部门会议(部门活动的策划方案细节)
1.部门活动的策划方案细节
一、“活动没有‘彩排’，只有‘现场直播’。
活动开始之前，你及你的活动小组可以花一周，一个月或者是三个月的时间进行活动的前期准备工作。一旦活动开始便无法停止或重演，活动可能按你所想象的一样如期顺利进行，也有可能因为你未考虑的因素而出现意外，导致活动无法继续、活动结果不如人意或是彻底失败。后者是所有人都不愿看到的结果，但却因我们这样那样的疏忽、不周全的考虑、失误及侥幸心理而时时在我们周围发生着。
二、魔力来源于细节。
“细节决定成败”完全可以成为一名活动策划者的座右铭。
1、动手。把你想到的有关活动的内容信息都写下来，包括已经确定的、需要再讨论的不确定因素等一切信息。随着活动准备的进行，随时更新你的记录，它将有助于你掌控整个活动准备的进度，使之按你的想法有条不紊地进行，那些不确定的因素、环节也将按计划一步步得以落实、确定。
2、动脑。
在活动准备的各个阶段，你需要像放幻灯片一样反复地、一遍又一遍地想象活动整个流程及各个环节，有哪些细节没有考虑周全，哪些因素存在隐患，哪些地方可以做得更细更完善，考虑整个活动所有能考虑的细枝末节，确保在活动开始前排除所有可能威胁到活动顺利进行的不安全隐患。
3、谨记墨菲法则。
可能会出错的事情一定会出错。
三、活动策划五步曲。
1、初步策划及费用预算
1）首先决定是否有必要举办该活动，该活动是否有价值。
2）决定活动规模。活动规模取决于：活动目的和资金。
活动目的：确定活动希望达到的目的，因为活动目的决定了你下一步如何制定活动计划。
活动资金：考虑两点A、是否有足够的资金举办此活动 B、能预备多少资金举办此活动。
3）活动初步策划。
4）制作活动成本表，列出费用预算及支付计划。
2、活动时间
1）制定关键任务时间表（活动准备完成时间）
2）原则：确定活动时间，向前排出每天应当做的事，确保在方案实施前一天将所有事情完全定下来，留足时间检查关键时刻的各种细节。
3）确保每一个工作人员在活动开始前处于精神饱满的最佳状态。
4）确保每一个重要截止时间成为你关键任务时间表上的一部分。注意来宾人数变更时间和活动在取消而不造成损失的最后日期。
5）工作表
A、作用在于确认什么人做什么事，可比作一本工作流程手册，包含活动的所有信息，以便降低出错可能，减少因疏漏导致的意外。
B、安排专门人员负责准备该工作表，负责控制填入的信息。
C、工作单开头是一份“通讯录”，记录活动委员会成员的姓名、职务、电话号码甚至家庭电话。
D、将工作单提供给供应商和主要工作人员，并及时更新。
6）活动的时间安排：一年中的某一月，一星期中的某一天，一天中的某个时间。
A、考虑参会人员是否需要换装参会，时间是否充裕；
B、考虑参会人员从何处赶来，该时段的交通情况如何，能否按时赶到活动现场；
C、工作人员是否留有充足的时间在第一个客人到场前至少半小时赶到会场完成吃饭、停车、换装等个人准备；
D、会议开始前这个时段的停车位是否充足；
E、活动会持续多长时间，是否对参会人员次日的工作、生活造成影响，以至参会人员无法全心投入活动中。
2.年底总结类会议策划方案格式
**集团****年度总结表彰大会方案
****年度是*****公司蓬勃发展的一年，公司所取得的每一点进步和成功，离不开全体员工的的辛勤劳动和无私奉献！为增强企业凝聚力，表彰先进树立楷模，激励员工奋发上进，特制定****年度总结表彰会方案及评比方案。
一、会议名称：****集团****年度总结表彰会
二、会议主题：总结工作，表彰先进，展望未来。
三、会议主持人：***、**
四、会议时间：****年*月**日（暂定）
四、会议地点：********
五、出席人数：集团领导、***\***\***，合计约****人；
六、评优具体标准及内容：见附件《优秀员工及优秀团队评选方案》
七、节目表演：
1.节目要求：形式以歌曲、舞蹈、小品、朗诵等为主；以表现****公司的日常工作、生活为题材，反映****公司的发展历程，体现****员工的精神面貌为宗旨。
2.节目数量：****；
3.审核时间：年月日——年月日之间
八、会议工作组：
1.秘书组：负责会议进行过程中与会人员的发言的提示，控制娱乐节目时间及顺序的正常进行。负责部门：总经办
2.资料组：制发会议通知、请柬和邀请函等，编写会议方案、议程及领导人发言稿的收集和准备等。负责部门：总经办
3.组织组：
①负责会前评选项目及奖项排序的最终确定和奖金的到位情况。负责部门：人力资源部
②负责会中与会人员签到，编排位次，检查引领与会人员入席。负责部门：****部
③文化娱乐活动的组织与安排。负责部门：人力资源部
④负责会后会场所有设备的清理，收回。负责部门：总经办
4.宣传组：负责会场的背景布置以及音响效果、灯光等、会议的宣传报道以及摄影、录像等工作。负责部门：企划部
5.后勤组：①负责会前各奖项锦旗、证书的制作等。负责部门：企划部
②负责主席台排名及座次的布置。负责部门：总经办
③负责会场中间信息的传递、茶水等安排工作。负责部门：****部
④负责会场各种零星会议用品、资料的收尾工作。负责部门：***部
6.保卫组：负责会场秩序以及清退会场中无关人员，保证会议地点的安全。负责部门：保卫部
总经办
****年*月**日
3.会议策划流程怎么写
会议议程只是会议流程的部分环节，下面提供会议流程： 会议流程 总结我们提供会议服务的经验，一般而言，您的会议确定以及成功举行，大多经过以下几个环节： 1、策划 我们提供会展企划代理 ，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。
2、咨询 在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。 3、考察 在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。
4、确定 这个时间需要的是耐心与细致--我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。 5、执行 严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。
不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
6、结算 双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。 以下为相应的流程介绍 一。
会前： 1. 与会议主办方洽谈，了解相关会议需求； 2. 提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方； 3. 一般性会议利用网络传送大量关于会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料，让会议方提前做到成竹在胸； 3. 如有需求，可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况； 4. 确定方案，签订合同，预付定金。
二。 会中 3. 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等； 4. 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求； 5. 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排； 6. 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游等安排和确认； 7. 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认； 8. 会议礼品：会议礼品的采购、发放服务； 8. 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三。 会后 1. 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐； 2. 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册；。
4.会议计划书
一、会名
二、会议时间：年x年X月X日至X日，会期天
三、会场地点及主会场
四、参加人员和人数
五、大会主持人：
六、会务负责人：
七、议题和议程：
八、其他活动：
九、后勤服务安排
十、经费预算：：
十一、附件：会议日程表
十二、会务工作程序表：
十三、会议主题报告
十四、领导人的开幕词、闭幕词
十五、准备在会上交流的典型经验材料
十六、准备作大会重点发言的发言稿
十七、需提交给与会人员参考的各种材料
十八、提前寄发，主要是内容重要、需要基层充分讨论的文件
十九、报到时发放，就是将资料提前分装在会议资料袋中，在报到时发放。
二十、发出会议通知
二十一、后勤服务
二十二、布置会场
二十三、安排发言
二十四、会议记录
二十五、起草、修改会议文件，准备总结发言
二十六、会间后勤服务
二十七、会后的文字工作
二十八、会议文书材料的收集和归档
二十九、会议后勤服务的善后工作
三十、会务工作总结
5.会议策划书应该包括哪些内容
会议策划书都包括：一、会名二、会议时间：年x年X月X日至X日，会期天三、会场地点及主会场四、参加人员和人数五、大会主持人六、会务负责人七、议题和议程八、其他活动九、后勤服务安排十、经费预算十一、附件：会议日程表十二、会务工作程序表十三、会议主题报告十四、领导人的开幕词、闭幕词十五、准备在会上交流的典型经验材料十六、准备作大会重点发言的发言稿十七、需提交给与会人员参考的各种材料十八、提前寄发，主要是内容重要、需要基层充分讨论的文件十九、报到时发放，就是将资料提前分装在会议资料袋中，在报到时发放。
二十、发出会议通知二十一、后勤服务二十二、布置会场二十三、安排发言二十四、会议记录二十五、起草、修改会议文件，准备总结发言二十六、会间后勤服务二十七、会后的文字工作二十八、会议文书材料的收集和归档二十九、会议后勤服务的善后工作三十、会务工作总结。
6.部门年终活动策划方案
下午：【烧烤】预算：50rmb/人
晚上：【唱K】预算：100rmb/人（广州体育中心那边有免房费KTV）
（或者白天休闲中心，晚上唱K，我们有过一次这样的活动，13人一起消费1600rmb）
【户外扩展训练】
【野战】
【休闲中心】
浴足、泡澡、自助餐、水果随便吃、看电影、上网、乒乓球、桌球等等
（这个我们部门活动去过一次，蛮不错）
【建议】
其实大家都是坐办公室的，都是很久没运动的人，不可以弄些太猛的运动。
要增强凝聚力的话重要的是大家一起交流、一起做事。
上面的几个活动你可以参考下，如果你是在广州的话我还可以帮的上忙。
^_^ 上个礼拜刚带部门同事举行了一次很不错的活动
7.会议方案怎么写
（一）会议总体方案的含义
会议总体方案是对所要举办的会议进行总体安排的策划文案，是会议预案的一种。
（二）会议总体方案的基本内容
1.会议的名称。会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法。
2.会议的目标和指导思想。
3.会议的主题、议题和议程。
4.会议的对象、规格和规模。会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。
5.会议的时间。包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排。
6.会议的地点。一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）。
7.主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组的构成等。
8.会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。
9.会议的接待、后勤保障措施和技术手段。
10.会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。
11.会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。
12.其他应当说明的事项。
（三）会议总体方案的结构与写法
1.标题。写明会议的全称和策划书或方案（预案），如“**国际学术会议筹备（总体）方案”。“总体”二字也可以不写。
2.主送机关。直接上报上级机关，应当写明上级机关的名称。以请示的附件上报的，可不写主送机关。
3.正文。正文部分应当逐项载明总体方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。表述有两种方法：一种是详述法，详细表述各项具体安排。另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划作原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。直接上报请求批准的方案，结尾处要写“以上方案请审批”等字样。
正文写作要做到总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调。
4.附件。如有附件，在正文下方写明附件的名称和序号。
5.落款。署制定机构名称。经审批下发执行的总体方案也可署审批机关的名称。
6.成文时间。写正式提交的日期。
