部队文书指指军用公文、书信、契约等,或从事公文工作的岗位。
军用文书,通常是指军队内部以及与军外单位往来所使用的行文的总称。它是指挥作战、组织训练、指导工作、互通情报、积累资料的重要工具。
《中国人民解放军内务条令》对文书岗位职责做了这样规定:
军械员兼文书职责:
(一)领发和登记全连的武器、弹药、器材和军械装具;
(二)管理连队集中存放的武器、弹药、器材和军械装具,严格执行安全规定;
(三)检查了解全连武器装备的使用、保养和保管情况,并给予技术指导,发现问题及时报告;
(四)及时送修损坏的军械和器材,按照规定回收、上交旧品(废品)和缴获的军械、物资;
(五)填写和保管全连军人登记表、名册和规定的报表;按时准确统计、上报连队实力;
(六)领发、登记和保管条令、条例、文件、教材和教具、文具;
(七)在政治指导员直接领导下,负责领发、登记和管理连队秘密装备。
军用文书,通常是指军队内部以及与军外单位往来所使用的行文的总称。它是指挥作战、组织训练、指导工作、互通情报、积累资料的重要工具。
人民解放军文书职责:
《中国人民解放军内务条令》(2010年版)对文书职责做了这样规定: 军械员兼文书职责: (一)领发和登记全连的武器、弹药、器材和军械装具; (二)管理连队集中存放的武器、弹药、器材和军械装具,严格执行安全规定; (三)检查了解全连武器装备的使用、保养和保管情况,并给予技术指导,发现问题及时报告; (四)及时送修损坏的军械和器材,按照规定回收、上交旧品(废品)和缴获的军械、物资; (五)填写和保管全连军人登记表、名册和规定的报表;按时准确统计、上报连队实力; (六)领发、登记和保管条令、条例、文件、教材和教具、文具; (七)在政治指导员直接领导下,负责领发、登记和管理连队密码装备。 文书机要属于国家机密,不可再次交流!
1、从文书工作在机关工作中所处的地位来看,它是机关中一项不可缺少的重要日常工作,对于推动机关工作,提高工作效率和质量具有重要作用。
⊙一个机关文书工作的质量和速度如何,不仅可以体现出机关的工作面貌和工作作风,而且还直接关系到党和国家的方针政策的贯彻执行,关系到机关工作的效率和质量高低,直接影响到能否履行机关本身的工作职能。 2、从文书工作在整个国家工作中所处的地位来看,建立健全一套统一的科学的文书工作制度,才能有助于使全部国家机构上下通达,左右联系,互相协调,运转自如,政令畅通,犹如一部机器一样。
3、从文书工作和档案工作的关系来看,文书工作对档案的形成质量和国家档案事业建设具有重要的、直接的影响。 ⊙从根本上说,档案(当然指的是文书档案)来源于文书。
文书是档案的前身,档案是文书的归宿,档案是由文书转化而来的。 ⊙正因为档案来源于文书,而文书又是在机关工作中形成和处理的,所以文书工作不仅直接影响到文件的质量,同时也必然影响到档案的质量。
从这个意义上说,文书工作是档案工作的基础,文书质量对档案质量具有决定性的影响。 (以上是商业版的观点) 另附教材观点: 1、文书工作是机关工作的纽带;(承上启下,联系内外) 2、文书工作是机关领导工作的助手; 3、文书工作是保守党和国家机密的一个重要环节;(机密大多反映在公文之中) 4、文书工作为档案工作打好基础。
1、从文书工作在机关工作中所处的地位来看,它是机关中一项不可缺少的重要日常工作,对于推动机关工作,提高工作效率和质量具有重要作用。
⊙一个机关文书工作的质量和速度如何,不仅可以体现出机关的工作面貌和工作作风,而且还直接关系到党和国家的方针政策的贯彻执行,关系到机关工作的效率和质量高低,直接影响到能否履行机关本身的工作职能。
2、从文书工作在整个国家工作中所处的地位来看,建立健全一套统一的科学的文书工作制度,才能有助于使全部国家机构上下通达,左右联系,互相协调,运转自如,政令畅通,犹如一部机器一样。
3、从文书工作和档案工作的关系来看,文书工作对档案的形成质量和国家档案事业建设具有重要的、直接的影响。
⊙从根本上说,档案(当然指的是文书档案)来源于文书。文书是档案的前身,档案是文书的归宿,档案是由文书转化而来的。
⊙正因为档案来源于文书,而文书又是在机关工作中形成和处理的,所以文书工作不仅直接影响到文件的质量,同时也必然影响到档案的质量。从这个意义上说,文书工作是档案工作的基础,文书质量对档案质量具有决定性的影响。
(以上是商业版的观点)
另附教材观点:
1、文书工作是机关工作的纽带;(承上启下,联系内外)
2、文书工作是机关领导工作的助手;
3、文书工作是保守党和国家机密的一个重要环节;(机密大多反映在公文之中)
4、文书工作为档案工作打好基础。
一、公文的含义 国家行政机关的公文(包括电报,下同),是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
二、公文的作用 (一) 发布政令,传达决策。党的各项方针、政策,国家的各项政令、法规、决定,各级各类机关的决策意图,需要发布开来、推行下去,报告上来、传递出去,这就要借助公文,通过公文运行渠道来实现。
从发布最高一级机关制订的大政方针,到传递最低一级机关的报告、请示,无不依靠公文这个工具。 (二) 指导、推动工作。
由于公文是一种具有权威性的特殊文体,各级机关运用公文手段来推行决策意图。领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作;下级机关用它来汇报情况或求得批准支持,以开展工作。
公文是推动行政机关工作的一项不可缺少的重要工具。 (三) 工作依据,检查凭证。
依据和凭证作用是公文的基本作用。上级依据上报的公文审批、答复、决定;下级依据下发的公文开展工作。
离开了公文,工作便失去了依据,必然各行其是。上级的决策是否正确,下级情况反映是否属实,公文是最好的凭证。
工作开展后,评价其效绩,也要以公文为检查凭据。 (四) 沟通信息,联系公务。
各机关在公务活动中,用公文与上下左右的机关进行联系,相互告知情况、交换情报、交流思想、接洽工作、协调工作。随着公文在其间的往复运行,整个机关系统由此联成一体,使各项工作能高效率、有秩序地开展起来。
(五) 宣传教育,统一思想。公文不仅要传达决策意图、布置任务,还要解释原因、说明情况,让人们知道为什么要这样做,从思想上弄清问题,提高认识。
充分发挥公文的宣传教育作用,可以使广大干部、群众明确目标,统一思想,以积极的态度对待工作,提高工作的自觉性。 三、公文的特点 (一) 鲜明的政治内容。
公文在内容上具有鲜明的政治性。我国是中国共产党领导下的社会主义国家,运行于我国各机关的公文,必须贯彻党和国家的路线、方针、政策,有利于社会主义制度,维护人民的利益。
(二) 法定的权威性和约束功能。公文的法定作者是合法的制发机关,而非执笔者个人。
机关的制发权力是经法定认可确定的,因此,各级机关所发公文在有效的时限、范围内,具有国家法律所赋予的权威性和约束力。公文一经制发,有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待,这就保证了它的执行效能。
(三) 一定范围和使用时间。一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象,这就限定了公文的空间范围,超出该范围,公文便失去其效能。
此外,公文的效能还受一定时间的限制。公文皆为解决现实问题而制发,一般要求限期传达执行,紧急公文更强调了它的现实执行性。
公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效,一旦工作完成了,问题解决了,或新的有关公文制发出来了,原公文的效用也结束了。 (四) 规范性的文体形式。
公文是一种高度程式化的应用文体。公文在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范,并用国家法规予以规定,任何机关都不得另搞一套,各行其是。
公文的规范化对提高行政机关工作效率、推动文书工作现代化有着重要的作用。 (五) 准确庄重的文风。
撰制公文是一项严肃的工作,公文要维护其政治性和权威性,就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。这就要求反映事物客观实际,表达意见态度明朗,选词用语严谨准确,从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。
四、公文的种类 国家行政机关的公文种类,按照《国家行政机关公文处理办法》的规定,分为13种,即主要有:命令(令)、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 五、公文的格式 公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。
(一) 国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成。占文件首面的三分之一到五分之二,用横隔线与正文分开。
1.文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成(函只署发文机关名称),置于首面的上端,用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文,牵头主办机关排列在前,也可只用主办机关的名称。
党委和政府联合行文,党委排列在前。 2.发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成,位于文件名称之下、横隔线之上 的正中位置(函的发文字号标注在标题的右上方)。
两个以上机关联合行文,只标明主办机关的发文字号。 3.上报的文件,应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。
4.秘密等级、紧急程度,应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级 依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种;紧急程度分为“急件”、“特急件“。
机密、绝密文件应标注份号。 5. 政府令的文头由套红印刷的“***政府令”和编号组成。
政府令的编号为“第***号”。 (二) 公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。
一、通用公文的格式指公文的外观样式,即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
(一)通用公文用纸和印装规格( 要求字目闪动) 1、采用国际标准A4型纸 2、公文页面与版心尺寸 3、文字符号从左至右横写、横排。 一般每面排22行,每行排28个字。
4、公文左侧骑马订或平订,不掉页;后背平整、不空。(二)通用公文中各要素标识规则 1、眉首1) 公文份数序号2) 秘密等级和保密期限3) 紧急程度4) 发文机关标识5) 发文字号6) 签发人(会签人)7) 红色反线 ①00001 ②机密★一年 ③ 特 急 ④********文件 ⑤***〔2006〕号 眉首分析:“①”表示 公文份数序号 1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号,党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。
每一份公文的份号都不一样,这在秘密公文的管理过程中有重要意义。 2、份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。
用阿拉伯数字标注。如001至999“②”表示 秘密等级和保密期限 1、秘密公文的秘密等级共有三级:“绝密”、“机密”、“秘密”。
如无保密内容,不得标注此项,以免给工作增添麻烦。 2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。
两字间空一格。如“机 密”“③”表示 不是事关重大、需要紧急办理的公文,不得标注此项。
紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行,跟秘密等级上下排列,居秘密等级下方。 “④”表示 发文机关标识一般由发文机关名称加“文件”两字组成,也可以只有机关名称不加“文件”二字。
版头用套红大字居中印在公文首页上部。 版头这一格式项目需要特别注意的问题还有: **发文机关名称必须使用全称或规范化简称,不得出现所指不明或容易误解的情况。
**几个机关联合发文,属于行政公文的,要把参与发文的机关都排上,主办机关排列在前,其它机关依次在下方整齐对应排列。机关名称后的“文件”二字居纵向中央。
几个同级机关(如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅)联合发文,例 :安徽省人事厅 安徽省 科 委 文件 安徽省财政厅** 在民族自治地方,发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。 “⑤”表示 发文字号有固定的模式:由发文机关代字+年份(发文年度)+序号(发文顺序号) 机关代字是发文机关名称的极度简缩,但还能识别出是哪一个机关。
如:“国发”是国务院的机关代字;“中发”是中共中央的机关代字;“国办发”是国务院办公厅的机关代字。 陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”,四川省人民政府的机关代字是“川府”,根据代字可以看出发文的是什么机关。
年份就是发文当年的年度,用阿拉伯数字写全,不得缩写,如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号,例如:〔1999〕。
不得用圆括号或别的括号。 序号是机关发文的流水号,当年所发的第一份公文是1号,以后依次顺排即可。
除命令(令)外,其它公文的序号前不加“第”字,数字前面也不加“0”。 发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线 ①关于***工作的通知 ②****** ③ **************************** ********************************* ******** ***********。
④附件:1。 ****** 2。
****** ⑤****** 二○○六年一月十号 ⑥(******)分析:“①”表示 标题公文标题位于间隔横线下方,居中排列,字号大于正文。 公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成,简称标题三要素。
发文机关名称根据情况可以省略公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。如《**市人民政府关于开展财务大检查的通知》“②”表示 主送机关就是受理公文的机关。
主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称,位于公文标题下方,正文上方,顶格排印。 下行文的主送机关可以有若干个,排列时,同类型、相并列的机关之间用顿号间隔,不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔,最后用冒号。
如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关: 各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局),教委(教育厅),语委(语言文字工作 机构),国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门,新疆生产建设兵团人事局: 向上级机关行文,特别是上行文中的请示,一般只能写一个主送机关。 如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。
大多数公文都有主送机关,但有些向全社会普发的下行文(如通告、公告),没有明确的主送机关,可以没有这一项。“③”表示 正文正文位于主送机关名称的下一行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。一般公文要求一文一事。
“④”表示 附件具体写法:“附件”后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。
附件如有序号使用阿拉伯数码.如(附件:1.***)“⑤”表示 成文日期要写明年、月、日,不得简写,用汉字书写如,零要写作成“O”如“二OO一年一月一日”书写的位置:一是文尾标注 二是题下标注。 会议通过的重要公文,如决议、决定,以及条例、规定等法规性文体,成文日期不在文后,而是加括号标注于标题下方居中位置。
“⑥”表示 附注公文如有附注(需要说明的其他事。
去百度文库,查看完整内容> 内容来自用户:xch1847462 公文写作基础知识一、公文的定义和分类(一)定义公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料,是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者,是机关实施管理的基本手段和重要工具,发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。
公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况,需要写成文件;我们要向基层单位安排什么工作,提工作要求,需要写成公文印发下去,备查、备用,便于基层照章执行;我们要告知社会公众一个什么决定,也要印制成公文。
因此,公文写作与我们每一个机关事业单位工作人员息息相关,可以说,具备较强的公文写作能力,是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。当前,各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员,重视公文写作、加强公文写作,对于年轻人来说,具有更加积极的作用。
(二)分类1、按照制文机关的种类划分:党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。2、按照行文方向划分:上行公文(向上级单位行文)、平行公文(向平级单位行文)、下行公文(向下级单位行文)。
草拟公文前,必须弄清楚行文方向,才能确定文种、内容、措辞等。3、按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文(三)机关公文要素53印制格式包括用纸、字体、附件、盖章、抄送机关等。
5(5主体内容和基本要求:上年(上一阶段)工作回顾、存在问题和困难、下年工作。
公文的拟写通常按以下步骤进行: 一、明确发文主旨 任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。
因此,在动笔之前,首先要弄清楚 发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容: 1.文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。 2.根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报,中,国演,讲网工作情况,是写专题,代,写公,文报,告,还是点画:幺三二 二令五三 五令令六,写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定 性质的通知等。
3.明确文件发送范围和阅读对象。比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。
4.明确发文的具体要求。例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。 二、收集有关资料,进行调查研究 发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。
例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。 三、拟出提纲,安排结构 在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。
提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。 提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。
篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
四、落笔起草、拟写正文 结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点: 1. 要观点鲜明,用材得当。
也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题,做到材料与观点统一。
在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。如果观点不明,令人不知所云。
有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图 ,特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2. 要语句简练,交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
五、反复检查,认真修改 初稿写出后,要认真进行修改。写文章,需要下功夫。
自古以来,好文章都要经过反复修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。 1. 关于主题的修改。
看主题是否明确,主题论述是否集中,主题挖掘是否深刻。 2. 关于观点的修改。
修改公文要考虑到观点是否正确,表达有无问题。 3. 关于材料的修改。
材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过适当的材料表现出来。 4. 关于结构的修改。
修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,使全文更加严谨。 5. 关于语言的精练。
主要是修改不通顺的语句,不规范的字及标点符号。 修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。
几种常用的商务公文 请示 请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。 请示的特点 一、针对性。
只有本单位权限范围内无法决定的重大事项,如重要决定、重要决策、人事安排等问题,以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难,才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。
因而"请示"具有很强的针对性。 二、呈批性。
请示是有针对性的上行文,上级领导对于呈报的请示事项,无论同意与否,都必须给予明确的"批复"回文。 三、单一性。
请示应一文一事,一般只写一个受文领导,即使需要同时呈送其他领导,也只能用抄。
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