合同存档管理(合同归档管理办法)
1.合同归档管理办法
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合同归档管理制度
1.目的
为进一步规范、加强公司各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。
2.适用范围
适用于公司各类合同的管理。
3.职责
3.1行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；
3.2各部门是本制度执行的责任部门。
4.合同分类管理
合同分类|管理部门|备注|
（客户）商务类|行政人事部|存档文件为原件|
（供应商）商务类|行政人事部|
技术类|行政人事部|
（客户）保密类|行政人事|
质量类|行政人事部|
人事类|行政人事部|
其他|行政人事部|
5.合同编号
6.5.1编号规则
HSNE—XXXX—X—XXXX
文件编号
企业代码年份 流水号
5.2文件编号
SW|商务合同|ZL|质量协议|
JS|技术协议|BM|保密协议|
QT|其它|
7.归档管理
8.6.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批签订并履行完后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，合同签订部门自行保管一份）；
6.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；
6.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；
6.4市场营销部的各类合同（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文件归档部门备份。
2.签订保管合同应注意事项有哪些?爱问
1、保管合同的成立。
保管合同为实践合同，即保管合同仅有承诺生效，双方意思表示一致，该合同仍不能成立，还须寄存人将保管物送保管人，保管合同方才成立。 2、保管凭证应记载的事项。
保管凭证是保管合同的一个重要证据，需注意以下事项： （1）若保管凭证仅为接受保管物凭证，则所记载事项较为简单，只需记明保管人及所收保管物的名称、数量等基本情况。 （2）若保管凭证即为保管合同，则签订保管合同应使用全国统一的保管合同文本，保管合同应尽量做到条款齐备、文字涵义清楚、责任明确。
3、保管人的限制。保管合同是以保管物品为目的的合同。
委托人将自己的物品交给保管人保管，只是把该物品的使用权交给保管人保管，该物的物权仍归委托人，保管人只能按合同约定妥善管理的义务，并承担保管期间的毁损、灭失责任。 保管人不得将保管物转交第三人保管，但当事人另有约定的除外。
保管人违反该规定将保管物转交第三人保管，对保管物造成损失的，应当承担 损害赔偿 责任。 4、保管费用。
订立保管合同时应当明确保管费用，否则保管会是无偿的义务行为。无偿的保管行为除保管人能证明自己没有重大过错行为不承担赔偿责任外，其他情形也要承担保管物的损害赔偿责任，因此，在订立保管合同时，应明确保管物应支付的费用。
5、保管合同的诉讼时效。 《民法通则》 第一百三十六条规定，寄存财物被丢失或者损毁的，诉讼时效期间为1年。
3.转人事档案手续能代办吗?五险一金是否也能一起代转?如果想把档案
人事档案保存 1 。
单位委托保管人事档案手续如何办理？ （1） 委托单位营业执照副本（复印件），加盖公章； （2） 与我中心签定《单位委托人事代理协议书》； （3） 提供委托存档人员名单（名单需注明姓名及档案原所在单位全称）。 2 。
流动人员个人存放人事档案具备哪些条件？ （1） 存档人员的年龄：原则上男性50岁以内，女性45岁以内； （2） 原工作单位必须同意调出； （3） 档案内容齐全 。 3 。
人事档案的主要内容是什么？ （1） 不同阶段的履历表 （2） 派遣证、招工表或就业登记表 （3） 年度考核表 （4） 大中专毕业生转正定级材料 （5） 专业技术职称资格变动材料 （6） 婚姻状况变更材料 （7） 因公或因私出国（境）的记载材料 （8） 奖惩材料 （9） 党、团材料 （10）工龄审定表 （11）与用人单位签定的劳动合同等 4 。 我中心为存档人员提供那些服务项目？ （1） 为流动人员办理调档、存档手续； （2） 为流动人员办理转存和调出手续； （3） 为申请因私出国（境）的存档人员出具各种公证证明； （4） 负责为高校毕业生办理一年见习期满转正定级手续； （5） 为专业技术人员办理评定专业技术职称的申报工作； （6） 为存档人员出具有关人事证明（边境证明、婚姻状况证明、考学证明、工龄证明等）； （7） 负责流动人员档案材料的收集、整理、归档、保存等。
5。 如何办理存档手续？ 流动人员需持本人居民身份证来我中心开具商调函，凭商调函回原单位办理档案转移手续，待行政、工资关系转来后，即可与我中心签定存档合同；京外人员需出具本人居民身份证、在京地区暂住证，在京单位聘用合同。
6。 如何办理档案和人事关系的转出手续？ （1） 个人委托存档人员要求调出时，需持接收单位人事部门的商调函或正式调函；集体委托存档人员要求调出时，除接收单位接收函外，还要委托单位出具同意调出的证明； （2） 以上手续齐全。
我中心负责办理档案的密封和人事关系的转出手续。 （3） 存档人员在办理完毕转出手续后，与我中心签定的存档合同即终止，存档人员须将存档合同书及存档卡退回我中心。
（4） 档案和人事关系的转出必须由存档人员本人或接收单位人事部门凭单位介绍信办理，不能委托他人代办。 7.存档人员注意事项 （1） 存档人员交纳档案管理费、接受各种服务时须出示存档凭证和本人身份证，存档人员中重名的很多，以避免张冠李戴，给您造成不便； （2） 来中心办事前应先来电话咨询，弄清办事程序及所需证件材料等，免得因跑冤枉路而浪费您的宝贵时间； （3） 存档期间若您的工作单位发生变动，应要求调出单位为您出具工作鉴定，并将鉴定材料交人才中心存档，这能证明您的工作经历，对您今后工作、办事很重要； （4） 存档期间若联系电话、通信地址发生变动，请及时通知人才交流中心，以便有事能及时通知您，确保您的利益不受损害。
（5） 调出档案前请要提前一个工作日电话通知我们，我们会提前为您整理好档案，第二个工作日之后您可随时取走档案，减少您在人才交流中心等候的时间。 8.高校应届毕业生管理 1。
对委托存档单位接收的高校应届毕业生，我中心提供哪些服务？ （1） 户籍管理。 负责为户口已落入我中心集体户口的毕业生，按户籍管理条件接受当地派出所的查询、管理、服务。
（2） 档案管理。负责办理毕业生档案的接收管理手续。
（3） 负责为毕业生办理转正定级手续。 （4） 负责为毕业生办理初次专业技术职称资格的认定工作。
（5） 负责为毕业生提供其它有关人事工作方面的服务。 2 。
在我中心存档的高校应届毕业生见习期满后，如何办理转正定级手续？ 凡在我中心存档的应届高等院校毕业生，一年见习期后，可以在我中心申请办理转正定级手续，具体办理程序： （1） 填写《高等院校毕业生见习期考核表》。 （2） 存档人员从业单位填写考核意见，加盖公章后，报中心审核办理转正定级手续。
4.合同的档案管理
合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。
合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果有纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。
其主要内容包括：档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
1、合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门
主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件：防火，防潮。
7、合同文档必须专人负责管理。
5.档案管理的注意事项包括那些
档案管理应注意这几方面：文件分类、文件整理、标签标明、特殊文件、钥匙的保管。
1、文件分类 公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是进行文件分类。
2、文件整理 分好类别的文件，不要一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。
3、标签标明 把文件逐一装好之后， 记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。 4、特殊文件 每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的标记，用于提醒自己，或者提醒他人。
需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。 5、钥匙的保管 一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在自己身上，而随身佩戴就表明自己一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎， 不要随意交给他人。
