一是下达命令,二是赞扬下级,三是批评下级。
正确的下达命令并不是一件容易的事。一方面,作为上级要正确传达命令的意图,把内容表达清楚。具体来说就是要做到5W和2H。所谓5W2H,就是who谁来执行,what做什么,when什么时候做,where在哪儿做,why为什么做以及how怎么做,how many工作量多少。命令要尽量将这些要素都覆盖到,使下级能准确理解。
另一方面,要注意命令传达的有效性,要保证下级能积极的接受命令。因此,在做下达命令的沟通时,要注意态度和善,让下级明白要做的工作的重要性,在方式上,要给予下级一定的自主权,和他们一同深入探讨工作任务,积极回应他们的疑问。
赞扬是对下级的一种激励,使下级更有自信,做得更好。对下级提出表扬时,态度要真诚,表扬的内容要具体,选择的场合要恰当,同时还要注意技巧。例如可以适当使用一些间接赞扬的方式,如在背后赞扬等,让对方充分感受到你的善意。
批评下级时,尽量避免直接指责。批评应当以解决问题为目的,态度真诚,做到对事不对人。要选择适当的场合,尽量不在大庭广众下或是下级的下级面前批评,避免伤害下属自尊、自信。批评的内容要符合客观实际,不盲目指责,更切忌一时冲动,批评过火。要注意批评的艺术,运用“汉堡包”原则,上面一片“面包”指出优点,中间的“牛肉”提出批评,指出需要改进的方面,而下面一片“面包”表达鼓励和期望,以友好的方式来结束批评。
下行沟通的策略有哪些?
实战派营销管理博客论坛资深订货会培训专家郭汉尧老师指出:1.将「影响员工」列入管理目标。
2.时常对员工卓越的工作表现作有意义的赞赏。
3.以轻松的形式与员工交流。
4.探访员工的工作地方,在员工的地方与他们会面。
5.以开放的心态咨询及聆听员工的意见,尝试了解员工的立场。
6.与员工分享非机密的资料,并谘询他们的意见。
7.停止打击员工士气的行动或项目,并藉此来作一个学习机会。
8.聆听占时间百分之八十;说话占百分之二十。
9.向员工收取他们留传的谣言,并作跟进。
10.置身于员工的岗位中,加深对员工职责的了解。
11.每次管理层会议召开后,都向员工提供有关的资料。
12.询问员工:「我是否已将我的愿景、使命和目标清楚地列明?」
13.询问员工:「我怎样可以帮助你的工作?」
14.询问员工:「甚么因素会令我们的顾客更满意或不满?」
15.赞赏于众人前;提点于个别中。
16.找寻每位员工的优点。
17.每天围绕一个主题,主动与员工交谈。
18.与生疏的员工打开话匣子。
19.订下每月与员工沟通的目标。间中与员工一起享用午餐,藉此机会建立彼此间的信任。
下行沟通。下行沟通是指处在管理层的公务员通过层级体系将信息向下传递的过程。下行沟通的主要作用是:上级领导把组织的路线、方针、政策及意图等传递给下属,从而给下属指明工作的目标,明确其职责和权利;担任领导职务的公务员可以把工作中存在的问题、要求等传达给下属,以增强下属的归属感;协调组织中各层次的活动,增进各层次、各职能部门之间的联系和了解。下行沟通的缺点是:由于信息是逐级传递的,因而传递过程中可能会发生信息的搁置、误解、歪曲,从而影响沟通的效果,而且长期过分依赖于下行沟通,一方面容易助长形成权威主义,导致不民主的氛围,影响士气,另一方面会助长下属的懒惰主义,过分依赖上级,缺乏工作的积极性和创造性。为此,在下行沟通中,公务员应具有民主作风,放下宫架子,不打官腔,尊重下级的人格,加强对下属的了解。
上行沟通。上行沟通是指在党和国家机关中,下级公务员向上级表达意见和态度的沟通方式。诸如下级向上级定期或不定期的工作汇报、反映情况和问题等,都属上行沟通。上行沟通的优点是:下级能将自己的看法、意见向上级领导反映,获得一定的满足,能够增强下级公务员的参与感;同时,上级领导可以通过公务员的上行沟通了解下级、基层的情况、存在的阅题等,有助于上级做出符合实际情况的科学决策。上行沟通存在的问题和缺陷是;在上行沟通过程中,下级因处于弱势地位,容易产生一定的心理距离和心理障碍,因害怕领导打击报复、给“小鞋”穿,往往报喜不报忧,不愿反映真实情况。为有效发挥上行沟通的优点,克服其可能的缺陷,应注意以下几点:建立对话机制,确保下级公务员表达意见渠道的通畅;上级公务员应激励下属勇于提出相关工作建议,并加强作风修养,培养开放的心态和容纳部属意见的雅量;创造有助于缩小上下级心理距离的和谐、民主、平等的宽松环境;多举行工作座谈会、民主对话会等等。
平行沟通。平行沟通是指在我国党和国家机关中,处予相同层次的公务员、职能部门之间进行的信息传递和交流。平行沟通具有很多优点,例如,办事程序和手续简便,减少层级辗转,节省时间,沟通效率高;有助于各职能部门的公务员之间加强相互了解和协调,培育团结意识,增强全局观念,消除相互间的冲突、扯皮等不良现象,构建和谐的机关环境氛围。
下行沟通的策略有哪些?实战派营销管理博客论坛资深订货会培训专家郭汉尧老师指出:1.将「影响员工」列入管理目标。
2.时常对员工卓越的工作表现作有意义的赞赏。3.以轻松的形式与员工交流。
4.探访员工的工作地方,在员工的地方与他们会面。5.以开放的心态咨询及聆听员工的意见,尝试了解员工的立场。
6.与员工分享非机密的资料,并谘询他们的意见。7.停止打击员工士气的行动或项目,并藉此来作一个学习机会。
8.聆听占时间百分之八十;说话占百分之二十。9.向员工收取他们留传的谣言,并作跟进。
10.置身于员工的岗位中,加深对员工职责的了解。11.每次管理层会议召开后,都向员工提供有关的资料。
12.询问员工:「我是否已将我的愿景、使命和目标清楚地列明?」13.询问员工:「我怎样可以帮助你的工作?」14.询问员工:「甚么因素会令我们的顾客更满意或不满?」15.赞赏于众人前;提点于个别中。16.找寻每位员工的优点。
17.每天围绕一个主题,主动与员工交谈。18.与生疏的员工打开话匣子。
19.订下每月与员工沟通的目标。间中与员工一起享用午餐,藉此机会建立彼此间的信任。
下行沟通(Downward Communication)是指资讯的流动是由组织层次的较高处流向较低处,通常下行沟通的目的是为了控制、指示、激励及评估。
其形式包括管理政策宣示、备忘录、任务指派、下达指示等。有效的下行沟通并不只是传送命令而已,应能让员工了解公司之政策,计划之内容,并获得员工的信赖、支持,因而得以有效的期待,同时有助于组织决策和计划的控制,达成组织之目标。
但是当资讯自一方传至另一方时,有些资料会被忽略掉。当资讯传经许多人后,每一个传送过程都会造成更多资讯的损失,甚至遭扭曲误解。
在组织中,当讯息下行沟通经过许多组织层级时,许多资讯会遗失,最后接收者真正能收到的只是一小部分而已。因此精简组织,减少组织层次,能使沟通有效执行。
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