控制(control)就是检查工作是否按既定的计划、标准和方法进行,发现偏差分析原因,进行纠正,以确保组织目标的实现。由此可见,控制职能几乎包括了管理人员为确保实际工作与组织计划相一致所采取的一切活动。
目标控制:
1、预先控制——企业在生产经营活动开始之前进行的控制。控制的内容包括检查资源的筹备情况,预测其利用效果等。
2、现场控制——企业经营过程开始以后,对活动中的人和事进行指导和监督。
作用:可以指导下属以正确的方法进行工作;可以保证计划的执行和计划目标的实现。
3、成果控制——事后控制。指在一个时期的生产经营活动已经结束以后,对本期的资源利用状况及其结果进行总结。
成果控制主要包括:财务分析、成本分析、质量分析和职工成绩评定等内容。
控制和计划的关系相对密切,是一个问题的两面。计划越是明确、全面和完整,控制的效果也就越好。控制的目的在于通过采取纠正的措施,使实际工作符合原来的计划目标。
组织角色是指与人们在组织中占据位置相一致的一整套权利、义务的规范与行为模式,它是人们对具有特定身份的人的行为期望。
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控制的必要性和基本原理:
(一)环境的变化——企业外部的一切环境都在无时无刻发生着变化。
(二)管理权力的分散——企业的分权程度越高,控制就越有必要。
(三)工作能力的差异——即使企业制定了全面完善的计划,经营环境在一定时期内也相对稳定,对经营活动的控制仍是必要的。
(四)控制的基本原理:
1、任何系统都是由因果关系链联结在一起的元素的集合。元素之间的这种关系叫做“耦合”。
2、为了控制耦合系统的运行,必须确定系统的控制标准Z。
3、可以通过对系统的调节来纠正系统输出与标准Z之间的偏差,从而实现对系统的控制。
参考资料来源:百度百科-控制
内部控制包括五个相互联系的要素。它们源自管理层的经营方式,并与管理过程紧密相连。尽管此五项要素适用于各类企业,但是中小企业对其应用可能不同于大型企业。中小企业的内部控制可能不及大型企业正式、组织性强,但其内部控制也可能是有效的。内部控制的五项要素为:
控制环境——控制环境决定了企业的基调,直接影响企业员工的控制意识。控制环境提供了内部控制的基本规则和构架,是其他四要素的基础。控制环境包括员工的诚信度、职业道德和才能;管理哲学和经营风格;权责分配方法、人事政策;董事会的经营重点和目标等。
风险评估——每个企业都面临诸多来自内部和外部的有待评估的风险。风险评估的前提是使经营目标在不同层次上相互衔接,保持一致。风险评估指识别、分析相关风险以实现既定目标,从而形成风险管理的基础。由于经济、产业、法规和经营环境的不断变化,需要确立一套机制来识别和应对由这些变化带来的风险。
控制活动——控制活动指那些有助于管理层决策顺利实施的政策和程序。控制行为有助于确保实施必要的措施以管理风险,实现经营目标。控制行为体现在整个企业的不同层次和不同部门中。它们包括诸如批准、授权、查证、核对、复核经营业绩、资产保护和职责分工等活动。
有效性。 内部 控制的缺陷应该自下而上进行汇报, 性质严重的应上报最高管理层和董 事会。 这五项要素既相互独立又相互联系,形成一个有机统一体,对不断变化 的环境自动作出反应。内部控制制度与企业的经营行为紧密相连,因基 本的商业动机而存在。 内部控制成为企业内部构架的核心部分和基本理 念时最为有效。这时内部控制可以支持经营质量和主动的授权,避免不 必要的花费,并对环境的变化迅速作出反应。
内部控制的三类目标之间具有直接联系,他们代表了企业努力的目标; 而五项要素代表了实现这些目标所需元素。 所有五项要素都与每一类目 标相联系。 为实现每一类目标——如经营的效率和效果——需要五项要 素共同发挥作用,以说明经营的内部控制是有效的。 内部控制的定义——受人为因素影响、提供合理保证的过程,这一 内在基本的概念——及其不同种类的的目标、内部控制要素、内控有效 性评价准则、与之相关的讨论,构成这本内部控制基本构架的内容。 内部控制的目标: 提高企业运营的效果和效率。这里所谓的效果,就是实现组织目标 的程度(比如组织十分取得赢利、利润的多寡等);效率就是一定资源 投入所带来的产出。 财务报告的可靠性和完整性。由于财务报表是综 合反映企业经验效果和效率的文件,也是企业风险控制的重要依据,因 此财务报告应该是可靠和完整的。 这里的可靠性是财务记录应完全忠于 企业的资产财产状况、经营过程和经营结果,同时要求对财务记录进行 处理的手段和方法是正确的,技术和表达是准确的;所谓完整性,就是 财务报告要全面详尽地反映组织的财务状况和经营结果, 而非有所保留 或有所遗漏。 法律法规和合同的遵循性。 法律法规和合同的执行可以从多个方面 反映企业的风险。一方面,违反法律和合同,会给企业带来较高的违法 或违约层报(诸如罚款、索赔),另一方面,违反法律法规和合同的行 为,可能隐含着对企业资产或股东利益严重的危害(诸如转移资产、破 坏企业信誉等)。
直方图法、控制图法与相关图法 一、直方图法 (一)直方图的用途
直方图法即频数分布直方图法,它是将收集到的质量数据进行分组整理,绘制成频数分布直方图,用以描述质量分布状态的一种分析方法,所以又称质量分布图法。
作用——①通过直方图的观察与分析,可了解产品质量的波动情况,掌握质量特性的分布规律,以便对质量状况进行分析判断。
②可通过质量数据特征值的计算,估算施工生产过程总体的不合格品率,评价过程能力等。 二、控制图法
(一)控制图的定义及其用途 1.控制图的定义
控制图又称管理图。它是在直角坐标系内画有控制界限,描述生产过程中产品质量波动状态的图形。利用控制图区分质量波动原因,判明生产过程是否处于稳定状态的方法称为控制图法。 2.控制图的用途
控制图是用样本数据来分析判断生产过程是否处于稳定状态的有效工具。它的用途主要有两个:
(1)过程分析,即分析生产过程是否稳定。为此,应随机连续收集数据,绘制控制图,观察数据点分布情况并判定生产过程状态。
(2)过程控制,即控制生产过程质量状态。为此,要定时抽样取得数据,将其变为点子描在图上,发现并及时消除生产过程中的失调现象,预防不合格品的产生。 (二)控制图的种类 1.按用途分析
(1)分析用控制图。分析生产过程是否处于控制状态;连续抽样。
(2)管理(或控制)用控制图。用来控制生产过程,使之经常保持在稳定状态下;等距抽样。 2.按质量数据特点分类 (1)计量值控制图 (2)计数值控制图 (三)控制图的观察与分析
当控制图同时满足以下两个条件:一是点子几乎全部落在控制界限之内;二是控制界限内的点子排列没有缺陷。我们就可以认为生产过程基本上处于稳定状态。如果点子的分布不满足其中任何一条,都应判断生产过程为异常。
管理的基本职能
管理的职能是管理过程中各项活动的基本功能,又称管理的要素,是管理原则、管理方法的具体体现。管理职能的划分有许多学派,国外普遍将管理职能分为五项:计划、组织、人员管理、指导与领导、控制。
(一)计划
计划是为实现组织既定目标而对未来的行动进行规划和安排的工作过程。在具体内容上,它包括组织目标的选择和确立,实现组织目标方法的确定和抉择,计划原则的确立,计划的编制,以及计划的实施。计划是全部管理职能中最基本的职能,也是实施其他管理职能的条件。计划是一项科学性极强的管理活动。
(二)组织
为实现管理目标和计划,就必须设计和维持一种职务结构,在这一结构里,把为达到目标所必需的各种业务活动进行组合分类,把管理每一类业务活动所必需的职权授予主管这类工作的人员,并规定上下左右的协调关系,为有效实现目标,还必须不断对这个结构进行调整,这一过程即为组织。组织为管理工作提供了结构保证,它是进行人员管理、指导和领导、控制的前提。
(三)人员管理
人员管理是对各种人员进行恰当而有效的选择、培训、以及考评,其目的是为了配备合适的人员去充实组织机构规定的各项职务,以保证组织活动的正常进行,进而实现组织既定目标。人员配备与管理的其他四个职能——计划、组织、指导与领导、以及控制,都有着密切的关系,直接影响到组织目标能否实现。
(四)指导与领导
指导与领导就是对组织内每名成员和全体成员的行为进行引导和施加影响的活动过程,其目的在于使个体和群体能够自觉自愿而有信心地为实现组织既定目标而努力。指导与领导所涉及的是主管人员与下属之间的相互关系。指导与领导是一种行为活动,目前已形成了专门的领导科学,成为管理科学的一个新分支。
(五)控制
控制是按既定目标和标准对组织的活动进行监督、检查,发现偏差,采取纠正措施,使工作能按原定计划进行,或适当调整计划以达预期目的。控制工作是一个延续不断的、反复发生的过程,其目的在于保证组织实际的活动及其成果同预期目标相一致。
管理职能循序完成,并形成周而复始的循环往复,这就是管理的基本过程,其中每项职能之间是相互联系、相互影响的,以构成统一的有机整体。
管理的一般职能源于管理的性质——二重性,即合理组织生产力和维护生产关系的职能。
控制的过程都包括三个基本环节的工作:
一、确立标准
(一)确定控制对象
经营活动的成果是需要控制的重点对象。影响企业在一定时期经营成果的主要因素有:
1、关于环境特点及其发展趋势的假设
2、资源投入
3、组织的活动
(二)选择控制重点
(三)制定标准的方法
一般来说,企业可以使用的建立标准的方法有三种:利用统计方法来确定预期结果;根据经验和判断来估计预期结果;在客观的定量分析的基础上建立工程(工作)标准。
1、统计性标准
2、根据评估建立标准
3、工程标准
二、衡量绩效
(一)通过衡量绩效,检验标准的客观性和有效性
(二)确定适宜的衡量频度
(三) 建立信息管理系统
三、纠正偏差
(一)找出偏差产生的主要原因
并非所有的偏差都可能影响企业的最终结果。
而同一偏差则可能由不同的原因造成。
(二)确定纠偏措施的实施对象
——对计划或标准的调整
——对实施过程的调整
(三)选择恰当的纠偏措施
1、使纠偏方案双重优化
纠正偏差,不仅在实施对象上可以进行选择,而且对同一对象的纠偏也可采取多种不同的措。所有这些措施,其实施条件和效果相比的经济性都要优于不采取任何行动、使偏差任其发展可能给组织造成的损失;有时最好的方案也许是不采取任何行动,如果行动的费用超过偏差带来的损失的话。这是纠偏方案选择过程中的第一重优化。第二重优化是在此基础上,通过对各种经济可行方案的比较,找出其中追加投入最少,解决偏差效果最好的方案来给组织实施。
2、充分考虑原先计划实施的影响;
3、注意消除人们对纠偏措施疑虑
工程项目目标控制的主要方法:网络计划法;S曲线法;香蕉曲线图;排列图法;因果分析图法;直方图法;控制图法。
控制在很大程度上要通过技术来解决问题。实施有效控制,如果不对多个可能的主要技术方案进行技术可行性分析,不对各种技术数据进行审核、比较,不事先确定设计方案的评选原则,不通过科学试验确定新材料、新工艺、新设备、新结构的适用性,不对各投标文件中的主要技术方案进行必要的论证,不对施工组织设计进行审查,不想方设法在整个项目实施阶段寻求节约投资、保障工期和质量的技术措施,目标控制就会毫无效果可言。
使计划能够输出期望的目标需要依靠掌握特定技术的人,需要采取一系列有效的技术措施实现项目目标的有效控制。
-管理过程中的控制 控制的定义。
是指管理人员为了保证组织目标的实现,对下属工作人员的实际工作进行测量、衡量和评价,并采取相应措施纠正各种偏差的过程。控制的要点。
1、建立标准 标准是衡量实际工作绩效的依据和准绳,标准来自于组织目标,而不等于组织的目标。控制的标准有成本、利润、工时、单位产品的材料消耗定额等。
2、收集数据 获得数据是为了获得每个预定特性的度量情况。 3、衡量绩效 找出实际工作情况与标准之间的偏差信息,根据这种信息来评估实际工作的优劣。
4、诊断与更正 包括估价偏差的类型和数量并寻找产生偏差的原因。偏差较大又影响到目标时,采取行动。
一、控制的前提条件。1、计划前提:要制定一套科学的,切实可行的计划。
控制的基本目的是防止工作出现偏差,需要将实际工作的进展与预先设定的标准进行比较,因此控制之前必须制定相应的评价标准,即计划。计划不仅为实际工作提供了行动路线,也为后续的控制工作奠定了基础。
在制定计划时不仅要考虑其实施问题,还要考虑后续控制工作的需要。计划越明确,全面,完整,控制越容易,效果越好。
2、组织结构前提:要有专司控制职能的组织机构,即控制机构。在开展控制工作之前应明确界定负责评价和纠正偏差工作的机构,岗位和个人。
这样不仅明确职责也清楚相互之间的监督关系。 3、信息沟通系统前提:应建立起相对完善的信息沟通系统。
控制工作本身是一个信息交流的过程,控制者需要不断收集相关信息,以即使判断实际工作的进展。二、控制的目的。
1、限制偏差的累积以及防止新偏差出现:偏差随时出现,但都在计划允许的范围,一旦出现不可逆转的偏差,并且在实际工作中不断放大,到最后会可能出现计划的失败。 2、适应环境的变化:通过控制工作,使得组织活动在维持平衡的基础上,螺旋上升,即适应环境变化,取得管理突破。
三、控制的作用。1、是保证目标实现必不可少的活动 。
2、通过纠正偏差的行为与其他管理职能紧密地结合在一起 。 3、有助于管理人员及时了解组织环境的变化并对环境变化做出迅速反应,确保组织安全。
4、为进一步修改完善计划提供依据。四、控制的类型1、前馈控制:实际工作开始之前,通过最新信息或经验教训,预测,对影响因素进行控制。
可防患于未然,对事不对人。 2、现场控制:在工作进行的过程当中,管理者亲临现场,所实施的控制。
有监督和指导两项职能。 3、反馈控制:亡羊补牢,未为晚矣,更好的把握规律,员工考核。
五、控制工作的重点 1、人员 。 2、财务 。
‘ 3、作业 。 4、信息。
5、组织绩效。六、控制工作的过程1、确定标准 确定控制标准的原则:反映计划要求,控制关键点,体现控制趋势,组织适应性,控制的例外。
控制标准的基本特性:简明,适用,一致,可行,可操作,灵活。 常用控制标准:定量与定性 制定控制标准的步骤:确立控制对象,选择控制关键点,制定控制标准(统计性和经验判断的方法) 2、衡量成效 衡量工作成效的信息质量:准确,及时,可靠适用 收集信息的主要方法:亲自观察,分析报表资料,抽样调查,召开回忆,口头报告,书面报告。
3、纠正偏差 分析偏差产生的主要原因 确定纠偏的对象 悬着适当的纠偏措施:保持方案的双重优化,原有计划的影响,注意消除疑惑。七、控制的焦点 一、人员控制(二、财务控制。
三、作业控制。四、信息控制。
五、组织绩效控制。) 一、人员控制 管理者是通过他人的工作实现自己的目标的。
为了实现组织的目标,管理者需要而且也必须依靠下属员工。因此管理者使员工按照他所期望的方式去工作是非常重要的。
为了做到这一点,管理者最简明的方法就是直接巡视和评估员工的表现。 在日常工作中,管理者的工作是观察员工的工作并纠正出现的问题。
比如,一位监工发现一位员工在操作机器不当时,就应该指明正确的操作方法并告诉员工在以后的工作中按正确的方式操作。 管理者对员工的工作进行系统化的评估是一种非常正确的方法。
这样,每一位员工的近期绩效都可以得到鉴定。如果绩效良好,员工就应该得到奖励,如增加工资,从而使之工作得更好;如果绩效达不到标准,管理者就应该想办法解决,根据偏差的程度进行不同的处理。
下面列举出了一些行为控制手段。在实践中,管理者几乎用到了所有列举的方法来增大使员工按期望的方式去做的可能性。
(1)甄选 识别和雇佣那些价值观、态度和个性符合管理者期望的人 (2)目标 当员工接受了具体的目标,这些目标就会指导和限制他们的 行为 (3)职务设计 职务设计的方式在很大程度上决定着人们可从事的任务,工 作的节奏,人们之间的相互作用,以及类似的活动 (4)定向 员工定向规定了何种行为是可接受的或不可接受的 (5)直接监督 监督人员亲临现场可以限制员工的行为和迅速发现偏离标准 的行为 (6)培训 正式培训计划向员工传授期望的工作方式 (7)传授 老员工非正式和正式的传授活动向新员工传递了"该知道和 不该知道"的规则 (8)正规化 正式的规则、政策、职务说明书和其他规章制度规定。
管理控制的主要内容是:建立多层次的目标系统,在各单位,各部门间进行资源的优化配置,通过下达目标和组织检查目标的落实情况,分析问题、查明原因,并找出方法予以解决;建设精干、高效的管理机构,采用卓有成效的管理方法。
管理控制是在实际工作中,为达到某一预期的目的,对所需的各种资源进行正确而有效地组织、计划、协调,并相应建立起一系列正常的工作秩序和管理制度的活动。它是管理功能的组成部分,同时也表现为一个连续的过程。
在这个过程中,管理人员应采取各种有效措施,以提高经济效益,实现经济发展目标。管理控制是包括人力控制、物力控制、财力控制等子系统的管理控制系统。
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管理控制的特点:
1、管理控制具有整体性:所有管理人员、组织的各个方面;
2、管理控制具有动态性;
3、管理控制是对人的控制并由人来执行;
4、管理控制是提高员工管理能力、业务能力、自我控制能力等的重要手段;
5、具有目的性,为了调整实施的偏差,提高计划的完成质量。
参考资料来源:百度百科-管理控制
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