将所过入分类账的“页码(或账号)”,填入日记簿的“类页”栏,以明账项的去路;如以会计科目编号代替会计科目,即用账号代替分类账页次,则日记簿的“类页”栏,只须在过账后,作一“√”号,以示已经过账即可。
过账(posting) 单位各项经济业务编制会计分录以后,应记入有关账户,这个记账步骤通常称为“过账”,或称为账薄登记。过账的具体做法主要有两种:一是在编制会计分录的基础上逐笔过账;二是定期汇总同类业务的会计分录,一次性过入有关的分类账户。
过账以后,一般要在月终进行结账,即结算出各账户的本期发生额合计和期末余额。根据日记账中所确定的会计分录,分别记入分类账有关账户借方或贷方的工作。
日记账指按照经济业务发生时间的先后顺序作出分录并进行登记的账簿。
过账的基本要求:
1、过账顺序
过账顺序通常有两种方法。
方法一、按照记账凭证的号数顺序过账。先过借方,再过贷方,根据记账凭证的记录翻找账页。过完一张记账凭证后,再过第二张记账凭证这种方法的缺点是翻找分类账所需时间多,优点是不易漏记或重记。实际工作中一般采用此法。
方法二、按照分类账的排列顺序过账。发生会计事项的账户排列在前,先过账;排列在后,后过账。过完一个账户,再过一个账户。这种方法的特点是,无须前后翻找分类账,但须前后翻找记账凭证,容易漏记或重记。
2、账户名称、记账方向、账户余额
记账过程中,必须注意账户的名称一定与记账凭证中科目的名称相一致,记账的方向一定同记账凭证的方向相一致,记入账户的金额一定同记账凭证中的金额相等。决不能发生应过入甲账户,而误过入乙账户;应过入某一账户借方,而误过入该账户贷方的现象,否则会给试算平衡带来麻烦。
3、日期和编号
过入账户中的日期和凭证号数必须同记账凭证所记载的日期和编号相一致,即原封抄转,不得随意改变。
4、摘要
摘要栏的记录是日后检查的依据,必须反映实际情况。记录的内容应包括:对方单位的名称,重要凭证的号数和会计事项的简要说明。同记账凭证的摘要一致。
5、过账后的审核工作
对于已登记入账的会计事项一定要进行审核。审核的内容包括:科目名称,记账日期、凭证编号、摘要是否明确,金额是否正确,借贷方向是否一致。发现有误,立即更正。
6、结算余额
账户应每日或每月必要时每一行结算余额。余额的计算公式:
资产、成本、费用类账户:
期初借方余额+本期借方发生额合计-本期贷方发生额合计=期末借方余额
负债、收益类账户:
期初贷方余额+本期贷方发生额合计-本期借方发生额合计=期末贷方余额
当余额为零时,应在“借或贷”栏记“平”在余额栏“元位”记“-0-”或“0 ”
通常情况下,资产、成本、费用类账户余额在借方,负债和收益类账户余额在贷方;两性结算类账户有时出现借方余额,有时出现贷方余额,应予以注意,并准确地在“借或贷”栏中记下借或贷方向。当记账凭证过入有关账户并结算出余额后,表明过账工作完成。
7、记账注意事项
1)、根据记账依据记账,
登记序时账,根据收付款凭证登记;
登记明细分类账。根据记账凭证或原始凭证登记;
登记总分类账根据科目汇总表或汇总记账凭证或记账凭证或多栏式现金、银行存款日记账登记。没有审核无误的、合法的记账依据,不能登记账簿。
2)、账簿的登记必须用蓝黑墨水书写。红墨水只能用于划线更正和冲账。
3)、文字必须规范,整齐,数字必须完整、正确,没有角分的整数,应写“00”,不能省略,也不能以“-”代替。数字应占一行的1/2或1/3,以便于更正和改错。
4)、账簿转页方法:每一页最后一行的摘要栏写“过次页”或“转下页”字样,并将借、贷方发生额合计及余额分别入借方、贷方和余额栏内,在合计数的下端划单红线以示醒目。在次页第一行摘要栏内写“承前页”或(接上页)字样。同时将上页借方、贷方发生额合计和余额转抄。
5)、账簿的登记据记账凭证编号顺序登记,不能隔页,跳行,若不慎出现隔页、跳行现象应在空行和空页处用红线对角注销,并注明此行或此页空白字样,并由记账员签章。
6)、账簿记录发生错误时,严禁刮擦、挖补、涂改或用化学药褪色。应根据情况选用适当的错账更正方法予以更正。
凭证进行过账的条件是经过审核无误
1、每一笔分录过账时,应先过借方科目;为此,过账的第一步,系从分类账中找出分录中借方科目的账户。
2、将日记簿中该分录的日期,记入该账户的“日期”栏,记载的方法,与日记簿“日期”栏填写的方法相同。
3、因交易的内容在日记簿已有说明,故分类账的账户中的摘要,一般可以更简略的文字,紧靠日期栏填写于“摘要”栏内。
4、将日记簿中所列该科目的金额,转记于该分类账的账户的“借过账方金额”栏。
5、将记载该账项的日记簿的页数,记入分类账的“日页”栏,以明其来路。如根据记账凭证过账,“日页”栏,应改为“凭证字号”栏,并置于“日期”与“摘要”栏之间。
6、同时,将所过入分类账的“页码(或账号)”,填入日记簿的“类页”栏,以明账项的去路;如以会计科目编号代替会计科目,即用账号代替分类账页次,则日记簿的“类页”栏,只须在过账后,作一“√”号,以示已经过账即可。
7、借方科目过账完毕后,再按相同的步骤,将贷方科目有关事项过入分类账的该科目账户的相应栏。但贷项的摘要,则右移两个字位开始书写,以保持借项、贷项摘要的左右分立及上、下对齐的排列,并便于识别借贷金额记入方向是否有误。
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