每一个参加展会的企业,特别是需要特装搭建展台的企业,对欲参加的展览会的投入一定不小,因此注意好每一个搭建的细节问题就更加的重要。因为一个设计优良,搭建精致的展台可以让参展企业最大程度的与尽可能多地专业观众进行交流,并转化为更多的客户。
要素一:形式为功能服务
在考虑展位设计前,必须首先明确展台所需要实现的功能:需要展示哪些展品?期望吸引多少观众?是否需要设置咨询台、演示区、休闲区或办公区?需要多大的储存空间?
要素二:设计应符合公司形象
展位设计是公司形象的具体表现,因此应该仔细考虑您所需要表达的信息(例如,您希望表现友好和以客户为中心、还是尊贵、高科技,或是积极进取?),并向设计师明确传达。需要进行展台装饰的参展商需要特别注意图样设计,在最后时刻草率选用廉价装饰材料往往有损公司的专业形象。
要素三:避免心理障碍
展位越开阔,越可能吸引观众。台式设计往往容易形成心理障碍,应尽量避免。
要素四:不要刻意引导人流
走动自由是优秀展位设计的基本原则之一。如果过分刻意控制展位周围的人流,很可能会忽略了更重要的目的——与客户交流。
要素五:运用动态激发兴趣
动态展品比静态展品更能吸引眼球。如果您的产品或服务本身无法进行现场演示,应设法为展台创造其他形式的动态效果(例如运用灯光、影音效果,或旋转式的标志牌和展示架等)。
要素六:高度增加可见度
高位展台能从远处吸引观众注意力,要增加展台高度并不一定非常昂贵。同时,高位展台的某些位置也可能使观众从高处俯视您。总之,应运用一切设计元素尽量增加展台的吸引力。
要素七:明确表述公司业务范围
不要以为所有人都能仅从您的公司名称就了解您所从事的业务范围。因此,如果您的公司还不是家喻户晓,或者您的展示并不能明显说明您的业务范围,那么您就应该以专门的图文形式进行明确表述。
要素八:宣传利益而非技术指标
展品应围绕其所针对解决的需要和问题进行展示。切忌将产品给客户带来的利益淹没在长篇的技术表述中。如果您的产品是市场上最快、最静、最耐用或最经济的,就要直接说出来。而具体的技术数据可留在产品说明资料中详细叙述。
要素九:确保文字易读
文字信息应放置在观众眼睛水平等高或更高处。大小写结合字体比全部大写字体更容易阅读;如果文字内容比较长,应尽量用短句、分段和间隔宽松的字体。
第一部分 会展预备阶段的文案
第一节 会展预备阶段的文案简介
一、会展预备阶段的文案的概念:
会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。
二、会展预备阶段的文案种类:
一般来说,会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。
第二节 会展预备阶段的文案写作
一、《展会立项策划书》的写作
(一)《展会立项策划书》的概念:
所谓展会立项策划,就是根据掌握的各种信息,对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,提出计划举办的展览会的初步规划内容, 主要包括:展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划.现场管理计划、相关活动计划等。
《展会立项策划书》是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法,它是对以上各项内容的归纳和总结。
(二) 展会立项策划书的内容结构:
一般地,《展会立项策划书》主要包括以下内容:
1、办展市场环境分析:包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析,对国家有关法律、政策的分析,对相关展会的情况的分析,对展会举办地市场的分析等。
2、提出展会的基本框架:包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。
3、展会价格及初步预算方案。
4、展会工作人员分工计划。
5、展会招展计划
6、展会招商计划。
7、展会宣传推广计划。
8、展会筹备进度计划。
9、展会服务商安排计划。
10、展会开幕和现场管理计划。
11、展会期间举办的相关活动计划。
12、展会结算计划。
(三) 展会立项策划书的写作要求:
1. 展会名称
展览会的名称一般包括三个方面的内容:基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”,如果按上述三个内容对号入座,则基本部分是“交易会”,限定部分是“中国”和“第93届”,行业标识是“出口商品”。
下面分别对这三个内容作一些说明:
我觉得会展设计需要的是充分理解客户的意图,在这基础上发挥自己的创意,当然,一点想法没有的客户就好办了。
如果你的专业技能非常过硬,那最好是看一些实际的案例,尤其是像世博会之类的著名展会的设计方案或者像奔驰之类的大公司的参展的展台,这会启发你的灵感。当然,如果你对自己的专业技能信心不足,最好还是再研究一些设计专业的书籍。
会展是个实操性很强的行业,需要你有耐心,能吃苦,会展设计师往往会加班很多,且自己已经非常满意的作品还要按客户的意思再改,虽然不一定是你自己满意的,这个行业不一定需要多高的学历,但是,肯吃苦的起码的素质,如果你能吃苦,不怕加班,哪怕技术上稍微逊色一些,也会得到重用的。
展会的流程包括前期策划、市场推广、招展、客户服务、布展、展出、展后几个方面。前期策划包括立项、相关资源的联系、相关合作单位的确认等等;市场推广包括宣传推广和观众组织;招展就是实际的营销过程,也是展会的最大收入来源;客户服务包括和展商的互动,为他们提供一切有关参展事宜的服务;布展包括展品运输、展台搭建等等,展位一般分为标准展位和特装展位,前者是承办单位来搭建,后者是参展商自己来搭建;展出期间包括展会现场的服务,如维持现场秩序,解决客户问题,接待专业观众等等;展后主要是要做展商和参观商的回访,整理好数据库,然后撰写出总结报告,提供给参展商,另外,也要在媒体上有会后报道。
只能帮你这么多了,祝你好运!!
企业展会的成功举办离不开优质的展位策划方案,各企业要明确和重视展位设计的重要性。因此,展位的设计策划该如何进行是每一个企业必须要了解的问题,具体该从哪些方面出发,品邦展览为您提出以下建议。
1.绿色环保
一个好的展台设计必定是符合“绿色环保”原则的。要想让自己所办的展会一鸣惊人,与众不同,就必须做到与环境相得益彰。
2.观念性
时代的观念浸润着展示艺术设计的每一个细胞,展示设计必须要以人为本,具有系统性,能与现代发展相结合。具体的主要体现在以下五个方面:
(1)坚持展品信息的精典性原则。严格落实少而精的要求。
(2)实现固有色的“交互混响”的统合色彩效果,重视对无色彩系列的运用。
(3)务必重视对软体材料的自由曲线、自由曲面的运用,追求展示环境的有机化效果。
(4)空间环境的开放性,通透流动性、可塑性和有机性。给人以自由,给人以亲切,让人可感、可知、可以自由进出入,参观和交流。
(5)大量采用新产品、新材料、新构造、新技术和新工艺。积极运用现代光电传输技术、现代屏幕映像技术、现代人工智能技术等高技现实的成果。
3.统一性
好的展位设计应当坚持科学与艺术的统一、继承与创新的统一,内容与形式的统一、整体与局部的统一。若要非用某一个角度去评价展示设计好坏优劣的话,这个角度就是审美的角度。
(转自上海艾肯展览公司官网)
设计流程 1. 对企业进行有针对性的市场调研 收集有关本项目的各种资料,包括文字、图片以及录像等活动资料。
对收集的资料分类编排,结集归档。 2. 制定详细完整的会展策划方案 确定会展的目标市场、会展的规模、展品的选择,评估观众数量的多少和展览面积的大小以及参展的费用预算。
3. 实施前的培训 让全体的实施工作人员理解策划方案精神,熟悉策划方案要求,掌握实施方案的工作方法、步骤和技巧。 4. 印刷材料的设计制作 利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传,扩大企业的影响力,吸引更多的目标客户。
5. 展台的布置及展示 设备的调试安装,展台的人员配备。 6. 相关的会展服务 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会,推荐不同的用餐地点;根据参会人员的喜好,为其设计不同的休闲方式,设计专门的旅游线路,介绍下榻酒店附近的娱乐设施。
7. 做好对活动的评估 开好总结会,做好善后公关工作。 会展服务项目 视听设备租赁,展示道具制作,展厅专卖装潢,舞台设计灯光表演,花草租赁,美工制作,拆装运输,大型仓储,大型活动安排,礼仪,司仪,各地巡演,舞台制作、租赁。
编辑本段会展筹划细节 (一) 邀请 不管什么样的会议或者展览,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者,邀请的方式非常重要。
通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。 1. 信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。
通常的信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。 2. 回执——对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。
回执收到后,通常需要统计(回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地的时间、迎送要求等等)和确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。 3. 回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。
回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,需要发出确认通知。
同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。 (二) 签到与入住安排 如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。
但如果是大型会议或者展览,那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。
大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用电脑签到。
一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全,对于签到及入住安排有很大帮助。
(三) 餐饮安排 一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。 餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。
类别有中式、西式及清真系列。 统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求),可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。
围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。
需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,以保证就餐者的权益。
(四) 秘书服务 所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的,在预算时通常按类别笼统计算,不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。
如果通过代理公司操作,那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可,由双方财务或者相关人员核定。
基本流程:
一 、首先要合理分工
1、策划主管:负责协调沟通整个小组各策划人员的工作,并全权负责策划方案的制定和修订
;
2、策划人员:负责编拟会展项目计划;
3、文案撰写人员:负责撰写各类会展文案,包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等 ;
4、美术设计人员:负责各类各种类型视觉形象设计,如广告设计、展示空间设计,此负责人要求能熟练运用photoshop,Imageready,Illustrator,coreIdraw等软件;
5、市场调查人员:负责进行市场调查并编写市场调查报告;
6、媒体联络人员:进行媒体宣传推广。
二 、市场调查与分析
调查分析主要包括五个方面:
1、产业环境;
2、目标市场;
3、政策法规;
4、同类会展;
5、自身资源。
三 、制定行动方案
(1)制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提,选择合适的时间,合适的地点,并做到两者的合理搭配,是方案必须注意的内容。
(2)会展策划方案具体化,应形成一个可供操作的具体措施。其间得需明确以下内容:会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。
(3)设计行动日程表也是必不可缺少的一环。会展项目的行动日程必须精心设计,策划方案的制作、方案的实施不得延误,每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制,以保证方案的实施能够顺利进行,否则就会严重影响会展的成功举办。
四、制定预算方案
制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面:
1、场地费用;
2、行政管理费用,包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等;
3、宣传推广费用;
4、招展、招商费用;
5、相关活动经费;
6、其他。
五、确定会展项目收入来源:
1、会务费或展位费收入;
2、门票收入;
3、企业赞助收入;
4、其他。
六、撰写项目策划方案
1、抓安歇会展项目策划方案就是将策划的最终成果整理成书面材料,即策划书,也称企划案,其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施,各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。
2、其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等围绕某次战前、战中以及展后的所有策划文案。
七、评估与修正
会展策划是指充分利用现有信息和资源,判断事物变化发展的趋势,全面构思、设计,选择合理、有效的方案,使之达到预期目标的活动。
策划是一个综合性的系统工程,目标是起点,信息是基础,创意是核心。会展策划就是会展企业根据收集和掌握的信息,对会展项目的立项、方案实施、品牌树立和推广、会展相关活动的开展、会展营销及会展管理进行总体部署和具有前瞻性规划的活动。
会展策划对会展活动的全过程进行全方位的设计并找出最佳解决方案,以实现企业开展会展活动的目标。中文名 会展策划 同名 策划管理活动 指 达到预期目标的活动 性质 综合性的系统工程 设计 展会设计 简介1、会展策划的内涵、特点与作用 会展策划师又名会展策划管理师,会展是会议、展览、节事活动等集体性活动的总称,是指在一定的地域空间由多个人集聚在一起形成的,定期或不定期的集体性的物质、文化、信息交流活动。
它包括各种类型的会议、展览展销活动、体育竞技活动、各种节事活动等,如广交会、中国会展业高峰论坛、上海世界博览会、奥运会、南宁国际民歌艺术节等都属于会展的范围。从会展所牵涉的知识领域来看,会展涉及信息、管理、经济、旅游、建筑设计、贸易、艺术等众多学科领域的知识,有很强的综合性。
2、会展策划的内涵 成功的会展活动源于成功的会展策划,成功的会展策划源于对社会资源的有效整合。会展策划是对相关社会资源进行整合的过程,是一个系统工程。
因此,用系统的观念去认识资源,用系统的方法去分析整合资源,用系统的功能去实现资源的优化是会展成功策划的创造性思维原理之一。从会展策划系统看,一般而言,会展策划系统包括策划者、策划对象、策划依据、策划方案和策划效果评估等要素。
设计流程 ⒈对企业进行有针对性的市场调研 收集有关本项目的各种资料,包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资料分类编排,结集归档。
2. 制定详细完整的会展策划方案及确定会展的目标市场、会展的规模、展品的选择,评估观众数量的多少和展览面积的大小以及参展的费用预算。3. 实施前的培训让全体的实施工作人员理解策划方案精神,熟悉策划方案要求,掌握实施方案的工作方法、步骤和技巧。
4. 印刷材料的设计制作利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传,扩大企业的影响力,吸引更多的目标客户。5. 展台的布置及展示设备的调试安装,展台的人员配备。
6. 相关的会展服务 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会,推荐不同的用餐地点;根据参会人员的喜好,为其设计不同的休闲方式设计专门的旅游线路,介绍下榻酒店附近的娱乐设施。7. 做好对活动的评估开好总结会,做好善后公关工作。
会展策划的基本流程:一、成立策划工作小组 人员 事务 策划主管 负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作,并全权负责策划方案的制定和修订 策划人员 负责编拟会展项目计划 文案撰写人员 负责撰写各类会展文案,包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等 二、进行市场调查与分析 会展市场调查与分析是会展策划的基础。其针对的内容也十分广泛,主要包括五个方面:1.产业环境;2.目标市场;3.政策法规;4.同类会展;5.自身资源。
三、制定会展项目的行动方案 制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提,选择合适的时间,合适的地点,并做到两者的合理搭配,是方案必须注意的内容。会展策划方案具体化,应形成一个可供操作的具体措施。
其间得需明确以下内容:会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。设计行动日程表也是必不可缺少的一环。
会展项目的行动日程必须精心设计,策划方案的制作、方案的实施不得延误,每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制,以保证方案的实施能够顺利进行,否则就会严重影响会展的成功举办。四、制定预算方案 制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面:⒈场地费用;⒉行政管理费用,包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等;⒊宣传推广费用;⒋招展、招商费用 ⒌相关活动经费;⒍其他。
会展项目收入来源:⒈会务费或展位费收入;⒉门票收入;⒊企业赞助收入;4.广告位租赁费用收入(宣传费用收入);5.其他。五、撰写项目策划方案 撰写会展项目策划方案就是将策划的最终成果整理成书面材料,即策划书,也称企划案,其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施,各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。
其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等围绕某次展前、展中以及展后的所有策划文案。六、评估与修正 评估与修正的内容。
常用的展览策划方法有:
1、做活动。
一些有意思的活动,比如比赛,竟演之类的,让潜在客户参与进来,一方面宣传品牌,另一方面发展客户,提升销售机会。
2、做展示。
展厅展台展示自己的产品,高端大气上档次,提升品牌影响力。
3、做会议、
组织行业内优秀人士进行探讨研究,有话语权的人代表行业方向,给自己品牌树立行业标杆的形象。
以上为主要的展览策划方法,具体的表现形式丰富多样,要靠自己创新思维,才有亮点。
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