华恒智信为企业管理者有效克服在沟通中遇到的障碍提供了三条建议,用以提高组织内的沟通效率,达到优化组织沟通的目的。
一、沟通要有明确的目的性
管理者在沟通前应检查沟通的目的。首先要对沟通内容有正确、清晰的理解,制定符合实际的信息沟通计划;还应该认清这次沟通的意义所在,比如通过这次沟通能够收获什么。重要的沟通最好事先征求他人的意见,每次沟通要解决什么问题,达到什么目的,沟通者和被沟通者都应该清楚。此外沟通不仅仅是下达命令,宣布政策和规定,而且是为了统一思想,协调行动。
二、沟通要有诚意,要取得信任并与被沟通者建立感情
沟通双方的感情会影响沟通的效果。要进行有效的沟通,管理者应避免以自己的职务、地位、身份为基础进行沟通,不能因身为管理者就独断专权,不能以自己在公司中的地位,给员工制造一种紧张的气氛。
华恒智信认为,员工对管理者在某一方面的不信任可能会波及到其他方面,因而为了提高双方的信任度,使管理者可以接纳部属内心各种真实的想法,让员工感到什么话都敢跟你说,管理者应尽量在各方面得到员工的信任,以加强相互之间的有效沟通。
三、设计固定畅通的沟通渠道,形成沟通常规
如果没有明确的沟通渠道,企业就必然呈现自发的无组织状态,以致别人提供的信息并不需要,而需要的信息又无法提供,效能下降。
随着企业规模扩大、人员增加、机构复杂、信息流量上升,为使信息能有序的流动,管理者一定要建立稳定合理的信息传播体系,以便控制企业内部的横向及纵向的信息流动,使各部门及员工都有固定的信息来源。
障碍因素
特征综述
内部有效沟通的最大障碍在于管理者高估了自己的管理权而对权力空隙估计不足.管理者的观念和由此而及的思维方式还固守着旧的习惯.如果管理者仍偏重于以物为中心的重事管理思想,那么传统管理模式的某些特性必然体现出来,其核心强调管理者的权力和威严.管理者在权力幻想之下,其所谓的沟通必然出现以下特征:
以自我为中心,认知模式刚性
思维是沟通的基础.任何一个有目的的沟通皆始于自我.因此.自身的思维是影响有效沟通的重要因素.过于迷信自身思维方法的管理者既主观又武断,缺乏客观、公正、公平之心.既不能正视自我也不愿正视他人,更谈不上设身处地站在对方的角度考虑问题.
因此,管理者注重的仅仅是把信息传递出去,忽视了信息接收者的感受,同时对信息接收者是否理解这一信息也不置一顾,显然有效沟通不成立.
以自我为中心,过于迷信自身思维方法的管理者其认知模式往往具有剧性化特征,以静态的思维面对时代的发展和社会的进步,久而久之,管理者非但不了解别人.甚至都不了解自己,不了解自身与现实的差距有多大.另一方面,面对具有较强等级观念的权威性管理者.下属出于自身前途的利弊考虑,发送的信息可能更倾向于附和管理者的愿望以回避风险.管理者接收了此类信息后在一定程度上更强化了其认知模式的剐性.如此之沟通只能陷入一种恶性循环.管理者更固守于传统的思维,被管理者更热衷于传递失实的信息,最终结局只能是组织内部人心涣散,更可悲的是管理者自身甚至还未意识到到底哪个环节出了问题.
沟通呈现静态特征
如前所述,有效沟通是一种动态的双向行为,而双向的沟通应得到充分的反馈,只有沟通的主体、客体双方都充分表达了对某一问题的看法.才具备有效沟通的意义.因为在复杂的社会环境下,组织内部多样化程度越来越高.相互之间的依赖也越来越强,各种对目标、职责、利害关系等认识的分歧也越来越大,同时,也只有在增强主客体上下交流的过程中.才能引导人们从不同的角度看问题,消除一些不必要的误解和偏见.如此才能使组织成为一个相互依赖的合作整体.从而顺利达到组织追求的目标.而以自我为中心的权威型管理者发送信息时漠视信息接收者的反应,从而使沟通仅局限于从上到下的单向沟通.
沟通缺乏真诚之心
真诚是理解他人的感情桥梁.而缺乏诚意的交流难免带有偏见和误解.从而导致交流的信息被扭曲.在管理关系比较简单的传统管理模式下.管理者和被管理者彼此缺乏相互的渗透.缺乏情感的互动效应.实际上.沟通中信息发送者的目的是否能达到完全取决于信息接收者.因此管理者只有在转变观念,弱化自己的权力.把对方看成合作伙伴的前提下才能与被管理者进行心理沟通.
沟通渠道相对闭塞
自由开放的多种沟通渠道是使有效沟通得以顺利进行的重要保证.从管理的角度考虑.沟通是一个长期积累和长期不懈努力的过程,因此,沟通不仅仅是管理中的技巧和方法,更是一种组织制度.在我国,开会可能是传递、发送信息的一个最常见的场所.一个具有实质内容的.安排妥当的会议将是同时完成意见沟通和管理目的的有效工具.但如果会议的召开只是为了满足权威型领导展示其权威的欲望,或者是没有实质意义的沟通,只会引起人们的反感,显然违背了有效沟通的本意.
英国作家萧伯纳很形象地说道:如果你有一个苹果,我有一个苹果,彼此交换,那么每人只有一个苹果;如果你有一种思想,我有一种思想,彼此交换,每个人就有了两种、甚至多于两种思想。
心理学家ERICK FROMM说过:“我们每一个人均有与他人沟通的需要,人类可利用沟通克服孤单隔离之痛苦,我们有与他人分享思想与感情的需要,我们需要被了解,也需要了解别人。” 沟通既是一门科学,更是一门艺术。
在经济发展的现代,沟通的重要性正日益显现。比如,政府和人民之间的“管道”不通畅了,有了民怨,要沟通;公司与职员之间有了“鸿沟”,造成“劳资纠纷”,要沟通;父母与子女之间有了“代沟”,出现了所谓叛逆的子女,霸道的父母,要沟通;连自己,想不开,好像脑袋的沟给堵住了,要好好思前想后一番,也要沟通。
“沟通”就是把不通的管道打通,让“死水”成为“活水”,彼此能对流、能了解、能交通、能产生共同意识。沟通的信息是包罗万象的。
在沟通中,我们不仅传递消息,而且还表达赞赏之情、不快之意,或提出自己的意见观点。从表面上来看,沟通是一件简单的事。
有的人认为,只要有沟通的意识,主动沟通是水到渠成的事,不需要学习沟通技巧;也有人认为,只要掌握了沟通技巧,沟通其实很简单。在实际工作中,存在着沟通误区,简单归纳为以下几个方面: 第一,“沟通不是太难的事,我们每天不是都在做沟通吗?”如果从表面上来看,沟通是一件简单的事,每个人的确每天都在做,它像我们呼吸空气一样自然。
但是,一件事情的自然存在,并不表示我们已经将它做得很好。由于沟通是如此“平凡”,以至我们自然而然忽略它的复杂性,也不肯承认自己缺乏这项重要的基本能力了。
第二,只要具有沟通意识,主动进行沟通是水到渠成的事。无论是在工作中还是在生活中,都可能遇到一些特别自信、能力强、居高临下的人,他们习惯于扮演教师、权威、家长的角色,喜欢别人依赖他,与这样的人沟通会产生压力感,从而给沟通制造了无法逾越的障碍。
其实,即使是最懂得沟通的人,也会试图改进他们的沟通风格和技巧。 第三,沟通成功与否,最重要的在于技巧。
沟通者过于迷信沟通技巧。在沟通中很重要的是要创造有利于交流的态度和动机,把心敞开,也就是常说的沟通从心开始,学习沟通之后也不能保证日后的人际关系就能畅通无阻,但有效的沟通可以使我们很坦诚的生活,很人情味的分享,以人为本位,以人为关怀,在人际互动过程中享受自由、和谐、平等的美好经验。
第四,沟通就是寻求统一。沟通者不能容忍另类思维,有的人认为观点不一样,好像就是挑战他不对,沟通的目的不是要证明谁是谁非,也不是一场你输我赢的游戏,你的目标是要沟通,而不要抬扛。
有效的沟通不是斗勇斗智,也不是辩论比赛。 第五,沟通就是说服别人。
在沟通中也有这种情形,某人掌握整个谈话,其他人只有做听众或服从的份。“沟通”一词来源于“分享”这个拉丁词汇。
进行沟通时需要特别注意的问题是,沟通必须是互相分享,必须是双向的,要跳出自我立场而进入他人的心境,目的是要了解他人,并不是要他人同意,避免坠入“和自己说话”的陷阱,这样沟通才能有效。 第六,面对面的沟通要比书面表达容易有效得多。
面对面沟通比书面沟通容易这个事实并不一定意味着这种方式更有效。事实可能正好相反,正因为面对面沟通太容易了,我们才不会仔细考虑我们要说的话,也就是说,我们要说的话不一定能够恰如其分地表达我们想要表达的意思。
这个理论说明,当我们对说和问不同对待的时候,即说的多或问的多,就会使别人对你产生不同的印象,影响别人对你的信任度。沟通视窗的信息四区间 ◆公开区:就是你知道,同时别人也知道的一些信息。
(如:身高、体重) ◆盲区:就是关于自己的某些缺点,自己意识不到,但是别人能够看到的缺点。如性格上的弱点或者坏的习惯等。
◆隐藏区:就是关于你的某些信息,你自己知道,但是别人不知道。例如阴谋,秘密等。
◆未知区:就是关于你的某些信息,你自己不知道,别人也不知道。例如某人自己身上隐藏的疾病。
沟通视窗的运用技巧 1 在公开区的运用技巧 他的信息他知道,别人也知道,这会给人什么样的感觉呢?善于交往的人、非常随和的人。这样的人容易赢得我们的信任,容易和他进行合作性的沟通。
要想使你的公开区变大,就要多说,多询问,询问别人对你的意见和反馈。 这从另一个侧面告诉我们,多说、多问不仅是一种沟通技巧,同时也能赢得别人的信任。
如果想赢得别人的信任,就要多说,同时要多提问,寻求相互的了解和信任,因为信任是沟通的基础,有了基础,就不难建设高楼大厦。 2 在盲区的运用技巧 如果一个人的盲区最大,会是一个什么样的人?是一个不拘小节、夸夸其谈的人。
他有很多不足之处,别人看的见,他却看不见。造成盲区太大的原因就是他说的太多,问的太少,他不去询问别人对他的反馈。
所以在沟通中,你不仅要多说而且要多问,避免盲区过大的情况发生。 3 在隐藏区的运用技巧 如果一个人的隐藏区最大,那么关于他的信息。
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