机关档案室建设方案(档案室建设方案)
机关档案室建设方案
机关档案室建设方案
机关档案室建设方案【1】
为规范全省司法行政机关执法行为，促进严格、公正、文明执法，切实推进全省司法行政机关执法档案建设工作全面深入开展，根据省委政法委《关于在全省政法系统建立执法档案工作的意见》(鄂政发[20**] 41号)要求，结合我省司法行政工作实际，现就全省司法行政机关执法档案建设工作提出如下实施方案：
一、指导思想和目的
坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，牢固树立科学发展观，进一步加强执法档案建设，通过建立执法档案，将执法主体的执法行为、执法质量、执法能力、执法绩效以档案的形式予以记录和考核评估，从而不断增强全省司法行政机关执法人员执法质量意识，规范执法行为，提高执法水平，做到严格、公正、文明执法，为构建法治湖北、平安湖北和和谐湖北创造良好的法治环境。
二、执法档案范围
执法档案包括单位执法档案和个人执法档案。建立执法档案的具体范围如下：
(一)单位执法档案。建立单位执法档案的范围是各级司法行政机关具有执法职能的部门。
具体包括：省厅、市(州)、直管市、神农架林区、县(市、区)司法局机关具有执法职能的部门(律师公证、基层、法制、司法考试、法制宣传教育、安置帮教、司法鉴定、社区矫正、法律援助部门)、司法所，省监狱局、劳教局、各监狱劳教单位及具有执法职能的部门(刑罚执行、劳教执行、狱侦、教育、生产劳动、生活卫生、法制等部门)，各监区、分监区，劳教所大队、中队。实行一单位一档(式样见附件一)。
(二)个人执法档案。各级司法行政机关从事具体执法工作的公务员(司法行政机关领导成员的执法档案由同级政法委统一建立)、省监狱局、劳教局、各监狱劳教单位领导成员和从事具体执法工作的干警建立个人执法档案。实行一人一档(式样见附件二)。
三、执法档案内容
单位执法档案的基本内容有：
(一)基本情况
1.执法职责范围
2.执法岗位设置
3.领导成员及其分工
4.执法人员数量及构成
(二)执法情况
5.履行职责情况
6.履行职责效果，包括案卷评查、执法检查、投诉控告情况
7.执法工作创新及其他执法活动
(三)专项工作情况
8.围绕上级机关中心任务开展的专项工作情况
9.涉法涉诉信访工作、督办协调案件和影响社会稳定重大问题处理情况
10.专项治理工作情况
(四)奖惩情况
11.日常表彰奖励和惩处及评优、记功等
12.执法过错认定，执法过错责任追究，违法违纪查处，国家赔偿等考核情况
(五)执法考核情况
13.执法总结
14.年度考核结论
四、个人档案的基本内容
(一)基本情况
1.个人姓名、性别、出生日期、文化程度、政治面貌、执法岗位、职务、执法证号(警号)
2.简历
3.执法职责
(二)执法情况
4.执法内容和数量
5.执法质量，包括案卷评查、执法检查、投诉控告情况
6.执法工作创新及其他执法活动
(三)专项工作情况
7.围绕上级机关中心任务开展的专项工作情况
8.督办案件、影响社会稳定重大问题处理情况
9.专项治理工作情况
(四)奖惩情况
10.日常评优、记功、奖励、晋职晋级及惩处等
11.执法过错认定，执法过错责任追究，违法违纪查处，国家赔偿等
(五)执法考核情况
12.执法工作总结
13.年度考核结论
以上各项，在内容不减少的前提下，可根据实际情况增加、变通或合并。
四、执法档案的建立、管理和运用
(一)建立执法档案按照“统一组织、分级实施、跟踪考核、动态管理”的方法进行。省厅负责厅机关有执法职能的处室、省监狱局、省劳教局的单位执法档案和厅机关执法人员、省监狱局、省劳教局领导成员的个人执法档案的建立和管理工作。
省监狱局、劳教局负责局机关有执法职能的处室、下级监狱、劳教单位的执法档案和局机关干警、下级监狱、劳教单位领导成员的个人执法档案的建立和管理工作。
各监狱、劳教单位负责本单位有执法职能的单位(科、监区、分监区、大队、中队)执法档案和干警个人执法档案的建立和管理工作。市(州)、直管市、神农架林区、县(市、区)司法局和司法所比照省厅进行本地区司法行政机关单位和个人执法档案的建立和管理工作。
原则上，各单位承担法制职能的机构负责执法档案的建立，核实填报内容，记载考评结果，对执法档案工作进行检查、监督;政治部门负责执法档案的统一管理和使用。
(二)执法档案材料的收集采取日常记载与定期收集相结合的方法进行。原则上，单位和个人执法档案的基本情况、执法情况、专项工作情况和奖惩情况等由执法单位(处室)和个人填写、单位(处室)负责人核准后及时入档。执法总结和自查评定按年度由执法单位和人员填写，单位(处室)负责人签署意见，建档部门负责填写考核评定结果。
(三) 执法档案卷宗分年度设立。执法人员调整岗位人员流动的，档随人走。执法档案查阅实行领导审批制度。
(四) 执法考核等次分为优秀、合格、基本合格和不合格等次。执法考核结果向考核对象公开，考核对象无异议后归档。考核对象提出异议的，由建档部门进行审查复核。
(五)执法质量考核结果作为衡量各单位及其所属执法部门、执法人员工作实绩的重要指标。单位执法档案考核结果为基本合格、不合格的，主要领导及分管领导一年内不得评先、晋级晋职。
干部选拔、任用，评优记功，要调阅执法档案，对档案中有执法质量与效率不高、考核不合格的，取消当年评先资格。连续两年不合格的，调离执法岗位。
五、组织领导
(一)加强领导，精心组织。建立执法档案时间紧、任务重、工作量大、要求高，各单位要高度重视，主要领导要亲自抓好落实，政工部门和法制机构要协同配合，共同抓好执法档案建设的协调、指导和监督工作。
各单位应成立主要领导任组长，分管领导任副组长，相关职能部门负责人为成员的执法档案工作领导小组，领导小组下设办公室，负责开展执法档案的建立、考评和其他日常工作。
(二)规范运行，注重实效。要结合执法实际，制定执法档案考核办法，量化考核内容和规范考核程序。要以建立执法档案为契机，建立执法问题查摆整改长效机制，将执法问题排查纠错工作日常化，在全社会树立司法行政机关严格、公正、文明执法的良好形象，促进司法行政各项工作有效开展。
(三)结合实际，逐步完善。建立执法档案是一项全新的'工作，各单位要根据本单位执法工作特点，不断探索和总结建档的有效途径和方法，不断提高执法档案的科学性、规范性，实效性。
(四) 分步实施，稳步推进。各单位于20**年11月底前将执法档案实施方案、执法档案工作的分管领导、工作部门和工作人员报厅法制处备案，并于年底前完成建档工作。省厅将适时组织召开会议，交流执法档案建设经验，促进执法档案建设工作健康发展。
机关档案室建设方案【2】
根据绍兴市档案局《绍兴市直部门、单位20**年数字档案室建设工作计划》，我办拟于20**年12月前完成数字档案室建设及申报和认定工作。为此项工作得到全面落实，特制定方案如下：
一、指导思想
以党的十七届四中全会、省委十二届六次全会、市委六届八次会议、全省和全市档案工作会议精神为指导，以坚持科学发展，积极适应“四个变化”，实现“四个转移”为重点，以加强档案基础业务建设和档案队伍建设，以人防发展和绍兴经济社会发展服务为目标，促进绍兴人防事业的发展。
二、目的要求
按照绍兴市档案局关于开展数字档案室建设工作的通知要求，我办的数字档案室建设要本着“少花钱，多办事，办好事”的原则，既要确保数字档案室建成后的质量达到优秀等级，又要确保我办数字档案室建设在2010年12月建成，为我办档案室省三级达标打好基础。
三、方法步骤
具体分三个阶段实施：
(一)准备阶段(20**年3月—20**年4月上旬)：
1、成立数字档案室建设领导小组。
组 长：李幼兴
副组长：李根法 傅仕法
成 员：何铁峰、金近、任明、王韵芳、刘笑、张莘昕
领导小组下设四个工作小组，即综合协调组、设备保障组、网络建设组、档案扫描组。傅仕法同志为综合协调组组长，任明同志为设备保障组组长，何铁峰同志为网络建设组组长，金近同志为档案扫描组组长。
2、明确分工：
(1)综合协调组的主要任务：
①负责实施计划的制定
②建立数字档案室相关规章制度
③负责各组之间的协调;负责与市档案局的联系
④负责数字档案室的申报和认定事宜
(2)设备保障组的主要任务：根据数字档案室建设的需要配置设备设施。
(3)网络建设组的主要任务：
①协助综合档案室完成网络原文版档案管理软件的安装开通;
②协助综合档案室完成档案室计算机与本办办公自动化系统的连接;
③启用OA系统发文管理模块中本办电子文件的流转;
④按照政府信息公开条例要求，在本办互联网上公布相关文件。
(4)档案扫描组的主要任务：协助综合档案室完成目录数据库和全文数据库建设。
(二)实施阶段(20**年4月-20**年11月)：
市档案局《关于开展数字档案室建设工作的通知》明确，市档案局将对数字档案室建设工作进行统一部署、统一规范、统一指导，因此在实施阶段，各组的职责就是根据市档案局的统一部署开展各项工作，协调组负责数字档案室建设工作的进度。
(三)申报和认定阶段(20**年12月)：
整理数字档案室建设的申报材料，起草数字档案室建设认定报告，接受市档案局的验收和认定确保验收认定达到优秀等级。
附件：绍兴市人防办数字档案室建设目标任务分解表
二○**年三月二十八日
附件：
绍兴市人防办数字档案室建设目标任务分解表
| 认定项目
档案室建设方案档案室建设方案 档案室建设方案【1】 为进一步推进我局档案规范化、标准化、科学化建设，争创省二级综合档案室，根据《省机关档案工作目标管理省级认定办法》有关规定，结合我局档案目标管理实际情况和争创活动的要求，我局决定2011年开展档案升级达标工作，特制定如下实施方案： 一、指导思想 以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，以档案管理省二级标准为依据，本着“对历史负责，对现实服务，替未来着想”的原则，进一步加强和规范我局档案工作。通过争创活动，全面加强机关管理，提升工作效能。 二、工作目标 高标准、高质量地完成我局档案争创省二级管理水平的目标，促进我局各项工作规范化建设，从而更好的服务于我市交通事业。 三、组织领导 我局档案目标认定工作是一项综合性、系统性工程，必须凝全局之力、聚全局之智，统一部署，分工协作。为加强领导，搞好协调，努力实现档案目标管理升级，我局决定对原档案工作领导小组成员进行充实调整，领导小组由沈培兴任组长，赵文松任副组长，我局相关科室负责人及档案员为成员，全面负责档案升级工作。 四、实施步骤 为确保我局档案目标管理升级工作如期完成，将整个工作分为四个阶段：动员准备阶段、收集整理阶段、自检补差阶段和整改验收阶段。 第一阶段(2月上旬～5月底)：动员准备阶段。 制定我局档案工作争创省二级目标管理实施方案;调整充实我局档案管理工作领导小组;召开有关人员会议，部署档案目标管理认定工作。组织小组成员认真学习《中华人民共和国档案法》等文件，组织到兄弟单位参观学习，提高对档案管理升级工作重要性的认识。 同时邀请市档案局指导科老师来我局讲授有关档案业务知识，对我局档案达标工作进行指导，发现不足和需要改进的地方，及早准备，制定整改完善措施。 第二阶段(6月上旬～9月底)：收集整理阶段。 根据档案类别，实行分块操作。 1.文书档案。由局综合档案室负责，各部门按照要求将本科室业务工作中形成的材料收集整理移交局综合档案室，移交时间不得超过2011年5月底。 2.综合材料。大事记、全宗介绍、机构沿革、专题材料的编写，制度汇编等由交编办负责，各科室和熟悉本局工作情况的相关同志配合完成，2011年9月上旬交稿。 3.会计档案。由局财务科负责，截止2009年的`财务档案及各年年报电子版，2011年9月底前整理完毕，编制电子案卷目录交档案室。 4.科技类档案。由工程科、档案室负责工程档案的归档和数字化备份。2011年9月底前交档案室。 5.声像、实物档案。由各科室、档案室共同负责，各科室负责整理好本科室的声像档案，编目，填写说明。实物档案统一移交档案室，2011年9月底前完成收集整理。 因档案工作繁琐，信息录入量较大，决定采取集中整理和分散录入相结合的方式，各科室要尽力配合，工作分配量化到人，保证按时保质保量地完成工作任务。 第三阶段(10月上旬～10月底)：自检补差阶段。 我局档案管理领导小组根据《省机关档案工作目标管理审计认定自检评分表》进行自检打分，对自检中存在的问题进行认真补课。邀请市档案局到我局指导档案工作，进行预检，并根据提出的意见及时落实整改。办公室负责自检工作安排及有关材料的准备。 第四阶段(11月上旬)：申报验收阶段。 1.申报。按照省二级标准，组织撰写申报省二级档案管理的申请报告、自检报告(主要包括我局概况，开展档案工作目标管理的措施及自我评价等)、我局档案工作基本情况登记表、自我检查评分表。 2.验收。根据预检中发现的不足，限期落实整改，在各项工作准备就绪后，最终接受市档案局的考核验收。力争在20**年11月底前达标。 五、工作要求 (一)档案目标管理认定工作涉及到我局各科室，仅靠个别科室和档案员是难以完成的，各科室必须充分认识这次档案升级工作的重要性，充分发扬团结协作的精神，在人员安排、时间安排、经费投入全力支持下，做到互帮互助，争取高标准、高质量地完成我局档案争创省二级目标任务。 (二)解决档案库房防磁柜、阅览室等硬件问题，确保档案库房安全牢固，库房严格按照“九防”要求，切实做好防光、防潮、防滋、防蛀、防尘、防水、防盗、防高温、防污染工作，配齐防磁柜、温湿度自动记录仪等必要硬件设备，确保档案安全无损。 根据我局档案整理进度，对所需要硬件设施的配置及费用支出，由档案室提出意见报我局领导审定予以安排，为档案升级达标工作如期完成提供后勤保障。 (三)我局档案目标管理争创省二级标准的实施，工作任务重，时间紧，要求高，标准严，同时也为我们提供了一个迎接挑战、提高进步的难得机遇。各科室人员都要积极参与，充分发挥各自潜能，尽心竭力协助档案员做好档案升级工作，确保顺利实现创建任务。 档案室实施方案【2】 一、指导思想 加强档案的集中统一管理，保证公司档案的完整、准确;确保档案的安全和有效利用，提升整体服务功能。 二、档案管理工作 (一)档案材料的收集 建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限;对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全;及时催办整理完成的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档，并做好台帐管理。 (二)档案的归档、立卷与管理 依据档案来源、时间、题目、内容顺序分成若干层次和类别进行分类。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件、请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。 每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。 (三)档案的保管 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等工作。 (四)档案的鉴定分类 从档案的内容、来源、时间、名称等方面鉴别档案的价值，以鉴定量分重点保管和一般保管。重点保管档案应设立专人专柜保管， 并按档案保管期限分永久、长期、短期三种以确保档案的价值。 (五)档案借阅、利用工作 凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经主管领导签批后方能调阅。 案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。借阅期限不得超过三个星期，到期归还;如需再借，应办理续借手续。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。 借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 本公司内档案管理的利用方式有： 1、提供档案原件; 2、提供档案复印件; 3、提供文献索引资料。 4、档案管理部门应主动向各部门员工提供公司档案编研信息服务。 三、档案室工作职责： 1、完成文书档案、声像档案、规划档案、基建档案、 房产档案，在每年的规定时间(即每半年)完成档案的接收(收集)、整 理、分类、归档等工作。 2、做好室藏建设。一是整理档案库房，达到规定要求。二是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各类档案上架入库保管。 3、开展档案开发利用工作，办理借阅与咨询;积极开发档案信息资源，为本公司工作服务。 4、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作，对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请公司予以处理，对保护档案有功者，提请公司给予表彰。 5、做好档案信息编研工作。编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编，整理专题汇集、发文汇集等参考资料，收集统计档案工作基本情况，编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。 |
