谢邀~
交办任务的时候,权责同标准不明确的情况太常见了。我一个“过来人”来分享一下。
从前遇到这种情况,我会陷入一种情绪“老板为什么不明确了再下放任务”,“老板为什么这样反复,一开始都不是这样讲的”……在无数这样“折磨人”的沟通后,我学“精”了,无他,就2招:主动采取行动,主动汇报进度。
我发现,老板们在交办工作的时候,权责不明,标准模糊,是因为他们自己本身也不清楚。
什么造成上司的“不清楚”?有两个方面的可能,一方面,是个新项目,他需要摸着石头过河;另一方面,就是上司本身没有有效交办的意识。
上面两种情况,做下属的都有应对的办法,引导上司“更有效”地沟通,也就是我们需要使用“向上管理”(managing up)。这2招实测有用:
主动采取行动越是“情况不明”,越是要尽快采取行动,尽快搞清楚状况。
怎么“搞清楚”状况?用STAR原则,即S(situation 场景)、T(Task 任务)、A(Action 行动)、R (Result 结果):
S:尽可能多地了解项目的产生背景、想要达成什么效果、完成什么目标;
T:尽可能了解达成目标需要采取什么行动,需要动用哪些资源,需要哪些协助;
A:什么时候什么地方开始行动,预估多长时间周期多少预算,每人分派负责哪一块内容;
R:初步预估一个时间小节点验收、讨论状况,调整下一步。
因为是新项目,“摸着石头过河,”所以可能在走这个流程的时候,也不可能理想化走得很顺利,会不断陷入“达成什么效果”、“完成什么目标”的不能具化的问题,导致下面的步骤无法实现。这个时候,我们可以灵活使用这个规则,先从Action开始,A→R→S→T,先行动再思考,根据实际情况的反馈,渐渐具化目标,理解市场资源的情况,再做出调整。这是比较成功的“摸着石头过河”的思路。
主动汇报进度上面说到的“STAR原则”中,最重要的有2点,一个是主动,一个是跟进。
时时向上司跟进、更新进度,是非常重要的。让上级更清楚项目进度、资源情况,有助于上级对项目的下一步进程做有效评估,也就是可以更清楚、明确地责权和标准告诉给下属。
下属这个时候,要做的是把信息收集、简单筛选整理,呈现给上司,可以适当地提出一些自己的看法和意见,帮助上司有更多层次的思考。
定期的有效反馈,也有助于日后当上管理岗位后,能条理清晰地向下属交办工作。
定期反馈,也有助于上级及时规避风险,让大家免于“背锅”,有助于增加工作默契度。
有时候,积极行动就是最好的沟通。
补充阅读:《向上管理》
谢邀。
这种情况其实很常见,很多人的做法是相互推脱扯皮,最终导致任务没有按期完成,或完成质量大打折扣,这是错误不负责任的。
每个人的工作都是以目标和结果为导向的,遇到类似这种问题,正确的做法应该是:
第一步,首先由主管或上级明确这个任务的完成标准,双方或多方一起协商解决当前的问题。比如,出口订单装货柜装了一半的时候,品质部门突然通知有一款产品漏放一个配件,要求返工好再装柜。这时推脱指责开始了,生产部门:“你们早干嘛去了,装柜前为什么没有发现?要返工你们去返,我不管!”品质部:“我按检验标准检验的,是业务部告诉我漏放配件的,关我们什么事!”一问业务部才知道是她们把标准弄错了,没有及时收回旧标准,下发新标准,就这样一个多小时过去了。那怎么正确处理呢——这件事责任在业务部,但不能让业务部自己去处理,因为时间已经耽误很久,所以正确决定是生产部、品质部协助业务部返工,继续装柜,返工款装在最后,最终货柜在规定时间内离厂。
第二步,修改完善相关的制度流程,标准,加强相关的培训,以减少和避免类似问题的再次发生,指导发生时的解决思路,为以后的工作提供更完善的制度保障,每个人都有规可依,有法可行,不断提高工作效率,减少资源浪费。
人都有利己心态,但在一个团队中,目标是共同的,每个人都要融入团队,少说些“我不管”,“不是我的责任”这样的话。
“我也有错,你看这样行不行?”“我们一起想想办法,或者请示一下领导怎么样”,这才是沟通,才是解决问题的态度,为人处事的智慧,即使有一天你离开了现在的团队,你的层次和格局也会大不一样。
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