式类型的错误。
5）还有一种复制文件的方法：打开含有要复制文件的文件夹（源文件夹），把它拖动到桌面左侧；再打开要把文件复制进去的文件夹（目标文件夹），把它拖动到桌面右侧。在源文件夹中用鼠标左键按住要复制的文件，把它拖向目标文件夹中，拖进去后再松开鼠标，文件就复制进目标文件夹中了。
6）同样，也可以向可移动磁盘中拖放文件，把文件复制到U盘中。还可以向桌面上拖放文件，把文件复制到桌面上。同样要注意的是，拖动前一定要看好，要复制的源文件一定是以实际数据存在的文件，而不是带有那种带黑箭头的快捷方式型的文件。
小贴士：
如果您将“我的文档”中的文件向桌面拖放，则先要判断“我的文档”实际位置是否在C盘。若是在C盘，那么应该先按下键盘上面左下角的Ctrl键，再进行拖放操作。否则文件是出现在桌面上了，但“我的文档”中的那个文件是要消失的哦！
判断“我的文档”实际位置在哪个盘，方法是：在桌面上“我的文档”图标上点右键，在出现的菜单上左键点“属性”，看出现的窗口中“目标文件夹”那行字母的第一个字母（下图红键头所指处），若是C，就说明“我的文档”实际位置在C盘；若不是C，就说明“我的文档”实际位置不在C盘。
不是C盘就可以直接拖放文件到桌面啦，就不必按Ctrl键了。
注意事项：实际上，文件复制到U盘后打不开的原因还有其它，如U盘损坏、感染病毒等。但以上复制成快捷方式的情况是很常见的，请您予以注意，避免此种错误操作。
4.浅谈秘书怎样做好会务工作
（一）会前超前筹措，精心准备。
“凡事预则立，不预则废。”任何会议不管是大，是小，是长，是短，均须有目标，有计划，有分析，有论证，准备工作必须充分。
甚至可以说，会务工作的成败，很大程度上取决于会议的前期准备工作细化程度。具体应做好以下几方面的工作： 1 了解掌握相关信息，协助领导做好会议议题的确定。
议题或由领导提出，或由秘书人员收集，但必须把握住一个原则，就是一定要弄清领导开会的真正意图，通过开会要解决什么问题，达到什么目的。对收集到的议题要不断进行筛选，反复送交领导审核，必要时还要准备一些预备议题，以便见缝插针，同时尽可能避免把不成熟的议题带到会议上去。
2 做好会议的经费预算工作。包括占场费、租金费、用品费、设备费、培训费、资料费、住宿费、交通费等预算。
制定会议经费预算应本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，另一方面也要有一定的弹性，注意留有余地。如果把一个只有几十个人参加的工作会议预算经费支出为10万元，那就是一次失败的会议费用预算。
3 做好会议议程、日程的制定。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列，应当简明概略，切不可拖沓冗长。
会议日程是会议议程在时间上的具体安排，一般采用表格式，将会议议程的各项分别固定在会议期间每天的上午、下午及晚上三个单元，使与会者一目了然，反之，就会让与会者之间互相打听，谁也没有一个准确的说法。举例来说： 2月18日 预备会议 2月19日 正式会议 2月20日 会议结束 上例的这个会议日程安排表制定得就不算很成功，因为它违反了会议日程的制定方针（应把与与会者有关的需配合的事项准确无误地事先告之），所以在制定会议议程、日程的安排上，一定要做到明确、具体、准确、无误。
4 做好与会人员范围的确定及会议通知的发送。注意何种规格档次的会议由何种层次与何种身份的人参加。
据我所知，现在社会上有些单位办会，动不动请上一堆“名人”，根本不按会议的实际需要确定与会人员。这样做，除了给会议的主办单位与会议的组织者增加会务工作负担外，什么作用也达不到。
拟定与会人员名单，应根据会议的实际需要，做到应参加者不漏，不应参加者不请，尽量避免以上情况的发生。在发送会议通知时，一定要注意其准确性，把会议的时间、地点、对象及注意事项预先打在一张通知单上，按单通知至相关单位与个人，秘书同时需记录下接收此会议通知的具体人员，确保信息传递到位。
5 做好会议文件的准备。会议文件的准备工作也是会前工作的一项重要内容。
包括两方面内容，一是会议文件尤其是会议的报告稿、领导人的讲话稿等主旨文件的起草工作一定要提前做好准备。为达到这一要求，秘书人员必须做到有快手备用，并能熬夜突击。
二是会议文件的印制及复制工作，复制的文件一定要做到标准化、规范化，同时在复印前一天对复印设备的功能进行确认，避免越是紧急，越是有重要的文件需要印，机器越是出毛病的情况发生。 6 做好会场布置。
主要包括会场的布置工作及会议用品的准备工作。会场的布置，主席台的设置，座次的安排以及为烘托渲染气氛所做的装饰都要依会议的性质及会议的要求而定。
会场用品的准备一般包括会议的必备用品（文具用品、桌椅、台布、茶具及扩音、照明、通讯设备）的准备及会议的特殊用品的准备。专业性的特殊的会议还需准备特定的会场用品。
如选举会议所需的投票箱、选票，表彰会所需的奖品及领奖时的音乐；专业性会议所需的幻灯机、投影仪；谈判性会议需准备的签字笔。这些必备用品及会议的特殊用品都要提前送到会场，且要一一检查过确保好用，有效。
7 做好会议行政事务性准备工作。主要包括做好与会人员的迎送、交通、食宿、后勤保障、医疗、参观访问、文化生活等安排，这些行政事务性工作要打好提前量，并一一细化，责任落实到人，每个人都把分内的工作做好，会议的质量就有了保证。
8 做好会议服务人员的培训工作。会务工作的成功与否与会议会务人员的服务质量有直接的关系。
训练有素的称职的秘书服务人员应做到仪表举止端庄得体；用语礼貌谦和；态度热情大方，善于办事，恪尽职守。不难想象，一个没有经过训练、不分场合，把持无度，举手投足依个性所为的会议服务人员，怎能把会议筹划、组织、服务得到位？ 以上所列的是会前准备阶段八个方面非常重要的工作，只有同时做好这八个方面的工作，会前工作的准备才可称之为充分，也只有做好这些，才能保证会议进行阶段及会后阶段工作顺利进行。
（二）会中协调控制，做好管理保证。主要应做好以下四方面的工作。
1 做好会议的报到、签到工作。会议的签到用品，会议签到时发放的材料一定要准备充足并提前送到会场，放到指定位置，摆设好，同时礼貌热情地接待与会人员，并设专人引导与会人员做好签到。
2 做好会议文件用品的发放及会场各种设备的操作工作。会议期间分发的文件主要是会前未发的文件及会中新产生的简报类文件。
把会议用品及会议所需文具准备充足。秘书还要熟练使用操作会场内的音响、灯光及通风设备。
5.一个办公室文员应具备哪些,注意些什么
一，当文员的条件 1、认真，文员与文件、材料、领导交办事项打交道，琐碎事件很多，一定要认真，保证每件事都有着落，不可丢东落西。
2、守时，按时上下班，不要迟到早退，因为文员要接听电话，收发传真，应对领导随时的分配工作，必须坐住登子。 3、搞好协调。
文员经常与领导、同事之间发文件，协调事件，必须搞好关系，才能做好工作。 技术部文员 职责：技术部文件的归档、管理。
技术部文件的打印。绘制机械图纸。
技术部环境卫生的管理及维护各种沟通信息的传达 推广文员 职责：收信整理各地广告投放计划、广告预算、广告投放报表及监播资料；与财务核对当月宣传推广品费用及与代理商核对宣传品发入数量；促销员销售报表及促销员管理费、培训费的报销等 传焦 ？文员 职责：管理一个数据库，负责把客户的资料发类，输入，核对，存档，负责帮查找资料，把客户资料和供求信息投入在网上。另协助设计人员排版和处理广告图片。
工程文员 职责：负责跟客户、业务员、销售人员沟通打样的公差，材质、规格及样品的用途。开打样单，踀打样的进程，画图纸，查找技术资料并把资料归类存档。
电脑公司 职务：业务文员职责：负责计算机软硬件售后、调试、维护、操作系统的安装及工具软件的使用，接待客户、接听电话，打印资料，起草合同，负责招聘及培训各学校电脑教师及教授电脑英语的工作。 电子有限公司 职务：物控兼文员职责：从事与电子产品及库存物品采购，进销存货单据的登记物料控制文员等电脑操作工作及拟订公司会议通知和起草简单的合同。
通信责任有限公司 职务：客服兼出纳职责：主要从事与铁通相关的安装电话、办理长途业务及处理客户投诉、建立客户档案、催缴各代理商长途话费、打印长途话单和统计帐单等工作。 二，做一个文员应该具备哪些条件 办公软件的熟练操作，打字速度快（视工作岗位、业务范围不同而要求不同），电脑的维护和保养， 上网的熟练程度。
三，行政文员职位说明书 内容预览： 行政文员职位说明书岗位名称行政文员任职人所在部门企管部岗位定员 直接上级企管部经理主管签字 执行日期 应具备的条件和要求.一、学历：中专以上文化程度；二、工作经验：有文件管理工作经验；三、应具备的知识：1、文秘知识；2、文件管理知识；3、会做账表；四、具有强烈的责任心与团队意识；工作内容及方法简述一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作；二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要；三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理；四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计；五、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录；六、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作； 七、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；八、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；九、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制；十、完成部门经理临时交办的相关任务。责任一、对文件数据的准确性负责；二、对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责。
权 利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件 ……。
