控制的过程都包括三个基本环节的工作:
一、确立标准
(一)确定控制对象
经营活动的成果是需要控制的重点对象。影响企业在一定时期经营成果的主要因素有:
1、关于环境特点及其发展趋势的假设
2、资源投入
3、组织的活动
(二)选择控制重点
(三)制定标准的方法
一般来说,企业可以使用的建立标准的方法有三种:利用统计方法来确定预期结果;根据经验和判断来估计预期结果;在客观的定量分析的基础上建立工程(工作)标准。
1、统计性标准
2、根据评估建立标准
3、工程标准
二、衡量绩效
(一)通过衡量绩效,检验标准的客观性和有效性
(二)确定适宜的衡量频度
(三) 建立信息管理系统
三、纠正偏差
(一)找出偏差产生的主要原因
并非所有的偏差都可能影响企业的最终结果。
而同一偏差则可能由不同的原因造成。
(二)确定纠偏措施的实施对象
——对计划或标准的调整
——对实施过程的调整
(三)选择恰当的纠偏措施
1、使纠偏方案双重优化
纠正偏差,不仅在实施对象上可以进行选择,而且对同一对象的纠偏也可采取多种不同的措。所有这些措施,其实施条件和效果相比的经济性都要优于不采取任何行动、使偏差任其发展可能给组织造成的损失;有时最好的方案也许是不采取任何行动,如果行动的费用超过偏差带来的损失的话。这是纠偏方案选择过程中的第一重优化。第二重优化是在此基础上,通过对各种经济可行方案的比较,找出其中追加投入最少,解决偏差效果最好的方案来给组织实施。
2、充分考虑原先计划实施的影响;
3、注意消除人们对纠偏措施疑虑
管理学的研究方法有:
1、案例分析法。理论联系实际,通过解剖案例来发现规律。特点是简单易操作。
2、实地调查法、或田野调查法。到现场进行访谈、观察等。特点是容易发现新问题。
3、问卷调查与统计分析法。通过发放问卷,进行统计分析以发现规律。特点是可以弥补案例分析和实地调查的偏颇性,样本越大,普适意义越强。
4、数学建模法。如利用博弈论、结构方程模型、系统动力学等方法进行计算、推理、模拟等。特点是便于发现管理中的各种关系和机理。
控制就是按既定目标和标准对组织的活动进行监督、检查,发现偏差,采取纠正措施,使工作能按原定计划进行,或适当调整计划以达预期目的。控制工作是一个延续不断的、反复发生的过程,其目的在于保证组织实际的活动及其成果同预期目标相一致。
控制工作包括确立控制目标、衡量实际业绩、进行差异分析、采取纠偏措施等。它也是管理活动中的一个不可忽视的职能。
1、确定标准
确定控制标准的原则:反映计划要求,控制关键点,体现控制趋势,组织适应性,控制的例外。
2、衡量成效
衡量工作成效的信息质量:准确,及时,可靠适用。
3、纠正偏差
分析偏差产生的主要原因。
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有效的控制具有以下要求:
一、适时控制
及时纠偏,要求管理人员及时掌握反映偏差产生以及其严重程度的信息。最理想的方法是在偏差未产生之前,就注意到偏差产生的可能性,从而预先采取必要的防范措施,防止偏差的产生。
预测偏差的发生,在理论上是可行的,可以通过建立企业经营状况的预警系统来实现。质量控制图可以被认为是一个简单的预警系统。
二、适度控制
1、防止控制过多或控制不足
判断控制程度或频度是否适当的标准,通常要随活动性质、管理层次以及下属受培训程度等因素而变化。
2、处理好全面控制与重点控制的关系。
3、使花费一定费用的控制得到足够的控制收益
控制费用基本上醉着控制程度的提高而增加,控制收益的变化则比较复杂。
三、客观控制
控制工作应根据企业的实际状况,采取必要的措施,或促进企业活动沿着原先的轨道继续前进。因此有效的控制必须是客观的,符合实际的。
1、控制过程中采用的检查、测量的技术手段必须能正确地反映企业经营在时空上的变化程度与分布状况,准确地判断和评价企业各部门。
2、企业还必须定期地检查过去规定的标准和计量规范,使之符合现时的要求。
四、弹性控制
弹性控制一般与控制的标准有关。一般说弹性控制要求企业有弹性的计划和弹性的衡量标准。
参考资料来源:百度百科-控制
控制是一个过程,它贯穿于整个管理活动的始末。在组织目标的实施中,不断的在计划与实施结果间进行比较,发现两者之间的差距,并找出这种差距的原因和制定新的改进措施,就是控制过程。
控制过程是由三个步骤或三个交叉重叠的要素构成的,即确立标准、对照标准检查实际绩效、采取措施纠正偏差。
步骤:
1.确立标准,首先确定组织行为的总体目标,然后将总体目标进一步分解为各个具体的计划、方案、步骤措施等,从而形成一系列具体的控制目标。
2.对照标准检查实际绩效,这实际上是控制过程的信息收集阶段,通常通过评估、考核、检查等活动发现计划、方案与实际情况之间的偏差,同时认真的分析和研究造成偏差形成的原因。对于评定绩效和成果而言,主要问题是如何及时收集适用和可靠的信息,并将其传递到对某项工作负责而且有权采取纠正措施的主管人员手中。
3.采取措施纠正偏差。针对偏差产生的原因,主管人员可能采用重新制定计划或修改目标的方法,也可利用组织手段进一步明确职责补充授权或是对组织机构进行调整,还可能用撤换责任部门的主管或增配人员的办法,此外还可通过改善领导方式增加物质鼓励等办法。
内部控制包括五个相互联系的要素。它们源自管理层的经营方式,并与管理过程紧密相连。尽管此五项要素适用于各类企业,但是中小企业对其应用可能不同于大型企业。中小企业的内部控制可能不及大型企业正式、组织性强,但其内部控制也可能是有效的。内部控制的五项要素为:
控制环境——控制环境决定了企业的基调,直接影响企业员工的控制意识。控制环境提供了内部控制的基本规则和构架,是其他四要素的基础。控制环境包括员工的诚信度、职业道德和才能;管理哲学和经营风格;权责分配方法、人事政策;董事会的经营重点和目标等。
风险评估——每个企业都面临诸多来自内部和外部的有待评估的风险。风险评估的前提是使经营目标在不同层次上相互衔接,保持一致。风险评估指识别、分析相关风险以实现既定目标,从而形成风险管理的基础。由于经济、产业、法规和经营环境的不断变化,需要确立一套机制来识别和应对由这些变化带来的风险。
控制活动——控制活动指那些有助于管理层决策顺利实施的政策和程序。控制行为有助于确保实施必要的措施以管理风险,实现经营目标。控制行为体现在整个企业的不同层次和不同部门中。它们包括诸如批准、授权、查证、核对、复核经营业绩、资产保护和职责分工等活动。
有效性。 内部 控制的缺陷应该自下而上进行汇报, 性质严重的应上报最高管理层和董 事会。 这五项要素既相互独立又相互联系,形成一个有机统一体,对不断变化 的环境自动作出反应。内部控制制度与企业的经营行为紧密相连,因基 本的商业动机而存在。 内部控制成为企业内部构架的核心部分和基本理 念时最为有效。这时内部控制可以支持经营质量和主动的授权,避免不 必要的花费,并对环境的变化迅速作出反应。
内部控制的三类目标之间具有直接联系,他们代表了企业努力的目标; 而五项要素代表了实现这些目标所需元素。 所有五项要素都与每一类目 标相联系。 为实现每一类目标——如经营的效率和效果——需要五项要 素共同发挥作用,以说明经营的内部控制是有效的。 内部控制的定义——受人为因素影响、提供合理保证的过程,这一 内在基本的概念——及其不同种类的的目标、内部控制要素、内控有效 性评价准则、与之相关的讨论,构成这本内部控制基本构架的内容。 内部控制的目标: 提高企业运营的效果和效率。这里所谓的效果,就是实现组织目标 的程度(比如组织十分取得赢利、利润的多寡等);效率就是一定资源 投入所带来的产出。 财务报告的可靠性和完整性。由于财务报表是综 合反映企业经验效果和效率的文件,也是企业风险控制的重要依据,因 此财务报告应该是可靠和完整的。 这里的可靠性是财务记录应完全忠于 企业的资产财产状况、经营过程和经营结果,同时要求对财务记录进行 处理的手段和方法是正确的,技术和表达是准确的;所谓完整性,就是 财务报告要全面详尽地反映组织的财务状况和经营结果, 而非有所保留 或有所遗漏。 法律法规和合同的遵循性。 法律法规和合同的执行可以从多个方面 反映企业的风险。一方面,违反法律和合同,会给企业带来较高的违法 或违约层报(诸如罚款、索赔),另一方面,违反法律法规和合同的行 为,可能隐含着对企业资产或股东利益严重的危害(诸如转移资产、破 坏企业信誉等)。
1、确定标准。确定控制标准的原则:反映计划要求,控制关键点,体现控制趋势,组织适应性,控制的例外。控制标准的基本特性:简明,适用,一致,可行,可操作,灵活。常用控制标准:定量与定性。制定控制标准的步骤:确立控制对象,选择控制关键点,制定控制标准。
2、衡量成效。衡量工作成效的信息质量:准确,及时,可靠适用。收集信息的主要方法:亲自观察,分析报表资料,抽样调查,召开会议,口头报告,书面报告。
3、纠正偏差。分析偏差产生的主要原因。确定纠偏的对象。悬着适当的纠偏措施:保持方案的双重优化,原有计划的影响,注意消除疑惑。
管理控制的特点
1)管理控制具有整体性:所有管理人员、组织的各个方面(人员士气与作风、工作程序、产品质量、资金成本、物料消耗、工作或学习业绩……)
2)管理控制具有动态性
3)管理控制是对人的控制并由人来执行
4)管理控制是提高员工管理能力、业务能力、自我控制能力等的重要手段
5)具有目的性,为了调整实施的偏差,提高计划的完成质量。
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作业控制
一个组织的成功,在很大程度上取决于生产产品或提供服务的效率和效果上。作业控制方法就是用来评价一个组织的转换过程的效率和效果的。
典型的作业控制包括:监督生产活动以保证按计划进行;评价购买能力,以尽可能低的价格获得所需质量和数量的原材料;监督组织的产品或服务的质量,以保证满足预定的标准;保证所有的设备得到良好的维护。
参考资料来源:百度百科——控制
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