办公写作(公文写作常识都有什么)
1.公文写作常识都有什么
公文除在语言表述上要求体现准确性、生动性、鲜明性外，在公文中的名称、数字、时间表述以及公文中的省略、标点符号的使用上，也应遵循其特定的规范要求。
公文写作是一件让人十分头疼的事情，一篇好的文章往往需要花费大量的精力去精雕细琢。俗话说，巧妇难为无米之炊。
心中没有积累一定的词语、短句，写出来的文章常常干巴巴的没有什么文采，得不到领导的赏识。所以一定要多给自己备一些公文写作素材库。
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文中涉及若干人的职务时，要按有关规定正确排列次序，重量、长度计量单位名称按国家规定书写，对有些明文规定不用的名词，要使用新的提法。正确使用专用术语，引用译名以统一、通用的译名为准。
公文中的数字表述 其一般要求是：表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等，一般使用阿拉伯数字；表示若干万、若干亿等的整数时，可以“万”“亿”为单位与阿拉伯数字并用。名词、成语、分数中的数词，表示序数的序词，以及“三四个”“七八十人”等数字，用汉字；“一年四季”“理由有二”等表述，其中的数字也用汉字。
引用法规中的章、节、条、款时，原来用汉字的套用汉字，原来用阿拉伯数字的，用阿拉伯数字。公文中的标题顺序号可依次选用汉字、小写数字和阿拉伯数字。
通常情况下，一、二、三、四级标题，依次选用汉字小写数字、汉字小写数字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号表述。科技、财会、统计类公文及报表等所用数字，应根据国家规定和国际通用的方式表述。
2.中文基础知识和公文写作知识
公文的拟写通常按以下步骤进行： 一、明确发文主旨 任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。
因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容： 1.文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。 2.根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报，中，国演，讲网工作情况，是写专题，代，写公，文报，告，还是点画：幺三二 二令五三 五令令六，写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。
3.明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。
4.明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。 二、收集有关资料，进行调查研究 发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。
例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。 三、拟出提纲，安排结构 在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。
提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。 提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。
篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
四、落笔起草、拟写正文 结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点： 1. 要观点鲜明，用材得当。
也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。
在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。
有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2. 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
五、反复检查，认真修改 初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。
自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。 1. 关于主题的修改。
看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。 2. 关于观点的修改。
修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。 3. 关于材料的修改。
材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。 4. 关于结构的修改。
修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。 5. 关于语言的精练。
主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。 修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
几种常用的商务公文 请示 请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。 请示的特点 一、针对性。
只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。
因而"请示"具有很强的针对性。 二、呈批性。
请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的"批复"回文。 三、单一性。
请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄。
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一 公文定义：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
二 公文分类：
1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。
2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。
3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。
4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。
“特提” 电报适用于1日内要办的紧急事项；
“特急” 电报 适用于3日内要办的紧急事项；
“加急” 电报 适用于5日内要办的较急事项；
“平急” 电报 适用于10日内要办的稍缓事项。
紧急公文中的“特急”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。“急件”是指：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。
5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、新闻类公文、礼仪类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。
6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。
规范性公文有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。
三 机关公文要素：
机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
四 公文的处理
收文办理指对收到公文的办理过程。
包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等程序。
发文办理指以本机关名义制发公文的过程。
包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
五 公文的归档
1、需归档公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值立卷。
2、联合办理的公文，原件由主办机关立卷归档。
3、归档公文应明确保管期限，并按期向档案部门移交。
4、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
5、个人不得保存应当归档的公文。
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4.公文写作基础知识学习,学什么,目的
格式 行政公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记三部分。
红色反线以上的各个要素统称眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；主题词以下的各要素统称为版记。 结构用语 公文结构的用语分为：中，国演。
讲网，一是开头用语，代，写公，文。用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。
如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。
如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知，电画：幺三二，二令五三，五零零六，（报告、函告）等。 三是过渡用语。
如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。
如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。
有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。
版头 由发文机关全称或者规范化简称加上“文件”二字或者加上带括号注明的文种名称组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。
发文字号 由机关代字、年份和发文序号组成如： 渝府字〔2009〕23号 1、份号 标注同一份公文正本份数的号.在秘密以上等级公文中标引。 2、密级 秘密，机密，绝密 3、紧急程度 特急，急件 标题 1. 规范式：三部分，即：发文机关+事由+文种 ――用于重要、庄重的公务 2. 灵活式 A 二部分：一是发文机关+文种 （以上标题下可加时间） 二是事由+文种 三是“转发+始发机关及原通知标题” B 一部分：只有文种 ――常是不大重要的公务，带周知性 ★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。
文后不写落款及时间。 正文 1.主送机关 （面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系） 2. 正文 A. 原由：一是依据： # 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等； 常用“目前…”类时间状语 ；简介人物及事迹 #文件： 常用“根据…”；往往是一句话 # 意义：议论：常用“是…” # 作用 ：常用“将使…” 二是目的：常用“为…” 原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。
B 事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题 或用句子表达） 1.并列式。常见。
一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。
能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。
并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。 要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。
2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。
各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。
在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。 注意：自此以下常运用序码。
顺序是一、（一）、1、（1）共四层。 不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。
C 结尾：（可以不要）常见有： 一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。 二是希望、号召类。
几种常用的商务公文 请示 请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。 请示的特点 一、针对性。
只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。
因而"请示"具有很强的针对性。 二、呈批性。
请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的"批复"回文。 三、单一性。
请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。 四、时效性。
请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。 请示的分类 根据内容、性质的不同，请示分为以下三种： 一、请求指示性请示。
二、请求批准性请示。 三、请求批转性请示。
请示的结构、内容和写法 请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下： 一、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。
1. 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。
如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》 2. 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。
二、正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。 1. 开头。
主要交代请示的理由。 2. 主题。
主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。 3. 结语。
另起一段，其习惯用语有"当否，请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示，请予审批"、"以上请示，呈请核准"或"以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行"。 三、。
5.办公文秘的基本常识有那些
办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料， 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。 16. 接受其他临时工作. 17.办公文员一般要求熟练操作Word、Excel、Powerpoint等办公自动化软件，掌握Internet邮件收发、处理技巧。
6.做一个合格的文秘需要具备的写作知识
从我的多年体会看，在秘书这个岗位上，起码要打好六个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底。
政治理论功底，是说秘书应当懂一点儿哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对其工作并没有多大关系。我认为这个看法不大正确，我倒觉得秘书必须要懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单，因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。我年轻的时候在这方面没少下工夫，主要靠自学，看一些教科书，涉猎一些原著，由于文化低，好多问题弄不明白，但有一股钻劲儿，硬啃，逐渐明白了一些原理。现在回过头看，没有白学，对我做好秘书工作起到了终生受益的作用。所以我劝搞秘书工作的朋友，在学习哲学和政治经济学上应当下一番大的工夫。
逻辑思维功底，是说秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。一个文章写得好的秘书，他的脑袋肯定逻辑思维能力很强，所以我觉得逻辑学知识就向哲学和政治经济学知识一样，是秘书缺不了的一门知识，也可以说是秘书功底基础的基础。我在当年念“中国逻辑与语言函授大学”的时候，有一门教材，叫“形式逻辑”，我学得津津有味儿，虽然很抽象生涩，但细细咀嚼，真是味道好极了，我后来的写作水平能够不断提高，“形式逻辑”实在是功不可没呀！所以我希望做秘书工作的朋友，一定要好好的学学逻辑学知识。
政策法规功底，是说秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。举个例子说吧，如果你在电信企业做秘书，就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策，就要了解熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策，就要了解熟悉“劳动法”、“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法”、“电信条列”等。只有掌握了这些东西，你才能保证所写的文章有正确的政治性和有“政治高度”，并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。很难想象，一个“政策盲、法盲”的秘书能把文章写好，所以，政策法规知识是秘书应当掌握的必要知识。
企业经营管理功底，是说秘书要有丰富的企业经营管理知识。这方面的知识包括两个部分，一部分是一般的企业经营管理理论知识，这里面也包括现代企业制度知识；另一部分是你所在企业的经营管理知识，比如你在电信企业，就要有电信企业经营管理知识，在其他的企业，就要有其他企业经营管理知识。这个方面的知识越丰富，对把文章写好越有好处。因为你在企业当秘书，所写的文章都是有关企业经营管理的事情，如果企业经营管理知识很缺乏，是无法把文章写好的，所以，学习企业经营管理知识，也是秘书的必修课。
专业技术业务功底，是说秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，秘书对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。为啥呢？因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话儿，外行当不了秘书。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的技术业务应当是个通家。
公文写作功底，是说秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功，秘书就是靠这个家什儿吃饭的。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛儿。但光有了理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就能写的好，还有个在实际写作中摸索总结写作知识问题，这部分的知识摸索总结的越多，经验积累的越多，你的基本功就越厚实。
这六个方面的功底，是对秘书的基本素质要求，或者说是秘书能够把文章写好所需要具备的基本功。我敢肯定的说，凡是写作水平比较高、文章写得好的秘书，他的这六个功底肯定是很深厚的。
