关于明确会议接待标准的通知(关于会议接待方案)
关于明确会议接待标准的通知
关于明确会议接待标准的通知
为提高酒店会议接待档次，提升会议接待品质，提高顾客满意度，从而提升酒店整体营业收入。现严格按照四星级酒店会议接待标准，再结合实际，制订以下“新贵都城市酒店会议接待标准”。具体内容如下：
一、 人员配置：
1、50人以下会议：
（1）餐饮部：管理人员1名、服务员1名
（2）工程部：调音师1名
2、50人-100人会议：
（1）餐饮部：管理人员1名、服务员2名
（2）工程部：调音师1名
3、100人以上会议：
（1）营销部：客户经理1名
（2）餐饮部：管理人员1名、服务员3名
（3）工程部：调音师1名
二、物品配置：
1、 餐饮部负责：
（1） 茶具饮品：盖杯、杯垫、小瓶装矿泉水1瓶、薄荷糖2颗（剧院式会议：会议
室两侧集中摆放供客人选用）
（2） 基本文具：文件夹、信纸、铅笔
2、营销部负责：会议席卡
三、场地布置：
1、餐饮部负责
（1）主席台或演讲台鲜花
（2）会场绿植（四周绿植/舞台绿植/中间花坛绿植）
四、服务流程
1、 待通知书”的`方式，告知会议接待部门接待细节。
2、 餐饮部按“综合接待通知书”相关要求，做会议接待准备工作。
3、 会议接待要求：
（1） 会议接待前一天：餐饮部需按会议接待标准完成会场布置，管理人员检查合格
后请客人或营销客户经理最终确认。
（2） 会议开始半小时前：
a. 营销客户经理到位：与会议主办方工作人员作最后的沟通工作；
b. 餐饮部管理人员、服务员到位：做会议前茶水服务准备；
c. 工程部调音师到位：做会议前音响话筒的再次检查确保完好。
（3）会议接待期间：餐饮管理人员、服务员，调音师不允许有脱岗现象，营销客户经理不定期到会场
a. 调音师在会议期间确保音响话筒正常；
b. 服务员每隔15分钟添加一次茶水；
c. 管理人员不间断的对会场进行巡视，确保会议的正常进行；
d. 营销客户经理：会前、会中、会后在会场做会议协调工作。（遇重要会议全程在场）。
（4）会议结束后：
a. 调音师关闭所有音响话筒和电源；
b. 服务员检查会场是否有客人遗漏的物品，并清扫会场卫生；
c. 管理人员作最后的清场检查工作，检查合格后关电锁门；
d. 营销客户经理与客户对接帐务。
以上会议接待标准从2017年12月份开始实施，请各相关部门遵照执行，如有未按标准执行的现象发生，出现失职行为，酒店将严处。
抄报：总经理室 抄送：各部门
关于会议接待方案
为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。以下是小编精心为大家整理的会议接待方案，推荐给大家参考，欢迎大家前来阅读。
会议接待方案 ：篇一
一、接待时间：2011年X月X日—X月X日
二、接待地点：
接送机地点：西宁机场
下榻酒店：XX大酒店(银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等)
会议地点：XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等)
三、接待对象：
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员：
总负责：接待办
跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组
五、接待前期准备工作：
1.制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间
2.食宿安排，提前预定
3.迎接车辆安排
4.迎宾(嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作)
5. 相关接待人员，负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8x0.5x0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。
2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80x180cm以下易拉宝)。
3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。
4.对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。
硬件附注：易拉宝2个(其中1个2米)，接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条.
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。
2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。
3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。
2.餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2.会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2.会场整理及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新
2)摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一 ，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。
3.联系陪同人员，讲解员。根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员
4.领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。
十一、座谈
1.企业宣讲(集团，产业宣传片，企业介绍PPT)
2.技术交流(技术人员PPT讲解，互动)
3. 会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)
4. 拍照(依重要程度，进行拍照留档)
5. 摄像(依重要程度，进行摄像留档)
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。
会议接待方案 ：篇二
为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工作，组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组，并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工作实施方案，具体如下：
一、接待时间
20XX年10月17日至21日午前。
10月17日全天报到。
二、住宿安排
组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组(餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后)，并将定金(500元/人)于8月31日前汇入餐博会会务组账户。
三、用餐安排
10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆，形式为自助餐或地方风味餐饮，代表凭餐券在规定时间用餐。有特殊用餐要求的代表，请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。
四、交通安排
10月17日会议报到当天，接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点，各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。
餐博会期间，代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。
10月21日会务接待组为代表安排送站，需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表，会务接待小组可代为联系酒店和旅行社，费用自理。
五、收费标准
(一)会务费：每位代表会务费600元，会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的以及要求参加部分活动的代表可与会务接待组具体协商。
(二)食宿费：根据所住的不同宾馆设A类：1500元/人，B类：1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团，也请在8月25日前与接待组联系。
(三)减免事项：各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费;各地组团参会人数超过20人的，免收联络员(1名)的食宿费和会务费。
六、其他
因代表离西安返程日期相对集中，接受统一安排食宿的代表需预定返程机(车)票的，请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。
七、联系办法
餐博会组委会办公室会务接待组：
联系人：肖来利xxxxxx
刘勇029-8xxxxxx
传真：029-xxx
缴费账号：xxxxx
开户银行：中国工商银行西安北大街支行
开户名称：第二届中国餐饮业博览会会务组