加强内部控制是贯彻《会计法》及提高企业管理水平、增强企业竞争力的客观要求。
研究和运用内部控制的各种方法是建立和完善内部控制制度的一项极其重要的内容。 一、组织规划控制 组织规划是对企业组织机构设置、职务分工的合理性和有效性所进行的控制。
企业组织机构有两个层面:一是法人的治理结构问题,涉及董事会、监事会、经理的设置及相关关系,二是管理部门设置及其关系,对财务管理来说,就是如何确定财务管理的广度和深度,由此产生集权管理和分级管理的组织模式。职务分工主要解决不相容职务分离。
所谓不相容职务分离是指那些由一个人担任,即可能发生错误和弊端又可掩盖其错误和弊端的职务。企业内部主要不相容职务有:授权批准职务、业务经办职务、财产保管职务、会计记录职务和审核监督职务。
这五种职务之间应实行如下分离:(1)授权批准职务与执行业务职务相分离。(2)业务经办职务与审核监督职务分离。
(3)业务经办职务与会计记录职务分离。(4)财产保管职务与会计记录职务分离。
(5)业务经办职务与财产保管职务相分离。 要建立健全组织规划控制,目前必须解决两个问题: (1)设立管理控制机构。
例如,目前有些上市公司中依据自身经营特点设立了审计委员会、价格委员会、报酬委员会等就是完善内部控制机制的有益尝试。机构设置因单位的经营特点和经营规模而异,很难找到一个通用模式。
比如设立价格委员会的企业大都是规模很大、采用集中采购方式且采购价格变动较大的企业,这些企业设立价格委员会能够有效加强采购环节的价格监督与控制。再比如,对于规模大、技术含量很高、高知人员云集、按劳取酬的企业,通过设立报酬委员会进行管理层持股及股票期权问题研究,能够提高报酬计划按劳取酬科学性、加强报酬计划执行中的透明度和监控力度。
(2)推行职务不兼容制度,杜绝高层管理人员交叉任职。交叉任职主要体现在董事长和总经理为一人,董事会和总经理班子人员重叠。
在上市公司中,这一问题虽有了较大的改变,但从公司制企业的总体上看,仍普遍存在。这种交叉任职的后果是董事会与总经理班子之间权责不清、制衡力度锐减。
关键人大权独揽,一人具有几乎无所不管的控制权,且常常集控制权、执行权和监督权于一身,并有较大的任意性。交叉任职违背了内部控制的基本原则,必然带来权责含糊,易于造成办事程序由一个人操纵的现象出现。
事实上,资金调拨、资产处置、对外投资等方面出现的问题重要原因之一在于交叉任职,董事会缺乏独立性。因此,建立内部控制框架首先要在组织机构设置和人员配备方面做到董事长和总经理分设、董事会和总经理班子分设,避免人员重叠。
二、授权批准控制 授权批准是指企业在处理经济业务时,必须经过授权批准以便进行控制,授权批准按其形式可分为一般授权和特殊授权。所谓一般授权是指对办理常规业务时权力、条件和责任的规定,一般授权时效性较长;而特殊授权是对办理例外业务时权力、条件和责任的规定,一般其时效性较短。
不论采用哪一种授权批准方式,企业必须建立授权批准体系,其中包括:(1)授权批准的范围,通常企业的所有经营活动都应纳入其范围。(2)授权批准的层次,应根据经济活动的重要性和金额大小确定不同的授权批准层次,从而保证各管理层有权亦有责。
(3)授权批准的责任,应当明确被授权者在履行权力时应对哪些方面负责,应避免责任不清,一旦出现问题又难咎其责的情况发生。(4)授权批准的程序,应规定每一类经济业务审批程序,以便按程序办理审 批,以避免越级审批、违规审批的情况发生。
单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使相应职权,经办人员也必须在授权范围内办理经济业务。 三、会计系统控制 会计系统控制要求单位必须依据会计法和国家统一的会计制度等法规,制定适合本单位的会计制度、会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,实行会计人员岗位责任制,建立严密的会计控制系统。
会计系统控制主要包括:(1)建立健全内部会计管理规范和监督制度,且要充分体现权责明确、相互制约以及及时进行内部审计的要求。(2)统一会计政策,尽管国家制定了统一的会计制度,但其中某些会计政策是可选的。
因此,从企业内部管理要求出发,必须统一执行所确定的会计政策,以便统一核算汇总分析和考核,企业会计政策可以专门文件的方式予以颁布。(3)统一会计科目,在实行国家统一一级会计科目的基础上,企业应根据经营管理需要,统一设定明细科目,特别是集团性公司更有必要统一下级公司的会计明细科目,以便统一口径,统一核算。
(4)明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序与方法,遵循会计制度规定的各条核算原则,使会计真正实现为国家宏观经济调控和管理提供信息、为企业内部经营管理提供信息、为企业外部各有关方面了解其财务状况和经营成果提供信息的目标。 四、全面预算控制 全面预算是企业财务管理的重要组成部分,它是为达到企业既定目标编制的经营、资本、财务等年度收支总体计划,从某种意义上讲,全面预算也是对企业经济业务规划的授。
企业内部控制措施
(1)不相容职务分离控制
①要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务,实施相应的分离措施,形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。
②不相容职务主要包括:
(A)授权批准与业务经办;
(B)业务经办与会计记录;
(C)会计记录与财产保管;
(D)业务经办与稽核检查;
(E)授权批准与监督检查。
(2)授权审批控制
要求企业根据常规授权和特别授权的规定,明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。
(3)会计系统控制
要求企业严格执行国家统一的会计准则制度,加强会计基础工作,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,保证会计资料真实完整。
(4)财产保护控制
要求企业建立财产日常管理和定期清查制度,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保财产安全。
(5)预算控制
要求企业实施全面预算管理制度,明确各责任单位在预算管理中的职责权限,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,强化预算约束。
(6)运营分析控制
要求企业建立运营情况分析制度,经理层应当综合运用生产、购销、投资、筹资、财务等方面的信息,通过因素分析、对比分析、趋势分析等方法,定期开展运营情况分析,发现存在的问题,及时查明原因并加以改进。
(7)绩效考评控制
要求企业建立和实施绩效考评制度,科学设置考核指标体系,对企业内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价,将考核结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。
内部控制包括五个相互联系的要素。它们源自管理层的经营方式,并与管理过程紧密相连。尽管此五项要素适用于各类企业,但是中小企业对其应用可能不同于大型企业。中小企业的内部控制可能不及大型企业正式、组织性强,但其内部控制也可能是有效的。内部控制的五项要素为:
控制环境——控制环境决定了企业的基调,直接影响企业员工的控制意识。控制环境提供了内部控制的基本规则和构架,是其他四要素的基础。控制环境包括员工的诚信度、职业道德和才能;管理哲学和经营风格;权责分配方法、人事政策;董事会的经营重点和目标等。
风险评估——每个企业都面临诸多来自内部和外部的有待评估的风险。风险评估的前提是使经营目标在不同层次上相互衔接,保持一致。风险评估指识别、分析相关风险以实现既定目标,从而形成风险管理的基础。由于经济、产业、法规和经营环境的不断变化,需要确立一套机制来识别和应对由这些变化带来的风险。
控制活动——控制活动指那些有助于管理层决策顺利实施的政策和程序。控制行为有助于确保实施必要的措施以管理风险,实现经营目标。控制行为体现在整个企业的不同层次和不同部门中。它们包括诸如批准、授权、查证、核对、复核经营业绩、资产保护和职责分工等活动。
有效性。 内部 控制的缺陷应该自下而上进行汇报, 性质严重的应上报最高管理层和董 事会。 这五项要素既相互独立又相互联系,形成一个有机统一体,对不断变化 的环境自动作出反应。内部控制制度与企业的经营行为紧密相连,因基 本的商业动机而存在。 内部控制成为企业内部构架的核心部分和基本理 念时最为有效。这时内部控制可以支持经营质量和主动的授权,避免不 必要的花费,并对环境的变化迅速作出反应。
内部控制的三类目标之间具有直接联系,他们代表了企业努力的目标; 而五项要素代表了实现这些目标所需元素。 所有五项要素都与每一类目 标相联系。 为实现每一类目标——如经营的效率和效果——需要五项要 素共同发挥作用,以说明经营的内部控制是有效的。 内部控制的定义——受人为因素影响、提供合理保证的过程,这一 内在基本的概念——及其不同种类的的目标、内部控制要素、内控有效 性评价准则、与之相关的讨论,构成这本内部控制基本构架的内容。 内部控制的目标: 提高企业运营的效果和效率。这里所谓的效果,就是实现组织目标 的程度(比如组织十分取得赢利、利润的多寡等);效率就是一定资源 投入所带来的产出。 财务报告的可靠性和完整性。由于财务报表是综 合反映企业经验效果和效率的文件,也是企业风险控制的重要依据,因 此财务报告应该是可靠和完整的。 这里的可靠性是财务记录应完全忠于 企业的资产财产状况、经营过程和经营结果,同时要求对财务记录进行 处理的手段和方法是正确的,技术和表达是准确的;所谓完整性,就是 财务报告要全面详尽地反映组织的财务状况和经营结果, 而非有所保留 或有所遗漏。 法律法规和合同的遵循性。 法律法规和合同的执行可以从多个方面 反映企业的风险。一方面,违反法律和合同,会给企业带来较高的违法 或违约层报(诸如罚款、索赔),另一方面,违反法律法规和合同的行 为,可能隐含着对企业资产或股东利益严重的危害(诸如转移资产、破 坏企业信誉等)。
内部控制的基本方式主要有:
1.组织规划控制。
即对单位组织机构设置,职务分工的合理性和有效性进行的控制。主要包括两方面:一是不相容职务的分离。如会计工作中的会计与出纳即属于不相容职务,需要分离。应当加以分离的职务通常有:授权进行某项经济业务的职务与执行某项业务的职务要分离,执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务分离,执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务分离,保管某项财产的职务与记录该项财产的职务分离。不相容职务分离是基于这样的假设,即两个人无意识地犯同一个错误的可能性很小,而一个人舞弊的可能性要大于两个人。如果突破这个假设,不相容职务的分离就不能起到控制作用。二是组织机构的相互控制。一个单位根据经济活动的需要而分设不同的部门和机构,其组织机构的设置和职责分工应体现相互控制的要求,具体要求是:各组织机构的职责权限必须得到授权,并保证在授权范围内的职权不受外界干预;每类经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门间进行相互检查;在对每项经济业务的检查中,检查者不应从属于被检查者,以保证被检查出的问题得以迅速解决。
2.授权批准控制。
即指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时,必须经过授权批准才能进行,否则就不能进行。授权批准控制可以保证单位既定方针的执行和限制滥用职权。授权批准有一般授权和特定授权两种形式。一般授权是对办理一般经济业务时权力等级和批准条件的规定,通常在单位的规章制度中予以明确;特定授权是对特定经济业务处理的权力等级和批准条件的规定,比如,当某项经济业务的数额超过某部门的批准权限时,只有经过特定授权批准才能处理。授权批准控制的基本要求是:首先,要明确一般授权与特定授权的界限和责任;其次,要明确每类经济业务的授权批准程序;再次,要建立必要的检查制度,以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。
3.预算控制。
即对单位各项经济业务编制详细的预算或计划,并通过授权,由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制。预算控制的基本要求是:第一,所编制预算必须体现单位的经营管理目标,并明确责权。第二,预算在执行中,应当允许经过授权批准对预算进行调整,以使预算更加切合实际。第三,应当及时或定期反馈预算执行情况。
4.实物控制。
即对单位实物安全所采取的控制措施。实物控制的措施主要有:第一,限制接近,以严格控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触,如限制接近现金、存货等,以保护资产的安全。第二,定期进行财产清查,保证财产实有量与有关记录一致。
此外,内部控制还有文件记录控制、业绩控制、职工素质控制和内部审计控制等方式。
管理学的研究方法有:
1、案例分析法。理论联系实际,通过解剖案例来发现规律。特点是简单易操作。
2、实地调查法、或田野调查法。到现场进行访谈、观察等。特点是容易发现新问题。
3、问卷调查与统计分析法。通过发放问卷,进行统计分析以发现规律。特点是可以弥补案例分析和实地调查的偏颇性,样本越大,普适意义越强。
4、数学建模法。如利用博弈论、结构方程模型、系统动力学等方法进行计算、推理、模拟等。特点是便于发现管理中的各种关系和机理。
行政事业单位内部控制目标原则: ()内部控制目标 内部控制由行政事业单位领导层全体员工实施、旨提高行政事业单位管理服务水平风险防范能力促进单位持续、健康发展维护社主义市场经济秩序社公众利益实现行政事业单位管理服务目标所制定政策程序 行政事业单位内部控制目标: 1.合性——管理服务合合规 2.安全性——资产安全 3.靠性——财务报告及相关信息真实、完整 4.效率性——提高管理服务效率效 5.风险防范——排除障碍实现单位发展战略 (二)行政事业单位建立与实施内部控制应遵循原则 1.全面性原则 内部控制应贯穿决策、执行监督全程覆盖企业及其所属单位各种业务事项内部控制程序所环节环节没发挥作用所起作用环节变用 2.重要性原则 内部控制应全面控制基础关注重要业务事项高风险领域行业、规模、性质、所处域、组织形式等同高风险领域同内部控制能防范所风险要关注重要业务事项高风险领域防范颠覆性风险 3.制衡性原则 内部控制应治理结构、机构设置及权责配、业务流程等面形相互制约、相互监督同兼顾运营效率内部控制核思想权力平衡制约象权力权力配合理约束适内部控制难点内部控制于复杂影响效率风险业务首先防范风险其才兼顾运营效。
企业内部控制的核心是控制活动,控制活动是企业根据风险评估结果,结合风险应对策略,确保内部控制目标得以实现的方法和手段。企业内部控制措施通常包括风险控制、不相容岗位分离控制、授权审批、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、营运分析控制、绩效考评控制等。企业应当结合风险评估结果,通过手工控制与自动控制、预防性控制与发现性控制相结合的方法,运用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内。
1、风险控制 。 风险控制要求单位树立风险意识,针对各个风险控制点,建立有效的风险管理系统、通过风险预警、风险识别、风险评估、风险分析、风险报告等措施,对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。
2、不相容岗位分离控制。不相容岗位分离控制要求单位不相容职务分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。主要包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。
3、授权批准控制。授权批准控制要求单位明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。
4、会计系统控制。会计系统控制要求单位依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。
5、预算控制。预算控制要求单位加强预算控制、执行、分析、考核等环节的管理,明确预算项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析和控制预算差异,采取改进措施,确保预算的执行。预算内资金实行责任人限额审批,限额以上资金实行集体审批。严格控制无预算的资金支出。
6、财产保全控制。 财产保全控制要求单位限制未经授权的人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整。
7、内部报告控制。内部报告控制要求单位建立和完善内部报告制度,全面反映经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的时效性和针对性。
8、系统自动控制。在信息技术飞速发展的今天,大多数企业都有自己的信息系统,应尽量使用系统自动控制代替人工控制。
内部控制制度不能有效执行原因
1.制度本身制定得不合理,或过于理想化,或随着新情况出现,原有制度已不能适应却没有及时修改,从而使得制度不具可操作性,自然也就不会被执行;
2.缺乏保证制度执行的机制,一些单位对内部控制执行情况既没有检查监督,又没有相应的奖惩措施,内部
控制制度成为墙上摆设和一纸空文也就不奇怪了。
为此,企业一方面需要提高制度可操作性,另一方面要加强制度执行力,不能为制度而制度。
内部控制包括五个相互联系的要素。它们源自管理层的经营方式,并与管理过程紧密相连。尽管此五项要素适用于各类企业,但是中小企业对其应用可能不同于大型企业。中小企业的内部控制可能不及大型企业正式、组织性强,但其内部控制也可能是有效的。内部控制的五项要素为:
控制环境——控制环境决定了企业的基调,直接影响企业员工的控制意识。控制环境提供了内部控制的基本规则和构架,是其他四要素的基础。控制环境包括员工的诚信度、职业道德和才能;管理哲学和经营风格;权责分配方法、人事政策;董事会的经营重点和目标等。
风险评估——每个企业都面临诸多来自内部和外部的有待评估的风险。风险评估的前提是使经营目标在不同层次上相互衔接,保持一致。风险评估指识别、分析相关风险以实现既定目标,从而形成风险管理的基础。由于经济、产业、法规和经营环境的不断变化,需要确立一套机制来识别和应对由这些变化带来的风险。
控制活动——控制活动指那些有助于管理层决策顺利实施的政策和程序。控制行为有助于确保实施必要的措施以管理风险,实现经营目标。控制行为体现在整个企业的不同层次和不同部门中。它们包括诸如批准、授权、查证、核对、复核经营业绩、资产保护和职责分工等活动。
有效性。 内部 控制的缺陷应该自下而上进行汇报, 性质严重的应上报最高管理层和董 事会。
这五项要素既相互独立又相互联系,形成一个有机统一体,对不断变化 的环境自动作出反应。内部控制制度与企业的经营行为紧密相连,因基 本的商业动机而存在。
内部控制成为企业内部构架的核心部分和基本理 念时最为有效。这时内部控制可以支持经营质量和主动的授权,避免不 必要的花费,并对环境的变化迅速作出反应。
内部控制的三类目标之间具有直接联系,他们代表了企业努力的目标; 而五项要素代表了实现这些目标所需元素。 所有五项要素都与每一类目 标相联系。
为实现每一类目标——如经营的效率和效果——需要五项要 素共同发挥作用,以说明经营的内部控制是有效的。 内部控制的定义——受人为因素影响、提供合理保证的过程,这一
内在基本的概念——及其不同种类的的目标、内部控制要素、内控有效 性评价准则、与之相关的讨论,构成这本内部控制基本构架的内容。 内部控制的目标:
提高企业运营的效果和效率。这里所谓的效果,就是实现组织目标 的程度(比如组织十分取得赢利、利润的多寡等);效率就是一定资源 投入所带来的产出。
财务报告的可靠性和完整性。由于财务报表是综 合反映企业经验效果和效率的文件,也是企业风险控制的重要依据,因 此财务报告应该是可靠和完整的。
这里的可靠性是财务记录应完全忠于 企业的资产财产状况、经营过程和经营结果,同时要求对财务记录进行 处理的手段和方法是正确的,技术和表达是准确的;所谓完整性,就是
财务报告要全面详尽地反映组织的财务状况和经营结果, 而非有所保留 或有所遗漏。 法律法规和合同的遵循性。 法律法规和合同的执行可以从多个方面
反映企业的风险。一方面,违反法律和合同,会给企业带来较高的违法 或违约层报(诸如罚款、索赔),另一方面,违反法律法规和合同的行
为,可能隐含着对企业资产或股东利益严重的危害(诸如转移资产、破 坏企业信誉等)。
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