档案工作课件(档案管理)
1.档案管理基础知识
档案学就是探索档案、档案工作的发展规律，研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法的学科。它的应用有助于提高档案事业管理和档案管理的科学水平，更有效地开发利用档案信息资源，为人类社会的进步服务。
档案学的内容
档案学以档案和档案工作为研究对象。其基本任务是：在研究档案和档案工作发展规律的基础上，提出档案工作的科学理论、原则与方法，指导档案工作实践，提高档案管理的科学水平，以便充分实现档案的价值，为各项社会实践服务。
档案学的研究内容主要有档案基础理论、档案史、档案管理、档案资源开发、档案应用五个方面。
档案学基础理论研究，即研究档案的起源与发展、档案的本质属性与一般属性、档案种类的划分、档案价值及其实现的规律性、国家档案全宗的实质与结构；档案工作系统的结构、功能与社会环境，档案工作的性质与基本原则，档案工作与文书、图书、情报工作的关系；国家档案事业系统的结构、功能及其与国家建设的关系，档案法规体系结构与功能；档案学产生的条件与标志、档案学的研究对象与任务、档案学的体系结构、档案学与相关学科的关系、档案学的研究方法等。
档案专业史研究，即以历史时期为序，运用具体史料研究档案、档案工作和档案学的产生、发展过程及其规律。其任务是阐明各个社会形态的档案、档案工作的发展特点，及其与当时的政治、经济科学文化诸方面的关系和产生的社会效果，寻求对今天可以借鉴的历史经验；在分析、总结前人档案学研究成果的基础上，探索档案学思想的源流、派别和发展规律，以更深刻地认识和理解档案学思想、理论、原则的形成过程，提高档案学理论水平。
档案事业管理研究，即研究档案事业管理工作的产生与发展，档案事业管理的指导思想原则和体制，档案事业管理的决策、计划、组织、协调、检查、监督、指导的功能，档案事业管理的行政手段、政策手段、法律手段、计划手段、经济手段、教育手段等。其任务是提高档案管理的科学水平，促进档案事业整体协调发展，为档案信息资源的管理与开发创造一切有利条件，更好地为经济和社会发展服务。
档案资源管理与开发的研究，即对档案实体管理系统、档案信息开发系统及其反馈系统整个过程的研究。档案实体管理研究包括对档案原件的收集、整理、保管、鉴定的研究；档案信息开发研究包括对档案信息的选择、加工编辑和输出的研究，也就是对档案的编目、编研与提供利用的研究；档案管理反馈的研究包括档案统计工作、档案用户调查的研究等。其任务是不断提高档案管理的科学水平，及时、准确、广泛地组织档案信息交流，为档案用户提供高效率服务。
档案工作应用技术研究。包括档案保护技术研究，如对档案存储环境控制技术、有害生物防治技术和修复技术的研究；档案缩微复制技术研究，如对档案的摄影、冲洗、加工、拷贝、还原、存储、检索等技术过程的研究；计算机辅助档案管理研究，包括输入前的档案数据的收集和前处理工作，计算机对档案数据的录入、存储和加工，计算机对档案信息输出的整个过程的研究，其任务是逐步实现档案管理技术现代化，提高档案管理工作效率。
学科体系 档案学产生初期，学科是单一的，主要是研究档案的整理与编目问题。随着各种类型档案的大量增长和档案工作实践、档案事业建设的发展，档案学分化和发展出多门分支学科，分别担负着某一方面的研究任务。
2.档案管理基础知识
档案学就是探索档案、档案工作的发展规律，研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法的学科。
它的应用有助于提高档案事业管理和档案管理的科学水平，更有效地开发利用档案信息资源，为人类社会的进步服务。 档案学的内容 档案学以档案和档案工作为研究对象。
其基本任务是：在研究档案和档案工作发展规律的基础上，提出档案工作的科学理论、原则与方法，指导档案工作实践，提高档案管理的科学水平，以便充分实现档案的价值，为各项社会实践服务。 档案学的研究内容主要有档案基础理论、档案史、档案管理、档案资源开发、档案应用五个方面。
档案学基础理论研究，即研究档案的起源与发展、档案的本质属性与一般属性、档案种类的划分、档案价值及其实现的规律性、国家档案全宗的实质与结构；档案工作系统的结构、功能与社会环境，档案工作的性质与基本原则，档案工作与文书、图书、情报工作的关系；国家档案事业系统的结构、功能及其与国家建设的关系，档案法规体系结构与功能；档案学产生的条件与标志、档案学的研究对象与任务、档案学的体系结构、档案学与相关学科的关系、档案学的研究方法等。 档案专业史研究，即以历史时期为序，运用具体史料研究档案、档案工作和档案学的产生、发展过程及其规律。
其任务是阐明各个社会形态的档案、档案工作的发展特点，及其与当时的政治、经济科学文化诸方面的关系和产生的社会效果，寻求对今天可以借鉴的历史经验；在分析、总结前人档案学研究成果的基础上，探索档案学思想的源流、派别和发展规律，以更深刻地认识和理解档案学思想、理论、原则的形成过程，提高档案学理论水平。 档案事业管理研究，即研究档案事业管理工作的产生与发展，档案事业管理的指导思想原则和体制，档案事业管理的决策、计划、组织、协调、检查、监督、指导的功能，档案事业管理的行政手段、政策手段、法律手段、计划手段、经济手段、教育手段等。
其任务是提高档案管理的科学水平，促进档案事业整体协调发展，为档案信息资源的管理与开发创造一切有利条件，更好地为经济和社会发展服务。 档案资源管理与开发的研究，即对档案实体管理系统、档案信息开发系统及其反馈系统整个过程的研究。
档案实体管理研究包括对档案原件的收集、整理、保管、鉴定的研究；档案信息开发研究包括对档案信息的选择、加工编辑和输出的研究，也就是对档案的编目、编研与提供利用的研究；档案管理反馈的研究包括档案统计工作、档案用户调查的研究等。其任务是不断提高档案管理的科学水平，及时、准确、广泛地组织档案信息交流，为档案用户提供高效率服务。
档案工作应用技术研究。包括档案保护技术研究，如对档案存储环境控制技术、有害生物防治技术和修复技术的研究；档案缩微复制技术研究，如对档案的摄影、冲洗、加工、拷贝、还原、存储、检索等技术过程的研究；计算机辅助档案管理研究，包括输入前的档案数据的收集和前处理工作，计算机对档案数据的录入、存储和加工，计算机对档案信息输出的整个过程的研究，其任务是逐步实现档案管理技术现代化，提高档案管理工作效率。
学科体系 档案学产生初期，学科是单一的，主要是研究档案的整理与编目问题。随着各种类型档案的大量增长和档案工作实践、档案事业建设的发展，档案学分化和发展出多门分支学科，分别担负着某一方面的研究任务。
3.档案管理学的知识
一、档案收集1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。
（1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段；（2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施；（3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。2、档案收集工作的要求：（1）丰富馆藏；（2）加强馆外调查和指导；（3）推行入馆档案的标准化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、机关内文件的归档二、档案整理1、档案整理工作的内容：（1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。（2）对整理不善的档案进行局部调整。
（3）零散文件的整理。2、档案整理工作的原则：（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。
（2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（3）档案的整理必须便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。（2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。
全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。
全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。
4、全宗构成的条件和立档单位：形成全宗的机关，称为立档单位，又称全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。
（1）构成条件：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一[定的人事任免权。三个条件是统一的，是从不同侧面反映一个单位的独立性。
最基本的是第一个条件。在分析或研究一个组织单位能否构成一个立档单位时，应当明确，机关的大小和档案数量的多少，并不影响它成为立档单位。
有的组织单位也可能不完全具备上述三个条件，但它实际上却是一个独立的机关，或由于某种特殊需要，它所形成的档案也可以构成一个全宗。（2）立档单位。
5、立档单位的变化和全宗的划分：机关单位的增设、撤销、合并以及机关名称的改变、职权范围和隶属关系的调整等各种变化。这些情况，有的会影响全宗的划分，有的则不涉及全宗的变化。
研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质、生产关系性质和基本职能等几个方面去考察。6、人物全宗：就是社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）在其一生活动中形成的档案整体。
人物全宗包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料，以及直系亲属能够说明立档单位情况的材料。7、全宗的补充形式：（1）联合全宗。
是若干独立机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成的一个全宗。（2）全宗汇集，就是由档案数量极少的若干全宗，按照一定的特点组成的一个全宗集合单位。
（3）档案汇集，就是由不明所属全宗的零散残缺文件，按照一定的特点集中起来的混合体。8、全宗群：整理和管理档案，不仅要注意全宗的完整性，还应该注意全宗之间的相互联系。
10、全宗的编号与排列：（1）通常涉及档案管理中的三个环节：A全宗的编号一般是在档案馆接收全宗时，于全宗名册上登记编定的，它属于统计工作的一个具体的技术项目；B全宗在库房内如何排列存放，属于保管工作的范畴；C全宗号的编定，它作为档号的组成部分填写于案卷封面，全宗的系统排列等也属于档案的基本编目和系统化的课题。（2）全宗号的编制和使用方法：A按国家档案全宗的三部分各依全宗进馆的时间顺序分编流水号；B按本馆全宗的时间、地区、性质等分编流水号；C所有全宗一律按进馆顺序统一编定流水号；D按全宗的重要程度编号；E按全宗群连续编号；F按全宗群留空统编全宗号；G分组单编全宗号；H多级分类单编全宗号；I编大全宗号；J对一部分全宗实行等级分类编号，另外一部分全宗实行序时流水编号。
尽管十多种具体的编号方法各不相同，但就其主要特点来说，可概括为两种类型：序时流水编号法和体系分类编号法。前者也可简称流水法，后者可简称分类法。
流水法，无。
4.档案管理
1、计算机记录和管理，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，更好地为房地产经济发展服务。
2、利用业已建立起来的房地产档案信息库，来进行档案的编目、标引，建立自动检索系统，由计算机辅助进行档案的接收、整理、鉴定、库房管理、借阅利用、统计等，并实现档案信息传递网络化。 3、编制完善的检索工具和提高系统的安全防范。
系统的安全性指的是保护系统的硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，做好防病毒工作，抓好用户权限管理。只有保证系统的安全顺利运行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现；否则一切都无从谈起，因此做好系统的安全防范工作是重中之重。
4、由于电子档案原始信息的长期保存有待深入研究和探讨，对电子档案要定期进行备份，防止数据信息损失。 房地产档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。
建设一支精通房地产管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍，是实现房地产档案管理现代化的关键。 。
5.怎样做好住培教学的档案工作
做好住培教学的档案工作的方法如下：（1）应强化临床教学工作的档案意识档案 是维护历史真实面貌的重要事业，是国家各项事 业必不可少的重要环节。
它不仅是维护自身权 益的重要工具，也是规范管理的基础；不仅是积 累和传播知识的重要载体，也是开展文化教育活 动的重要素材；不仅是建立信用的重要工具，也 是开展学科研究工作的可靠依据。 （2）要明白住培教学档案应收集的内容教 学档案是指在教学活动中直接形成的，具有参考 使用价值，按照一定规律集中保存起来的各种文 字、图表、声像、电子数字化等不同载体形式的原 始资料。
具体收集范围包括相关教学文本、声像 资料、数字化电子信息资料及其与教学相关的各 类实物。 如：①上级文件，教学相关的规章制度。
②教学机构成立，人事任免，经费拨付等方面的 文件，关于教学工作安排的重要会议记录。③教 学工作中长期规划，年度工作计划，教学大纲，具 体教学活动的策划（方案、筹备会议等）、组织（参 与人员的职责分工、动员及安排部署领导讲话或 文件）、实施（讲授人、主持人资料，课件内容，选用教材或参考资料，参加人员签到表，教学活动 情况的具体记录如临床教学的脚本，教学过程的 文字、录像、照片等）、宣传（各类媒体的报道情 况）及总结（包括成绩、经验、问题、不足，对参与 学员的教学效果评价，对教师教学效果的评价， 对下一步教学活动工作的启示，改进的思路和举 措等）。
④典型教案、讲稿、PPT等。⑤学员基本 信息管理。
包括学员基本信息表，教学计划动态 执行表，学员特殊情况记录，学员受表彰、处罚， 受邀参加某项教学活动等方面情况。学员参加 教学活动的课程安排，考试考核、成绩、试卷试 题、标准答案、质量分析、教学日志等。
⑥教学工 作年度总结，教学工作重大活动总结（如教学活 动竞赛、专项或综合性技能操作训练、重大教学 工作督导检査活动、主要领导对教学工作的检查 指导情况、有关教学问题和不足的整改工作情况 等），重要教学会议材料（包括会议通知、与会人 员签到表、会议内容、会议纪要、会议之后各有关 部门的贯彻落实执行情况，会议宣传报道及督导 检查材料等）。 ⑦教学成果及教学研究、论文方 面的材料。
⑧教学改革有关材料。⑨教学师资有关材料（如参加过的师资培训证明或证书，带 教师资获奖及受表彰的实物、文件或重要报道； 带教师资在学术团体的任职情况，对带教师资进 行培训、考试、考核、评估等方面的材料）。
⑩针 对教学工作制订印发的重要规章、制度。⑪针对 教学硬件建设的规划，重大教学设备的购置凭 证；重大教学设备的操作要求及规范等材料；教 学设备使用情况的记录、相关技能培训效果评估 记录等。
⑫教学工作对外交流与合作的情况记 录（合作备忘录、合作协议、合作协议的执行情况 记录）。 ⑬教学活动专报、简报及领导批示等材 料。
⑭教学工作中产生的有重要价值的实物、照 片、音频视频载体等资料。（3）要认真做好档案整理工作第一步：收集，要求相对齐全。
第二步：分类，要求科学合理。第三步：甄别，要求取其精华。
第四步：编目，要求清晰有序。 第五步：保存，要求安全整齐。
（4）做好住培档案的开发与利用充分发挥 其凭证价值，证明自己的工作。发挥参考价值，为教学决策服务。
发挥资料价值，成为教学活案 例。发挥科研价值，探索教学新规律。
