在国内名义上称为“跟单”职位,实际做的事情可能会有差异,甚至有的所谓跟单员还要兼外贸业务员的职责。从我个人工作经验来看需要做到以下几点:
1. 信息一定要及时跟新。如果买方提出新的要求,更改之前的某些规格,一定要最快速地反应到工厂技术人员,而且一定要保证信息准确。
2. 信息交流尽量文字化即用邮件确认信息。这么做的好处是有依据可查,因为你处理的事情是很杂很细的,还是记录下来以免遗漏,可随时备查。当然还有一个好处是,当你被买家骂的狗血淋头的时候,你可以拿出文字证据说明这不是你的过失。
3. 多累积和供应商(工厂)人员的关系。并不是因为这是工作,工厂人员就一定会把你的这份单放到最前面,当你遇到挑剔的买家,并不是厂家一定答应你随时更改,这个考验你的人际能力。简单来说,你得八面玲珑,让别人愿意帮助你顺利完成订单。
4. 仔细认真,别出差错。业务员拿个订单不容易,千万不能在你这儿翻船,有不能百分百确定的信息可咨询业务员,还是之前说过的,尽量文字化,谁能担保你不会遇到一个马虎的业务员,搞砸了订单最后把责任推给你呢?
5. 谦虚点,多跟前辈“偷师”。工作当中没有人有义务教给你什么,但是可以偷师呀,看你也是新出来工作的吧,好好跟优秀的跟单员学习吧。ta可以不回答你的问题,但你完全可以观察别人怎么处理问题的。
6. 做好心理准备。这是一份比较杂,但是做上手之后会有点枯燥,让你觉得重复的工作。做好心理准备各种各样你预想不到的麻烦可能会等着你。
我暂时就想到这几个方面啦。 工作顺利!
国际海洋进出口运输跟单 海运进口运输跟单 海运进口业务如果按CIF或CFR条件成交,则由国外卖方办理租船订舱工作;如果是FOB条件,则由买方办理租船订舱工作,派船前往国外港口接运。
海运进口货物运输工作,一般包括以下一些环节: 1。报关 进口货物需向海关报关,填制《进口货物报关单》。
货主凭报关单、发票、品质证明书等单证向海关申报进口。办理报关的进口货物,经海关查验放行,缴纳进口关税后,方可提运。
2。报检 根据我国《商检法》的规定,凡列人《商检机构实施检验的商品种类表》(以下简称《种类表》)的进口商品,需接受法定检验。
对未列入《种类表》内的进口商品,收货或用货部门应向所在地区商检机构申报后自行检验,在索赔有效期内将检验结果报告商检机构。如检验不合格需要提出索赔,应及时申请商检机构复检出证。
3监卸和交接 监卸人员一般是收货人的代表,履行现场监卸任务。监卸人员要与船方理货人员密切配合,把好货物数量和质量关。
货物从大船卸毕后,要检查有无漏卸情况,在卸货中如发现短损,应及时向船方或港方办理有效鉴证,并共同做好验残工作。验残时要注意查清: (1)货物内包装的残损和异状。
(2)货物损失的具体数量、重量和程度以及受损货物或短少货物的型号、规格。 (3)判断并确定货物致残或短少的原因。
4。租船订舱 按照贸易合同的规定,负责货物运输的一方,要根据货物的性质和数量来决定租船或订舱。
大宗货物需要整船装运的,洽租适当船舶承运,小批量的杂货,大多向班轮公司订舱。 5。
掌握船舶动态 掌握进口货物船舶动态,对装卸港的工作安排,尤其对卸货港的卸船工作安排极为重要。 船舶动态信息来源可获自各船公司提供的船期表、国外发货人寄来的装船通知、单证资料、发货电报以及有关单位编制的进口船舶动态资料等。
6收集和整理单证 进口货物运输单证一般包括商务单证和船务单证两大类。商务单证有贸易合同正本或副本、发票、提单、装箱单、品质证明书和保险单等。
船务单证主要有载货清单、货物积载图、租船合同或提单副本。 7。
保险 若是我方以FOB或CFR条件成交的进口货物,由我方办理保险事宜。我方负责进口的单位在收到发货人装船通知后应立即办理投保手续。
目前为简化手续和防止发生漏保现象,一般采用预约保险办法,由负责进口的单位与保险公司签订进口货物预约保险合同。
海运进口业务如果按CIF或CFR条件成交,则由国外卖方办理租船订舱工作;如果是FOB条件,则由买方办理租船订舱工作,派船前往国外港口接运。
海运进口货物运输工作,一般包括以下一些环节: 1。租船订舱 按照贸易合同的规定,负责货物运输的一方,要根据货物的性质和数量来决定租船或订舱。
大宗货物需要整船装运的,洽租适当船舶承运,小批量的杂货,大多向班轮公司订舱。 2。
掌握船舶动态 掌握进口货物船舶动态,对装卸港的工作安排,尤其对卸货港的卸船工作安排极为重要。船舶动态信息来源可获自各船公司提供的船期表、国外发货人寄来的装船通知、单证资料、发货电报以及有关单位编制的进口船舶动态资料等。
3。收集和整理单证 进口货物运输单证一般包括商务单证和船务单证两大类。
商务单证有贸易合同正本或副本、发票、提单、装箱单、品质证明书和保险单等。船务单证主要有载货清单、货物积载图、租船合同或提单副本。
4。报关 进口货物需向海关报关,填制《进口货物报关单》。
货主凭报关单、发票、品质证明书等单证向海关申报进口。办理报关的进口货物,经海关查验放行,缴纳进口关税后,方可提运。
5。报检 根据我国《商检法》的规定,凡列人《商检机构实施检验的商品种类表》(以下简称《种类表》)的进口商品,需接受法定检验。
对未列入《种类表》内的进口商品,收货或用货部门应向所在地区商检机构申报后自行检验,在索赔有效期内将检验结果报告商检机构。如检验不合格需要提出索赔,应及时申请商检机构复检出证。
6。监卸和交接 监卸人员一般是收货人的代表,履行现场监卸任务。
监卸人员要与船方理货人员密切配合,把好货物数量和质量关。货物从大船卸毕后,要检查有无漏卸情况,在卸货中如发现短损,应及时向船方或港方办理有效鉴证,并共同做好验残工作。
验残时要注意查清:。
1。
场地号若为宁波海关报关选"宁波海关",在输单结束后保存单子后会产生宁波关区的报关单号码014xxxxxx,若为北仑海关报关报就选"北仑海关"(默认值),保存单子后会产生北仑关区的报关单号码04411xxxx。镇海或机场同理。
2。申报编号在输单的时候是不用输入的,报关号会在保存后产生,只有在修改或调用以前的单子时才输入号码,回车后会跳出该单的信息。
3。备案号是输手册号码或免表号码的,输入后会跳出手册或免表的信息。
4。出口口岸不论是哪里报关,从哪个口岸进口的就输哪个口岸的代码,例北仑口岸进口的就输北仑口岸(3104),宁波三区码头进口的就输宁波口岸的代码(3101),镇海码头进口的就输镇海的代码(3103),机场进口的就输机场的代码。
5。合同号必须按进口合同上的合同号码填写,有免表是合同号是根据免表信息自动跳的,但也需要与实际的合同相符,若不符两者之一必须要修改。
6。进口日期按小提单上的进口日期输入格式为YYMMDD,若输单的时候还没有小提单,可以回车,默认为当天的日期,等小提单到后在修改。
应在拉出来的样单上注明。 7。
申报日期不用输入,计算机会自动产生。 8。
经营单位输入出口单位的10位数编码,若10位数编码没有,也可以输入中文,但要绝对准确,不然在其后的方框内不能跳出10位数编码。若不能跳出,该经营单位的中文输入无效。
9。 提运单号输入小提单的号码,要仔细,因为计算机是不会校对提单号的,字母数字又长,报关员校对时也较难对出。
若当时还没有小提单,可先输入大提单的号码,然后在样单上注明。 10。
收货单位通常和经营单位一样,可以跳过(因为在输10位数编码的时候,它会一同跳出),当货主提供了内销协议的时候需输内销合同的买方单位名称。 此处允许跳不出10位编码。
11。目的地会根据收货单位的10位数编码自动跳。
12。运输工具按实际的运输方式填,海运的填输江海运输 (2) 13。
船名航次输小提单上的船名航次,通常没有空格,/用来区分船名和航次,航次通常没有V。输完后回车,不要多按,只按一下,看计算机是否会跳过。
若跳出一个对话框,提示你的进口日期错,应该为某年某月某日(他的格式为YMMDD比实际输的少一位)说明输入的信息基本没问题(也有可能日期是错的),若计算机提示船名航次错,要仔细检查是否输错,如果确实按小提单上的一样但还跳不过,也是有可能的(计算机内还没有该船的信息),在拉出后的报关单上注一笔以提示报关员。 14。
申报单位输我司代码。 15。
监管方式即贸易方式,按贸易的实际性质填写通常为一般贸易(110),另有其他免费进口(3339),修理物品,退运货物等,还有的贸易方式通常是按手册等计算机会自动跳出,不用修改,跳过就行了。 16。
征税比跳过 17。 起运地输起运港(注意是PORT OF LOADING不是PORT OF RECEIPT)所在的国家。
18。装货港输起运港,如果起运港跳不出(说明不是法定港口),输入该港口所在的国家代码。
不确定是否为法定港口或国家时可以在输单网站首页上查询。 19。
征免性质要和贸易方式对应,一般贸易通常为一般征税(101),进料对口对应进料加工,来料加工对应来料加工。 20。
纳税方式跳过 21。许可证号通常是没有的,只有那些货物进口必须要许可证的,输入货主提供的许可证号码(例如:汽车) 22。
批文号不填跳过 23。成交方式按发票或合同实际成交的方式填写FOB (1),CNF (2),CIF (3)。
24。运费/率若为FOB,则需输入运费,格式有3种,总价率为:货币代码/总价率/1(可以缩写为总价率;单价率为:货币代码/单价率/2;实际总金额为:货币代码/实际总金额/3 25。
保费/率若为CNF,或CIF成交的必须输入保费,格式和运费一样 26。杂费/率通常没有,跳过,若有的话输入格式同上 27。
件数输小提单上所显示的件数 28。包装种类按实际包装输,木箱 (1),纸箱 (2),桶装 (3),散装 (4),托盘 (5),包 (6),其他 (7),也可以直接输入中文或英文(不一定要和代码所对应的词一样) 29。
毛重按小提单上的毛重填,若有小数应到终端上查舱单信息确定,若不是一千克计量的要折算成千克 30。净重按发票装箱单的重量填,若不是一千克计量的要折算成千克 31。
随附单据输该单所有的HS编码所要求的监管条件的代码,例Ba,此方框内,不得输入任何其他符号。 若输单是不知道监管条件,暂时可不输,但在整票单子输完后保存时,计算机会提示,此时一定要注意,必须输入计算机所提示的监管条件的代码,即使当时还没有证件的号码。
可以输一些明显是错误的数字或字母,以便报关员在校对是能很容易的发现。(除非是那些非必要的监管条件代码可以不输,比如说有些HS要提供配额G,但配额是和出口的目的国有关,有些国家需要,有些则不需要,在这种情况下,如果该单确实是不用该监管条件的可以不输) 32。
报关员输报该单的报关员的号码,千万不要输错,因为报关员通常不会校对这种信息 33。备注栏输证件栏内输不下的证件号码,或货主要求的内容。
34。证件栏必须按随附单据栏里的监管条件输。
. 客户询盘:一般在客户下 purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
2. 报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,proforma Invoice 给客户做正式报价。 3. 得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。
4. 下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。 5. 业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。
合同审批之后制成销售订单,交给部门进程员跟进。 6. 下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产: 6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。 6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7. 验货: 7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。 7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8. 制备基本文件 ,及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。 9. 商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。
而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10. 租船订仓: 10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。
应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。
经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。
开船前两周书面定仓,程序同上。 10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。
拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。 10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
11. 安排拖柜: 11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可 *,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。
要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。
并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。
要求工厂装柜后一定要记住上封条。 12.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。
通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。
13. 获得运输文件: 13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。
如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
外贸跟单流程: 一.接单:接单也即合同的签定,订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电传,都足以构成书面合同。
1.下单方式:客户下单的方式有:通过电话,Fax, Email或书面合同等方式。 2.接单的途径:交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的网站,等等。
3.接单的形式:在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是: (1) 合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟,后者由买方草拟。
(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。
而合同用的比较正规。机器设备,大棕贸易的进出口。
还有协议书,意向书,订单和委托订单等。要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。
4.接单的程序: 接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。 (1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价。
(2)发盘:(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 (3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。
(4)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。 二.审单:即审核合同 1.审单内容: 确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。
2.审单方法: (1)产品名称,规格: 审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 (2)质量:也称品质。
是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。
(3) 数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。
国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。
5%,有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。
(4)单价,总额的审查: 1、客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错? 新客户下单,要查看我们给他的报价。 2、通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。
要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑,港币,欧元) (5)价格条款的审查: 出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有: FOB 船上交货价(指装运港的价格条件), C&F (Freight or Carriage Paid to…..)运费付至指定目地的交货, CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格。
常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下: (1) FOB价格换算为其它价: CFR价 = FOB价 + 运费 FOB价 +运费 CIF价 = -------------------------------- 1 - 保险费率 X 投保加成 (2) CFR价格换算为其它价: FOB价 = CFR价 – 运费 CFR价 CIF价 = --------------------------------- 1 – 保险费率 X 投保加成 (3) CIF价格换算为其它价: FOB价 = CIF价 X (1 – 投保加成 X 保险费率) - 运费 CFR价 = CIF价 X ( 1 – 投保加成 X 保险费率) (6)付款方式审查: 1. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。 2. 支付的货币能否接受? (7)包装要求的审查: 1. 工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受? 2. 客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做? 3. 客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签,说明书) 内包装:普合,白合,彩合,吸塑 外包装:纸箱,木箱,桶装,编织袋。
最主要是唛头印刷。 (8)交货期的审查:跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装船送达。
交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。期限有长有短。
可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长。 (9)交货方式的审查: 运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。
注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用海运。
如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。 关于样品: 要获取订单,备好样品是很重要的一步。
1. 寄目录,样本: 2. 准备样品。 (1) 工厂现有的款式 (2) 新款 (3) 客户来样。
要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。
跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。
作为 跟单员,我们要做。
外贸跟单
其实跟单很简单就是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作,把信息即使地在两者之间进行反馈。
第1步:当业务员和客户在网上进行沟通,确定初步意向后。客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。此时,将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。之后,经过业务部经理签字,将样品和打样单(打样单要复印一份,正本留自己保存)。给打样室,打样。
第2步:样品出来后通过快递寄给客户,注意即使向快递询问UPS号。
第3步:客户确认样品并将样品寄回,同时下单。
第4步:根据回传样品,制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和部门经理签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺流程。
第5步:之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样品3样物品,下正式的订货单。订货单要根据合同来做,把品质要求,包装要求,和备注事项,交货日期。写清楚。之后把订货单复印5份,分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印5份,传财务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部,副本自己留着。
第6步:将合同复印2份,正本自己归档。副本分别传老总办公室和财务负责人。
第7步:即使反映工厂在生产过程中的问题,并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后,将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系单正本留己,副本传达。
第8步:快出货时,联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题,导致不能即使出货要提前通知货代,以便其另做船期安排。
第9步:若即使完货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。并将出货通知单复印3份,传生产-品管-出货部。正本留己。
第10步:即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前T/T下,则先传副本给对方,要其付款。L/C项下,则交由财务部到银行进行相关事项。
第11步:到核销单等相关单据回来后,将单据交由财务部进行结汇,办理核销退税手续。
以上所有自己保存的单据按合同和客户编号先后顺序进行分档管理。
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