明细分类账是按照明细科目开设的用来分类登记某一类经济业务,提供明细核算资料的分类账户。它所提供的有关经济活动的详细资料,是对总分类账所提总括核算资料的必要补充,同时也是编制会计报表的依据。明细账的格式应根据各单位经营业务的特点和管理需要来确定。
明细分类账格式有:“三栏式”
“三栏式”明细分类账的账页格式同总分类账的格式基本相同,它只设“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏。其适用于“应收账款”、“应付账款”等只需进行金额核算的明细账。
“多栏式”
“多栏式”明细账的格式视管理需要而呈多种多样,它在一张账页上,按照明细科目分设若干专栏,集中反映有关明细项目的核算资料。这种格式的明细账适用于费用成本、收入成果类的明细核算。如“生产成本明细账”,它只设一栏借方,下按成本设置专栏,贷方发生额用红字在有关专栏内登记。
“横线登记法”
“横线登记法”明细账是在账页的同一行内,逐笔逐项登记每笔经济业务的“借方”和与其相对应的“贷方”。其适用于材料采购业务的付款和收料,备用金业务的支出和报销收回等情况。
“数量金额式”
“数量金额式”明细分类账 的账页,其基本结构为“收入”、“发出”和“结存”三栏,在这些栏内再分别设有“数量”、“单价”、“金额”等项目,以分别登记实物的数量和金额。这种格式的明细账适用于既要进行金额明细核算,又要进行数量明细核算的财产物资项目。如“原材料”、“产成品”等账户的明细核算。它能提供各种财产物资收入、发出、结存等的数量和金额资料,便于开展业务和加强管理的需要。
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“坏账准备”是资产类会计科目,也是应收帐款的备抵科目。 “坏帐准备”虽然是一个资产类科目,但是由于其是另一资产类科目:应收帐款的备抵科目,所谓的备抵就是“减去”的意思,正是由于是“减去”,坏帐准备科目的借贷方的增减关系与一般资产类科目正好相反,即坏帐准备的贷方为“增加”。
与此类似的还有“坏账准备”,“累计折旧”,“存货跌价准备”,“持有至到期投资减值准备”,“长期股权投资减值准备”,“未实现融资收益”,“固定资产减值准备”,“累计摊销”,“无形资产减值准备”。
“材料成本差异”可能在借方,也可能在贷方。
整个登记的流程如下:
1.根据原始凭证的内容,编制记账凭证,即针对原始凭证的经济业务情况确定借方什么科目,贷方什么科目,以及借贷方金额,即会计分录。
2.根据记账凭证(即会计分录)的借贷方科目(包括一级科目、二级科目或者三级科目)和金额,依次登记到会计科目里面,其中登记到二级科目,则为登记明细账,根据一级科目登记,则是登记总账。
打个比方:借:银行存款——工商银行 500元,此时银行存款是一级科目,工商银行是二级科目(如有必要也可以设置三级科目,在工商银行开立了多个账户,三级科目可以是账号)。登记明细账时,是将500元登记在工商银行的账本中,明细账用来与银行对账之用。登记总账时,是将500元登记到银行存款账户(也可以每3、5、10天登记一下余额到总账),总账账户余额是为了出报表之用。
记账流程
第一步就是看单,也就是要看懂原始单据,原始单据也叫原始凭证,一般是用来了解经济业务的。
第二步登记日记账,银行存款和现金一般只登记日记账,其实日记账也是明细账的一种,一般是由出纳登记。
第三步登记明细账,一般我们按往来户分明细。
第四步登记总账和报表
首先,我们要利用丁字形账户把每个科目的发生额汇总,汇总的工作属于会计的一部分,但不必要登记到账簿,一般是在草稿纸上进行的。根据丁字形账户汇总的发生额,编制科目发生额汇总表。科目发生额汇总表的借贷方发生额要相等。
然后根据上面的科目发生额汇总表登记总账。一个科目一个科目地来登记,即把上面的科目借方发生额合计登记在借方,贷方发生额合计登记在贷方。
最后做资产负债表和利润表。
具体需要的账簿有:
1. 10本会计凭证:3本收款凭证、3本付款凭证、4本转账凭证;
2. 现金日记账1本、银行存款日记账一本;
3. 数量金额式明细账2本、借方多栏式明细账1本、贷方多栏式明细账1本、借方贷方多栏式明细账1本、三栏式明细账1本;
4. 总分类账1本;
5. 资产负债表、利润表、现金流量表各1本;
6. 档案盒1个、胶水1瓶、订书机1个、回型针1盒。
三栏式明细账适用于只需登记金额的债权债务,应收账款、应付账款。
数量金额式明细账一般用于登记原材料、库存商品,因为这些存货科目与应收应付不一样,你不仅要登记金额,还要登记数量。
借方多栏式主要用于费用明细账,如生产成本、制造费用、管理费用;贷方多栏式主要用于收入明细账,如主营业务收入、其他业务收入;而借方贷方多栏式一般用于应交税金(增值税)明细账、本年利润。
一、第一本账就是总账,所有的会计科目都要在这里体现
一般有现金、银行存款、应收账款、预付账款、其他应收账款、应付账款、预收账款、其他应付账款、原材料、库存商品、固定资产、累计折旧、无形资产、短期借款、实收资本、资本公积、盈余公积、未分配利润、主营业务收入、主营业务成本、管理费用、财务费用、销售费用等科目。把这些科目都登记在总账中,尽量多留点空白页,少了以后可以再补,科目的顺序最好是按报表的顺序来,这样以后好登记报表。
二、然后,建立现金日记账和银行存款日记账。这两本账是每个企业都必不可少的,银行存款按不同的银行账户设明细科目,如:基本户、纳税户或者是工行、建行等。
三、接下来就是往来账
每个科目根据实际情况设立明细,如应收账款、预收账款按客户设明细科目,如:xxx(客户简称),应付账款、预付账款按供应商设明细科目,其他应收款各单位情况不一样,其他应付款一般按大类设二级明细,如:社保、公积金等,再按人名或单位设三级明细。
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