第一部分 会展预备阶段的文案
第一节 会展预备阶段的文案简介
一、会展预备阶段的文案的概念:
会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。
二、会展预备阶段的文案种类:
一般来说,会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。
第二节 会展预备阶段的文案写作
一、《展会立项策划书》的写作
(一)《展会立项策划书》的概念:
所谓展会立项策划,就是根据掌握的各种信息,对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,提出计划举办的展览会的初步规划内容, 主要包括:展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划.现场管理计划、相关活动计划等。
《展会立项策划书》是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法,它是对以上各项内容的归纳和总结。
(二) 展会立项策划书的内容结构:
一般地,《展会立项策划书》主要包括以下内容:
1、办展市场环境分析:包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析,对国家有关法律、政策的分析,对相关展会的情况的分析,对展会举办地市场的分析等。
2、提出展会的基本框架:包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。
3、展会价格及初步预算方案。
4、展会工作人员分工计划。
5、展会招展计划
6、展会招商计划。
7、展会宣传推广计划。
8、展会筹备进度计划。
9、展会服务商安排计划。
10、展会开幕和现场管理计划。
11、展会期间举办的相关活动计划。
12、展会结算计划。
(三) 展会立项策划书的写作要求:
1. 展会名称
展览会的名称一般包括三个方面的内容:基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”,如果按上述三个内容对号入座,则基本部分是“交易会”,限定部分是“中国”和“第93届”,行业标识是“出口商品”。
下面分别对这三个内容作一些说明:
会展策划是指充分利用现有信息和资源,判断事物变化发展的趋势,全面构思、设计,选择合理、有效的方案,使之达到预期目标的活动。
策划是一个综合性的系统工程,目标是起点,信息是基础,创意是核心。会展策划就是会展企业根据收集和掌握的信息,对会展项目的立项、方案实施、品牌树立和推广、会展相关活动的开展、会展营销及会展管理进行总体部署和具有前瞻性规划的活动。
会展策划对会展活动的全过程进行全方位的设计并找出最佳解决方案,以实现企业开展会展活动的目标。中文名 会展策划 同名 策划管理活动 指 达到预期目标的活动 性质 综合性的系统工程 设计 展会设计 简介1、会展策划的内涵、特点与作用 会展策划师又名会展策划管理师,会展是会议、展览、节事活动等集体性活动的总称,是指在一定的地域空间由多个人集聚在一起形成的,定期或不定期的集体性的物质、文化、信息交流活动。
它包括各种类型的会议、展览展销活动、体育竞技活动、各种节事活动等,如广交会、中国会展业高峰论坛、上海世界博览会、奥运会、南宁国际民歌艺术节等都属于会展的范围。从会展所牵涉的知识领域来看,会展涉及信息、管理、经济、旅游、建筑设计、贸易、艺术等众多学科领域的知识,有很强的综合性。
2、会展策划的内涵 成功的会展活动源于成功的会展策划,成功的会展策划源于对社会资源的有效整合。会展策划是对相关社会资源进行整合的过程,是一个系统工程。
因此,用系统的观念去认识资源,用系统的方法去分析整合资源,用系统的功能去实现资源的优化是会展成功策划的创造性思维原理之一。从会展策划系统看,一般而言,会展策划系统包括策划者、策划对象、策划依据、策划方案和策划效果评估等要素。
设计流程 ⒈对企业进行有针对性的市场调研 收集有关本项目的各种资料,包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资料分类编排,结集归档。
2. 制定详细完整的会展策划方案及确定会展的目标市场、会展的规模、展品的选择,评估观众数量的多少和展览面积的大小以及参展的费用预算。3. 实施前的培训让全体的实施工作人员理解策划方案精神,熟悉策划方案要求,掌握实施方案的工作方法、步骤和技巧。
4. 印刷材料的设计制作利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传,扩大企业的影响力,吸引更多的目标客户。5. 展台的布置及展示设备的调试安装,展台的人员配备。
6. 相关的会展服务 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会,推荐不同的用餐地点;根据参会人员的喜好,为其设计不同的休闲方式设计专门的旅游线路,介绍下榻酒店附近的娱乐设施。7. 做好对活动的评估开好总结会,做好善后公关工作。
会展策划的基本流程:一、成立策划工作小组 人员 事务 策划主管 负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作,并全权负责策划方案的制定和修订 策划人员 负责编拟会展项目计划 文案撰写人员 负责撰写各类会展文案,包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等 二、进行市场调查与分析 会展市场调查与分析是会展策划的基础。其针对的内容也十分广泛,主要包括五个方面:1.产业环境;2.目标市场;3.政策法规;4.同类会展;5.自身资源。
三、制定会展项目的行动方案 制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提,选择合适的时间,合适的地点,并做到两者的合理搭配,是方案必须注意的内容。会展策划方案具体化,应形成一个可供操作的具体措施。
其间得需明确以下内容:会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。设计行动日程表也是必不可缺少的一环。
会展项目的行动日程必须精心设计,策划方案的制作、方案的实施不得延误,每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制,以保证方案的实施能够顺利进行,否则就会严重影响会展的成功举办。四、制定预算方案 制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面:⒈场地费用;⒉行政管理费用,包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等;⒊宣传推广费用;⒋招展、招商费用 ⒌相关活动经费;⒍其他。
会展项目收入来源:⒈会务费或展位费收入;⒉门票收入;⒊企业赞助收入;4.广告位租赁费用收入(宣传费用收入);5.其他。五、撰写项目策划方案 撰写会展项目策划方案就是将策划的最终成果整理成书面材料,即策划书,也称企划案,其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施,各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。
其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等围绕某次展前、展中以及展后的所有策划文案。六、评估与修正 评估与修正的内容。
基本流程:
一 、首先要合理分工
1、策划主管:负责协调沟通整个小组各策划人员的工作,并全权负责策划方案的制定和修订
;
2、策划人员:负责编拟会展项目计划;
3、文案撰写人员:负责撰写各类会展文案,包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等 ;
4、美术设计人员:负责各类各种类型视觉形象设计,如广告设计、展示空间设计,此负责人要求能熟练运用photoshop,Imageready,Illustrator,coreIdraw等软件;
5、市场调查人员:负责进行市场调查并编写市场调查报告;
6、媒体联络人员:进行媒体宣传推广。
二 、市场调查与分析
调查分析主要包括五个方面:
1、产业环境;
2、目标市场;
3、政策法规;
4、同类会展;
5、自身资源。
三 、制定行动方案
(1)制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提,选择合适的时间,合适的地点,并做到两者的合理搭配,是方案必须注意的内容。
(2)会展策划方案具体化,应形成一个可供操作的具体措施。其间得需明确以下内容:会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。
(3)设计行动日程表也是必不可缺少的一环。会展项目的行动日程必须精心设计,策划方案的制作、方案的实施不得延误,每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制,以保证方案的实施能够顺利进行,否则就会严重影响会展的成功举办。
四、制定预算方案
制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面:
1、场地费用;
2、行政管理费用,包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等;
3、宣传推广费用;
4、招展、招商费用;
5、相关活动经费;
6、其他。
五、确定会展项目收入来源:
1、会务费或展位费收入;
2、门票收入;
3、企业赞助收入;
4、其他。
六、撰写项目策划方案
1、抓安歇会展项目策划方案就是将策划的最终成果整理成书面材料,即策划书,也称企划案,其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施,各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。
2、其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等围绕某次战前、战中以及展后的所有策划文案。
七、评估与修正
会展设计需要的是充分理解客户的意图,在这基础上发挥自己的创意,当然,一点想法没有的客户就好办了。
如果你的专业技能非常过硬,那最好是看一些实际的案例,尤其是像世博会之类的著名展会的设计方案或者像奔驰之类的大公司的参展的展台,这会启发你的灵感。当然,如果你对自己的专业技能信心不足,最好还是再研究一些设计专业的书籍。
会展是个实操性很强的行业,需要你有耐心,能吃苦,会展设计师往往会加班很多,且自己已经非常满意的作品还要按客户的意思再改,虽然不一定是你自己满意的,这个行业不一定需要多高的学历,但是,肯吃苦的起码的素质,如果你能吃苦,不怕加班,哪怕技术上稍微逊色一些,也会得到重用的。
展会的流程包括前期策划、市场推广、招展、客户服务、布展、展出、展后几个方面。前期策划包括立项、相关资源的联系、相关合作单位的确认等等;市场推广包括宣传推广和观众组织;招展就是实际的营销过程,也是展会的最大收入来源;客户服务包括和展商的互动,为他们提供一切有关参展事宜的服务;布展包括展品运输、展台搭建等等,展位一般分为标准展位和特装展位,前者是承办单位来搭建,后者是参展商自己来搭建;展出期间包括展会现场的服务,如维持现场秩序,解决客户问题,接待专业观众等等;展后主要是要做展商和参观商的回访,整理好数据库,然后撰写出总结报告,提供给参展商,另外,也要在媒体上有会后报道。
一般地,展会立项策划主要包括以下内容:
1、办展市场环境分析:包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析,对国家有关法律、政策的分析,对相关展会的情况的分析,对展会举办地市场的分析等。
2、提出展会的基本框架:包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。
3、展会价格及初步预算方案。
4、展会工作人员分工计划。
5、展会招展计划。
6、展会招商计划。
7、展会宣传推广计划。
8、展会筹备进度计划。
9、展会服务商安排计划。
10、展会开幕和现场管理计划。
11、展会期间举办的相关活动计划。
12、展会结算计划。
具体的亿度国际会展GZ号认为可以寻找一些方案进行参考。
展厅要凸起有焦点展示应有中央、有焦点。
展台的焦点能够吸引留意。焦点选择应服务于展出目的,一般会是特别的产品、新产品、最重要的产品或者被看重的产品。
通过布置、位置、灯光等手段凸起重点展品。这个长远的定义来自我们装修展厅的时候,要考虑好我们展望的概念拼、现任要宣传的产品,互相的匹配,每个产品都有对应不同的颜色。
这点各位老板就要好好琢磨一下了,也剩下了后期的重新装修的费用。没有错,安全第一。
首先展厅的面积都是比较宽广,主要就是让用户走动方便,参观方便。人多的情况下就要提前预防好安全问题,比如灭火器、安全出口、警报器等等设置要全面到位。
一:对企业进行有针对性的市场调研。
二:制定详细完整的会展策划方案。三:实施前的培训。
四:印刷材料的设计制作。五:展台的布置及展示。
六:相关的会展服务。七:做好对活动的评估。
会展筹划细节1、邀请2、信息发布3、回执4、签到与入住安排5、餐饮安排6、秘书服务7、茶歇8、翻译9、车辆调度 基本流程一 成立策划工作小组人员事务 策划主管 负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作,并全权负责策划方案的制定和修订 策划人员 负责编拟会展项目计划 文案撰写人员 负责撰写各类会展文案,包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等 美术设计人员 负责各类各种类型视觉形象设计,如广告设计、展示空间设计,此负责人要求能熟练运用photoshop,Imageready,Illustrator,coreIdraw等软件 市场调查人员 负责进行市场调查并编写市场调查报告 媒体联络人员 进行媒体宣传推广 二 进行市场调查与分析 会展市场调查与分析是会展策划的基础。其针对的内容也十分广泛,主要包括五个方面:产业环境; 2.目标市场; 3.政策法规; 4.同类会展; 5.自身资源。
三 制定会展项目的行动方案 制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提,选择合适的时间,合适的地点,并做到两者的合理搭配,是方案必须注意的内容。 会展策划方案具体化,应形成一个可供操作的具体措施。
其间得需明确以下内容:会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。 设计行动日程表也是必不可缺少的一环。
会展项目的行动日程必须精心设计,策划方案的制作、方案的实施不得延误,每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制,以保证方案的实施能够顺利进行,否则就会严重影响会展的成功举办。 四 制定预算方案 制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面: 1.场地费用; 2.行政管理费用,包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等; 3.宣传推广费用; 4.招展、招商费用 5.相关活动经费; 6.其他。
会展项目收入来源: 1.会务费或展位费收入; 2.门票收入; 3.企业赞助收入; 4.其他。 五 撰写项目策划方案 抓安歇会展项目策划方案就是将策划的最终成果整理成书面材料,即策划书,也称企划案,其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施,各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。
其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等围绕某次战前、战中以及展后的所有策划文案。 六 评估与修正 评估与修正的内容主要包括项目评估、阶段考评、最终考评和反馈改进等内容。
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