填制会计凭证或登记账簿发生的差错,一经查找出就应立即更正。由于差错性质不同,发现的时间有先有后,所以采用的更正方法也有所不同。现将通常更正错误的几种主要方法介绍如下:
(1)划线更正法
在填制凭证、登记账簿过程中,如发现文字或数字记错时,可采用划线更正法进行更正。即先在错误的文字数字上划一红线,然后在划线上方填写正确的记录。在划线时,如果是文字错误,可只划销错误部分;如果是数字上错误,应将全部数字划销,不得只划销错误数字。划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。更正后,经办人应在划线的一端盖章,以示负责。
(2)红字更正法
在记账以后,如果在当年内发现记账凭证所记的科目或金额有错时,可以采用红字更正法进行更正。所谓红字更正法,即先用红字填制一张与原错误完全相同的记账凭证,据以用红字登记入账,冲销原有的错误记录;同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证,注明“订正*年*月*号凭证”,据以登记入账,这样就把原来的差错更出现金支票支付。记账时本应贷记“银行存款”科目,而却误记“现金”科目,并已登记入账。其更正方法如下:
①用红字金额填制一张与原错误分录相同的记账凭证,
分录如下:
借:其他应收款——李明 5000
贷:现金 5000
②用蓝字填制一张正确记账凭证,其分录如下:
借:其他应收款——李明 5000
贷:银行存款 5000
有时,根据记账凭证分别记入有关科目并无错误,但所填的金额大于应填的金额时,也可按照正确数字与错误数字的差额用红字金额填制一张记账凭证,据以登记入账,以冲销多记部分,并在账簿摘要栏注明“注销*年*月*号凭证多记金额”。
例如,采用商业汇票结算方式,收到购货方开出并承兑的商业汇票10000元,作为销售实现。在填制记账凭证时,将金额10000元误记100000元,多记了90000元,并已入账。
其误记会计分录为:
借:应收票据 100000
贷:商品销售收入 100000
为了更正有关账户多记的900O0元,就应用红字金额填制一张记账凭证。其分录如下:
借:应收票据 90000
贷:商品销售收入 90000
根据此记账凭证登记入账后,使“应收票据”和“商品销售收入”两科目原来的错误记录都得到了更正。
(3)补充登记法
在记账以后,发现记账凭证填写的金额小于实际金额时,可采用补充登记法进行更正。更正时,可将少记数额填制一张记账凭证补充登记入账,并在摘要栏注明“补充*年*月*日*号凭证少记金额”。
例:通过开户银行收到某购货单位偿还的前欠货款6500元,在填制记账凭证时,将金额误记为5600元,少记了900元,并已登记入账。
更正时,应将少记的900元用蓝字填制一张记账凭证,并登记入账。其补充更正分录是:
借:银行存款 900
贷:应收账款 900
根据此记账凭证登记入账后,使“银行存款”和“应收账款”两科目的原来错误都得到了更正。红字更正法和补充登记法都是用来更正因记账错误而产生的记账差错。如果记账凭证无错,只是登记入账时发生误记,这种非因记账凭证误记的差错,无论何时发现(在实际工作中,由于定期核对账目,不可能经过很长时间才被发现)都不能用这两种方法更正,而应用划线法进行更正。因为记账必须以凭证为根据,一张记账凭证不仅是登记明细账的根据,也是汇总登记总账的根据。
在同一记账根据的基础上,不一定两种账同时都记错,假如总账未记错,只是某一明细科目记错了数字,如果为订正这一明细科目差错,而采用了红字更正法或补充登记法,势必影响总账发生变动,即将原来的正确数订正为错误数。所以,非因记账凭证误记的差错只能用划线更正法进行更正。以上只是对当年内发现填写记账凭证或登记账簿错误而采用的方法,如果发现以前年度记账凭证中有错误(指科目和金额)并导致账簿登记错误的,有一张管理费用支出凭证的金额本应是5600元,记账时误记6500元,则导致利润减少900元。
手工做账会计科目错误已记账,无论未月结前或者已月结后发现借误,可用红字更正法更正。
所谓红字更正法,即先用红字填制一张与原错误完全相同的记账凭证,据以用红字登记入账,冲销原有的错误记录;同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证,注明“订正*年*月*号凭证”,据以登记入账,这样就把原来的差错更正过来。应用红字更正法是为了正确反映账簿中的发生额和科目对应关系。 一般情况下适用两种情况一,记账以后,发现账簿记录的错误是因为记账凭证中的会计科目或记账方向有错误而引起的,应用红字记账法进行更正。二,记账以后,发现记账凭证和账簿记录金额大于应计的正确金额,而会计科目没有错误,应用红字更正法进行更正。
一、会计科目记错,有凭证本身用错科目和凭证正确但登账时错记账户两种情况,不同情况应采用不同的方法加以调整。
二、具体做法:
1、记账凭证是正确的,登账时科目记错。可用“划线更正法”。即错记账户上本条摘要文字和金额用一条红线划掉,并由相关人员盖章,再根据凭证在应记的科目中补充这项业务记录。
2、由于记账凭证的会计科目错误而导致的记错账户,应采用红字更正法。即先用红字填写一张与原错误凭证科目金额均相同的记账凭证(指凭证中金额用红字,登账时也用红笔登记),摘要栏注明冲销某年某月XX号凭证,并据以登记账户,以注销原错记的科目记录。再编制一张正确的记账凭证,重新登记入账(按正常记账方法,用蓝或黑笔记)。
三、凭证中凡同时涉及到总账和所属明细账的,根据平行登记原则,必须同时按以上方法进行更正。
四、《会计基础工作规范》明确指出,记账错误必须按规定的方法予以更正,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写。
(1)当日发现的差错冲正:
①日期和金额写错时,应用一道红线把全行数字划销(不应只划销个别错字)。将正确数字写在划销错误数字的上边,并由记账员在红线左端盖章证明。文字写错,只需将错字用一道红线划销,将正确文字写在划销错误文字的上边。
②传票填错科目或账户,而账簿随之记错时,应先更正传票,并在错记账簿上用“红线更正法”将错账划销,再根据传票,记人应记的账簿上。
③账页记载错误无法更正时,不得撕毁,须经会计主管;同意,可换新账页记载,但必须经过复核,并在原账页上划交*红线注销,由记账员和会计主管同时盖章证明。注销的账页另行保管,俟装订账页时,附在后面备查。
(2)次日及以后在本年内发现差错冲正:
①记账串户,应填制同一方向借方或贷方红蓝字冲正传票办理冲正。用红字传票记人原错误账户,摘要栏注明“冲正X年X月X日错账”字样,用蓝字传票记人正确账户,在摘要栏注明“补记冲正X年X月X日账”字样。并在原凭证上及原错账摘要栏注明“已于X年X月X日冲正”字样。
②传票金额或科目、账户填错,账簿随之记错。应重新填一张与原错误凭证同方向的红字传票,将错误金额全数冲销,再按正确金额填制借、贷方蓝字传票补记人账,并在摘要栏注明情况,同时在原错误传票上批注“已于X年X月X日冲正”字样。
③传票正确,分户账记载无误,而科目日结单错使总账记错。应填制红蓝字科目日结单进行冲正,用红字注明“冲正X年X月X日错账”字样,同时在原错误的科目日结单上批注“已于X年X月X日冲正”字样,对冲正原错账的科目日结单,结账时视同错账冲正传票,一并结人当日的科目日结单内。
(3)本年度发现上年度错账处理:本年度发现上年度错账,应填制蓝字反方向传票冲正,如冲正形成反方向余额时,用蓝字反方向反映,科目余额轧差反映,不得更改决算报表。如需要更改决算报表时,需报上级批准,并在决算说明书中说明。
(4)同城或异地划款差错,要按联行、联社往来规定凭划(汇)出社电报或查询查复书办理调账,划(汇)入社无权自行调账。
(5)凡因冲正错账影响利息计息时,应计算应加、应减积数。
(6)冲正传票必须经会计主管人员审查盖章后才能办理冲帐,并将错帐的日期、情况、金额及冲正的日期等通过登记,以备查考。
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