在管理学中,计划具有两重含义,其一是计划工作,是指根据对组织外部环境与内部条件的分析,提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径。其二是计划形式,是指用文字和指标等形式所表述的组织以及组织内不同部门和不同成员,在未来一定时期内关于行动方向、内容和方式安排的管理事件。
计划的种类很多,可以按不同的标准进行分类。主要分类标准有:计划的重要性、时间界限、明确性和抽象性等。但是依据这些分类标准进行划分,所得到的计划类型并不是相互独立的,而是密切联系的。比如,短期计划和长期计划,战略计划和作业计划等。
哈罗德·孔茨和海因·韦里克从抽象到具体,把计划划分为:目的或使命、目标、战略、政策、程序、规则、方案,以及预算。
1、认识机会
认识机会先于实际的计划工作开始以前,严格来讲,它不是计划的一个组成部分,但却是计划工作的一个真正起点。
因为它预测到了未来可能出现的变化,清晰而完整地认识到组织发展的机会,搞清了组织的优势、弱点及所处的地位,认识到组织利用机会的能力,意识到不确定因素对组织可能发生的影响程度等。
2、确定目标
制定计划的第二个步骤是在认识机会的基础上,为整个组织及其所属的下级单位确定目标,目标是指期望达到的成果,它为组织整体、各部门和各成员指明了方向,描绘了组织未来的状况,并且作为标准可用来衡量实际的绩效。
计划的主要任务,就是将组织目标进行层层分解,以便落实到各个部门、各个活动环节,形成组织的目标结构,包括目标的时间结构和空间结构。
3、确定前提条件
所谓计划工作的前提条件就是计划工作的假设条件,简言之,即计划实施时的预期环境。负责计划工作的人员对计划前提了解得愈细愈透彻,并能始终如一地运用它,则计划工作也将做得越协调。
4、拟定可供选择的可行方案
编制计划的第四个步骤是,寻求、拟定、选择可行的行动方案。“条条道路通罗马”,描述了实现某一目标的方案途径是多条的。
通常,最显眼的方案不一定就是最好的方案,对过去方案稍加修改和略加推演也不会得到最好的方案,一个不引人注目的方案或通常人提不出的方案,效果却往往是最佳的,这里体现了方案创新性的重要。
5、评价可供选择的方案
在找出了各种可供选择的方案和检查了它们的优缺点后,下一步就是根据前提条件和目标,权衡它们的轻重优劣,对可供选择的方案进行评估。评估实质上是一种价值判断,它一方面取决于评价者所采用的评价标准;另一方面取决于评价者对各个标准所赋予的权重。
一个方案看起来可能是最有利可图的,但是需要投入大量现金,而回收资金很慢;另一方案看起来可能获利较少,但是风险较小;第三个方案眼前看没有多大的利益,但可能更适合公司的长远目标。应该用运筹学中较为成熟的矩阵评价法、层次分析法、多目标评价法,进行评价和比较。
6、选择方案
计划工作的第六步是选定方案。这是在前五步工作的基础上,作出的关键一步,也是决策的实质性阶段——抉择阶段。可能遇到的情况是,有时会发现同时有两个以上可取方案。在这种情况下,必须确定出首先采取哪个方案,而将其他方案也进行细化和完善,以作为后备方案。
7、制定派生计划
基本计划还需要派生计划的支持。比如,一家公司年初制定了“当年销售额比上年增长 15% ”的销售计划,与这一计划相连的有许多计划,如生产计划、促销计划等。
再如当一家公司决定开拓一项新的业务时,这个决策需要制定很多派生计划作为支撑,比如雇佣和培训各种人员的计划、筹集资金计划、广告计划等等。
8、编制预算
在做出决策和确定计划后,计划工作的最后一步就是把计划转变成预算,使计划数字化。编制预算,一方面是为了计划的指标体系更加明确,另一方面是使企业更易于对计划执行进行控制。定性的计划往往可比性、可控性和进行奖惩方面比较困难,而定量的计划具有较硬的约束。
通俗地概括为六个方面,即做什么、为什么做、何时做、何地做、谁去做和怎么做。简称5W1H。
1、做什么就是要明确计划的目标任务和要求,明确每一个时期的中心任务和工作重点。
2、为什么做就是要明确设立目标任务的必要性,并论证实现目标任务的可行性。
3、何时做就是选定计划实施的时机,以及规定计划中各项工作的开始和完成的进度,以便进行有效地控制和对能力资源进行平衡。
4、何地做就是规定计划实施地点或场所,了解计划实施的环境条件和限制,以便合理安排计划实施的空间组织和布局。
5、谁去做就是计划不仅要明确规定目标任务、地点和进度,还应规定由哪个主管部门负责。
6、怎样去做就是制定实施计划的措施,以及相应的政策和规则,对资源进行合理分配和集中使用,对人力、生产能力进行平衡,对各种派生计划综合平衡等。
如果想要成功的分配时间,你可以使用估计、分配与控制等方法,你还可以用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式来达到目的。
对于各种不同的事,是否分配了恰当的时间去做?是否将有限的,几小时利用得有效?要将这些问题仔细地分析,然后,就必须决定何事应先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做,结果很可能使堆在下面的旧公文"越陈越香"了。很多事,就是如被搁置以致成了无法解决的问题。
要避免这种错误,只有在每天晚上或早晨,坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西,花点时间浏览一番,并且归类,分成数堆,再分别缓急依次排好,例如使用日事清进行日程管理,将收集箱内的每一件事情按着四个象限的标准分配,之后再进行下一步的处理。"陈年老酒"就可绝迹了。
计划职能。计划职能是对管理进行预先筹划和安排的一项活动。
计划职能的特点:预先性;预测性;评价性;选择性;调整性。
计划工作主要包括的内容:研究活动条件、制定业务决策、编制行动计划
1)研究活动条件
A.内部能力研究;主要是分析组织内部在客观上对各种资源的拥有状况和利用能力。
B.外部环境研究;是要分析组织活动的环境特征及其变化趋势,以了解环境的变化规律,从而预测环境在明天可能呈现的状态。
2)制定业务决策:所谓业务决策,是在活动条件研究的基础上,根据这种研究所揭示的环境变化中可能提供的机会或造成的威胁以及组织在资源拥有和利用上的优势和劣势,确定组织在未来某个时期内的活动方向和目标。
3)编制行动计划。决策的基本特征:
目标性(即决策必须有一个既定的目标,没有目标,决策就失去了标准和依据)
优化性(决策的要求是在既定的目标和条件下寻求优化目标和最佳地实现目标)
选择性(进行科学决策的重要条件是拟定尽可能多的可行方案以供选择)
实施性(一个管理决策是否正确是在实践中得到检验的)
决策职能决策的基本要素:
决策者(是决策系统主观能力的体现者,可以是个人,也可以是集体。)
决策对象(一般是指可调控地具有明确边界的特定系统。)
信息(既包括决策对象系统内部的信息,又包括决策系统外部所需的信息)
决策理论与方法(即要求决策者要运用正确的决策理论与方法进行决策。)
决策结果(对决策结果要进行分析和科学的检验)
计划的具体写法:计划由于大多以一个单位的工作内容范围,只在单位内要求执行,所以一般不以文件形式下发,因而除标题和正文外,往往还要在题下或文后标明“*年*月*日制定”字样,以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法,其中哪一个要素都不应省略。正文写法,由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求,所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容:
(1)开头,或阐述依据,或概述情况,或直述目的,要写得简明扼要;
(2)主体,即计划的核心内容,阐述“做什么”(目标、任务)、“做到什么程度”(要求)和“怎样做”(措施办法)三项内容,既要写得全面周到,又要写得有条不紊,具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”(任务、措施分说)。
(3)结尾,或突出重点,或强调有关事项,或提出简短号召,当然也可不写结尾。
计划是一个使用得非常广泛的用语,在不同场合的含义可能不完全相同。有人给计划下的一个“简明的、不带褒意或贬意的定义”是:“计划”是未来行动的方案。相应地,计划具有三个主要特征:(1)它必须与未来有关;(2)它必须与行动有关;(3)必须有某个机构负责促进这种未来行动。[①]
一般说来,计划是指人们为了实现某种目的而对未来的行动所作的设想和部署。它是人们在多领域、多层次上使用的一种自觉的行为。在任何领域、任何层次上完整的计划,都必须具备目标、时限和主体三大要素。常识告诉我们,工作的内容越是复杂,参与实施计划的行为主体和涉及的环节越多,越需要计划性。我国古代就有“凡事预则立,不预则废”的思想。西方经济学家也阐明了这个道理:“虽然我们无法预见未来,但如果我们没有根据当时所得到的信息而制定的未来计划,我们就无法合理地行事。”[②]工作有计划,至少可取得有序、协调、效率的优越性。所谓有序,是指因为有了明确的目标以及为此而确定的步骤、重点、分工等,可在实现过程中分别轻重缓急,保证重点,为全局奠定基础,有条不紊。所谓协调,是指通过计划作出事先的协调,处理好在计划的制定和实施过程中的总目标与子目标之间、各具体目标之间、预期目标与时间约束之间、目标与手段之间可能存在的矛盾,促进目标的顺利实现。所谓效率,是指因为有序和协调,尽可能地激励了行为主体的积极性,合理地挖掘并组织相关的条件,减少了盲目性,避免操作中的重复浪费,因而有利于提高效率。[③]有序、协调、效率的优越性也就构成了计划的一般价值。
计划主体是多层次的,计划的对象也是多层次的,因此计划有个人计划、家庭计划、企业计划和国家计划等。作为计划法所涉及的计划,是处于宏观层次的国家计划,而且侧重于经济计划。当计划被用作经济活动的调节手段,并与国家的职能和权力结合起来,就形成了国家经济计划。
计划是经济管理的一项重要职能,也是经济管理的一种重要手段。一般认为,经济管理具有计划、组织、指挥、协调、控制等职能,在这些职能中,由于计划职能反映了管理者的决策意图,决定着管理行为的方向,制约和决定着其他管理职能,因而被人们视为经济管理的首要职能。计划作为经济管理的一般职能,是一个广泛中性的概念,它普遍存在于不同社会制度和不同管理体制的国家之中,因而有无计划不是区别社会制度和经济社会属性的标准。[④]
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